Een geweldig team is cruciaal voor het succes van een bedrijf. Dit is een stelregel die al vele jaren geldt. Wat er echter is veranderd is de technologie om talent te vinden, te trainen en vast te houden. Nu heb je de mogelijkheid om je menselijke kapitaal over vele plaatsen, landen en continenten te verspreiden. Elke persoon kan een bepaald specialisme hebben om te voldoen aan verschillende behoeften in je bedrijf en vaak vereist het werk in bepaalde mate een levensstijl die niet gebonden is aan het kantoor. Je kunt hierbij denken aan permanente externe medewerkers en medewerkers die regelmatig op reis zijn om klanten te bezoeken. Wanneer je met je team in hetzelfde kantoor werkt kun je opkijken en met je collega aan de andere kant van de kamer praten. Je baas kan je even kort zijn kantoor binnen roepen. Wanneer je allemaal in hetzelfde kantoor werkt is de communicatie vrij eenvoudig. Het werken met externe werknemers is echter nogal anders. Je kunt een team van mensen hebben die zich in verschillende tijdzones bevinden, werken op verschillende uren en sommigen van je collega’s kunnen elkaar nog nooit ontmoet hebben. Ondanks deze uitdagingen kun je toch een succesvol team op afstand hebben, die de gewenste resultaten behaalt voor je organisatie. Hieronder vind je een aantal tips die kunnen bijdragen aan een geweldig team op afstand.

Creëer duidelijke doelen en verwachtingen

In een organisatie en binnen een team moet je altijd doelen en verwachtingen hebben, maar deze zijn helemaal belangrijk wanneer je team op afstand van elkaar werkt. Door het juist definiëren van belangrijke onderwerpen zoals welke doelen je wilt bereiken, hoe je te werk wilt gaan en wanneer de deadlines zijn, voorkom je onduidelijkheden en teleurstellingen. Door dit continue te communiceren blijf je als team op dezelfde pagina, ook al bevinden jij en je team je op verschillende continenten en verschillende tijdzones.

Gebruik videoconferenties-hulpmiddelen

Uiteindelijk gaat er niets boven persoonlijke communicatie, maar wanneer dit niet kan is de beste optie een videogesprek. Een telefonische vergadering is leuk, maar je kunt geen mensen zien. Videoconferenties verbeteren je algehele communicatie, omdat visuele communicatie zo belangrijk is. Met videogesprekken kun je uitdrukkingen lezen, lichaamstaal bekijken en andere signalen oppikken en voordeel hebben van de emotionele ervaring van het praten met iemand.

Gebruik hulpmiddelen voor taakbeheer

Ons dagelijks leven draait om een bepaald aantal taken die we goed moeten identificeren om onze ambities en SMART-doelen te bereiken. In de strijd om aan de top te staan en ons concurrentievoordeel te behouden, nemen we vaak meer hooi op de vork, dan soms verstandig is. Het is belangrijk om te zorgen dat elke taak die je hebt deel uitmaakt van een taakbeheertool . Zorg ervoor dat elke taak een gedetailleerde beschrijving en een duidelijke deadline heeft wanneer deze aan een persoon binnen je team wordt toegewezen. In staat zijn om te zien welke taken eraan komen, wanneer er één af moet zijn en aan wie deze is toegewezen, is een manier om ervoor te zorgen dat taken worden gedaan. Dit helpt ervoor te zorgen dat taken niet worden vergeten en dat deadlines niet worden gemist.

Realtime communicatie

Afhankelijk van hoe je werkt, kan realtime communicatie (of ‘ instant messaging ‘) ook erg nuttig zijn. In verschillende apps is IM (instant messaging) ingebouwd en IM kan efficiënter werken dan e-mail. Als je wilt weten of iemand een door jou verzonden pakket heeft ontvangen, kan een chat-bericht je sneller een antwoord geven dan een e-mail. Hoewel IM een krachtig hulpmiddel is, is het ook essentieel om normen en grenzen voor communicatie vast te stellen. Als een IM om 02.00 uur binnenkomt, moet deze dan onmiddellijk worden beantwoord? Moet iemand op dat moment zelfs wel een IM verzenden? Vergeet niet dat tools geweldig zijn, maar uw bedrijfscultuur moet altijd grenzen stellen aan het gebruik van deze tools.

Samenwerken aan bestanden

Zorg ervoor dat alle teamleden de locatie van al uw bestanden kennen. Als een teamlid in Tokyo aan het slapen is, waarom zou dat een teamlid in Europa ervan weerhouden aan hetzelfde project te werken? Zorg ervoor dat bestanden de juiste naam hebben en in een afgesproken bestandsstructuur. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van het maken van wijzigingen in bestanden en wie deze wijzigingen kan aanbrengen. Als u nog steeds bestanden opslaat op een lokale server in uw kantoor, maximaliseert u de kracht van cloud computing niet. Gebruik online services voor het delen van bestanden voor betere beveiliging, uptime en verbeterde functies.

Communicatie met klanten

Hoewel je op afstand bent, is het cruciaal dat je team niet onsamenhangend lijkt voor je klanten. Zorg ervoor dat u intern communiceert, zodat u open met uw klanten kunt communiceren. Bepaal wanneer nodig bcc- en cc-teamleden via e-mail, indien nodig. Een CRM-systeem geeft u inzicht in communicatie met klanten en andere onderdelen van de klantervaring.

Haal het maximale uit uw externe team

Externe teams zijn krachtig. Het is noodzakelijk om de tools en beleidsmaatregelen te hebben die uw externe medewerkers kunnen ondersteunen en in staat stellen zo succesvol mogelijk te zijn. Vergeet niet dat technologie van vitaal belang is voor het succes van uw team, maar het beleid en de bedrijfscultuur die het gebruik van die technologie bepalen, zijn nog noodzakelijker.