Hoe laat je je e-mail en agenda door iemand anders beheren

Net zoals u gebruik kunt maken van de diensten van een assistent die u helpt met de afhandeling van inkomende papieren post, kunt u toestaan dat iemand anders, een zogenaamde gemachtigde, namens u vergaderverzoeken of -antwoorden en e-mailberichten ontvangt of beantwoordt. U kunt ook aanvullende machtigingen toekennen voor het lezen, maken of wijzigen van items in uw Microsoft Exchange Server-postvak. 

OPMERKING    Hiervoor is een Microsoft Exchange Server-account vereist.

Wat houdt Gemachtigdentoegang in?

De functie Gemachtigdentoegang gaat verder dan het eenvoudig delen van mappen. Gemachtigden beschikken over extra machtigingen, bijvoorbeeld om uit uw naam e-mailberichten te maken of vergaderverzoeken te beantwoorden. Zie E-mail- en agenda-items van een andere gebruiker beheren voor informatie over hoe gemachtigden deze taken kunnen uitvoeren.

OPMERKING   U en uw gemachtigde moeten dezelfde versie van Outlook gebruiken.

Als degene die de machtigingen toewijst, kunt u het niveau van de machtiging tot uw mappen bepalen. U kunt iemand machtigen voor het lezen van de items in uw mappen of voor het lezen, maken, wijzigen en verwijderen van items. Wanneer u een gemachtigde toevoegt, heeft de gemachtigde standaard volledige toegang tot uw mappen Agenda en Taken. De gemachtigde kan eveneens namens u vergaderverzoeken beantwoorden.

Wat zijn de machtigingsniveaus voor gemachtigden?

• Lezer    Met deze machtiging kan de gemachtigde items in uw mappen lezen.
• Auteur    Met deze machtiging kan de gemachtigde items lezen en maken en items die hij of zij heeft gemaakt, wijzigen en verwijderen. Een gemachtigde kan bijvoorbeeld taak- en vergaderverzoeken maken in uw mapTaken of Agenda en het bijbehorende item vervolgens namens u verzenden.
• Redacteur    Met deze machtiging kan de gemachtigde alles doen wat een Auteur kan doen. Daarnaast kan hij ook items wijzigen en verwijderen die u hebt gemaakt.

Iemand anders gemachtigde maken

Een gemachtigde krijgt automatisch Verzenden namens-machtigingen. Standaard kan de gemachtigde alleen uw vergaderverzoeken en antwoorden lezen. De gemachtigde heeft geen machtiging om andere berichten in uwPostvak IN te lezen.

1. Klik op het tabblad Bestand.
2. Klik achtereenvolgens op Accountinstellingen en op Gemachtigdentoegang.
3. Klik op Toevoegen.

   Als Toevoegen niet wordt weergegeven, is er mogelijk geen actieve verbinding tussen Outlook en Exchange. Op de statusbalk van Outlook wordt de status van de verbinding weergegeven.

4. Typ de naam van de persoon die u als gemachtigde wilt opgeven of zoek de naam en klik op de naam in de lijst met zoekresultaten.

   OPMERKING   De gemachtigde moet een persoon zijn die voorkomt in de algemene adreslijst (GAL) van Exchange van uw organisatie.

5. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op OK.
6. Accepteer in het dialoogvenster Machtigingen voor gemachtigden de standaardinstellingen voor de machtigingen of selecteer aangepaste toegangsniveaus voor Exchange-mappen.

   Als een gemachtigde alleen de machtiging nodig heeft om met vergaderverzoeken en antwoorden te werken, volstaan de standaardinstellingen voor machtigingen, zoals Gemachtigde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen. U kunt de machtigingsinstelling voor Postvak IN laten staan opGeen. Vergaderverzoeken en antwoorden gaan rechtstreeks naar het Postvak IN van de gemachtigde.

   OPMERKING   Standaard krijgt de gemachtigde de machtiging Redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen) voor uw map Agenda. Wanneer de gemachtigde het vergaderverzoek namens u heeft beantwoord, wordt de vergadering automatisch aan uw map Agenda toegevoegd.

7. Als u een bericht wilt verzenden aan uw gemachtigde om deze op de hoogte te stellen van de gewijzigde toegangsmachtigingen, schakelt u het selectievakje Automatisch bericht verzenden aan gemachtigde met samenvatting van deze machtigingen in.
8. Schakel, indien gewenst, het selectievakje Gemachtigde kan mijn privé-items bekijken in.

   BELANGRIJK   Deze instelling is van invloed op alle Exchange-mappen, waaronder alle mappen E-mail, Contactpersonen, Agenda, Taken, Notities en Logboek. Het is niet mogelijk om alleen de toegang toe te staan tot de privé-items in opgegeven mappen.

9. Klik op OK.

   OPMERKING   Berichten die met Verzenden namens-machtigingen zijn verzonden, bevatten zowel de naam van de gemachtigde als uw naam naast het vak Van. Wanneer een bericht met Verzenden als-machtiging wordt verstuurd, wordt alleen uw naam weergegeven.

Machtigingen voor een gemachtigde wijzigen

1. Klik op het tabblad Bestand.
2. Klik achtereenvolgens op Accountinstellingen en op Gemachtigdentoegang.
3. Klik op de naam van de gemachtigde voor wie u machtigingen wilt wijzigen en klik vervolgens opMachtigingen.

   OPMERKING   Als u alle machtigingen voor gemachtigdentoegang wilt verwijderen, klikt u niet opMachtigingen maar op Verwijderen en slaat u de overige stappen over.

4. Wijzig de machtigingen voor elke Outlook-map waartoe de gemachtigde toegang heeft.
5. Als u een bericht wilt verzenden aan uw gemachtigde om deze op de hoogte te stellen van de gewijzigde toegangsmachtigingen, schakelt u het selectievakje Automatisch bericht verzenden aan gemachtigde met samenvatting van deze machtigingen in.

OPMERKING   Als u kopieën van vergaderverzoeken en antwoorden die u ontvangt naar een gemachtigde wilt laten sturen, controleert u of de gemachtigde de machtiging Redacteur (kan items lezen, maken en wijzigen) voor uw map Agenda heeft en schakelt u het selectievakje Gemachtigde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen in.

Gemachtigdentoegang tot privé-items wijzigen

Wanneer u een gemachtigde machtigingen hebt toegekend zodat hij of zij toegang heeft tot uw Outlook-mappen, kunt u persoonlijke informatie in afspraken, bijeenkomsten, taken en contactpersonen verbergen. Open elk persoonlijk item en klik in de groep Labels op Privé.

Ga als volgt te werk als u toegang wilt verlenen tot uw persoonlijke items:

1. Klik op het tabblad Bestand.
2. Klik achtereenvolgens op Accountinstellingen en op Gemachtigdentoegang.
3. Klik op de naam van de gemachtigde voor wie u de toegang tot uw privé-afspraken wilt wijzigen en klik vervolgens op Machtigingen.
4. Schakel het selectievakje Gemachtigde kan mijn privé-items bekijken in.

BELANGRIJK  U moet er niet van uitgaan dat met de functie Privé wordt voorkomen dat andere mensen toegang krijgen tot de details van uw afspraken, contactpersonen of taken. Als u niet wilt dat andere mensen de items kunnen lezen die u hebt gemarkeerd als Privé, geeft u deze personen geen machtiging Lezer (kan items lezen) voor de map Agenda, Contactpersonen of Taken.