Hoe plan je een vergadering met anderen in Outlook 2016

U kunt een vergaderverzoek verzenden naar een of meer personen. In Outlook wordt bijgehouden wie het verzoek accepteert en wordt tijd in uw agenda voor de vergadering gemarkeerd. Wanneer u een vergaderverzoek maakt, kunt u bijlagen toevoegen, een locatie instellen en de planningsassistent gebruiken om de beste tijd voor de vergadering te kiezen. 

Een vergadering plannen

Wanneer u een nieuwe vergadering plant, kunt u een onderwerp voor de vergadering instellen, deelnemers kiezen en opgeven wanneer en waar de vergadering plaatsvindt. Reacties op uw vergaderverzoeken worden weergegeven in uw Postvak IN.

1. Voer op het tabblad Start in de groep Nieuw een van de volgende handelingen uit:
   • Kies vanuit het Postvak IN de opties Nieuwe items > Nieuwe vergadering.
     
   • Klik in Agenda op Nieuwe vergadering.
     

   TIP : U kunt ook de sneltoets Ctrl+Shift+Q gebruiken om een nieuw vergaderverzoek te maken.

2. In het vak Aan kunt u deelnemers toevoegen.
   

   OPMERKING : U kunt ook deelnemers toevoegen of verwijderen wanneer u de Planningsassistent in de groep Weergeven op het tabblad Vergadering gebruikt.

3. Laat de geadresseerden in het vak Onderwerp weten waar de vergadering over gaat.
4. In het vak Locatie geeft u aan waar de vergadering wordt gehouden.
   

   TIP : Als u een Microsoft Exchange-account gebruikt, klikt u op Ruimten om de beschikbaarheid te controleren en een ruimte te reserveren.

5. Kies een van de volgende opties:
   • Voor een specifieke begin- en eindtijd klikt u in de lijsten Begintijd en Eindtijd op de begin- en eindtijd van de vergadering.
   • Als de vergadering een hele dag duurt, schakelt u het selectievakje Duurt hele dag in en wordt de gebeurtenis weergegeven als een 24-uurs gebeurtenis die duurt van middernacht tot middernacht.

   OPMERKING :  Als u vergaderingen wilt plannen op basis van een andere tijdzone, klikt u op het tabblad Vergadering in de groep Opties op Tijdzones.

6. In het berichtvak van het vergaderverzoek kunt u elke informatie typen die u met de geadresseerden wilt delen.
   

   TIP : U kunt ook een bestand toevoegen. Kies op het tabblad Invoegen de optie Bestand bijvoegen en kies het bestand dat u wilt toevoegen aan het vergaderverzoek.

7. Klik op Planningsassistent. De Planningsassistent voor Exchange-accounts helpt u de beste tijd voor de vergadering te vinden door te analyseren wanneer geadresseerden en resources voor de vergadering, zoals ruimten, beschikbaar zijn.
   

   TIP : Als u geen Exchange-account gebruikt, klikt u op Planning.

8. Kies een van de volgende opties:
   • Klik op Deelnemers toevoegen en typ vervolgens de namen van geadresseerden, e-mailadressen of resourcenamen (gescheiden door puntkomma’s) in de vakken Vereist, Optioneel of Resources.
     

     TIP : Als u geen Exchange-account gebruikt, klikt u op Anderen toevoegen > Uit adresboek toevoegen.

   • Typ in het vak Zoeken de naam van een mogelijke deelnemer, klik op Start, kies een naam in de lijst met resultaten en klik vervolgens op Vereist, Optioneel of Resources.

   NOTITIES :

   • Verticale strepen geven de begin- en eindtijd van de vergadering aan. U kunt op de strepen klikken en ze naar een nieuwe begin- en eindtijd slepen.
   • Voor Exchange-accounts ziet u in het beschikbaarheidsoverzicht de beschikbaarheid van deelnemers. Een groene verticale lijn staat voor het begin van de vergadering. Een rode verticale lijn staat voor het einde van de vergadering.
9. Voor Exchange-accounts geeft het deelvenster Ruimte zoeken de beste tijd voor de vergadering aan (het tijdstip waarop de meeste deelnemers beschikbaar zijn). Als u een van de vergadertijden wilt selecteren, klikt u op de suggestie in het deelvenster Ruimte zoeken in de sectie Voorgestelde tijden. U kunt ook een tijd selecteren in het beschikbaarheidsoverzicht.
10. Nadat de deelnemers zijn toegevoegd, klikt u op Afspraak op het lint om naar het vergaderverzoek terug te keren.
    

    OPMERKING : Nadat u het tijdstip van de vergadering hebt ingesteld en het geen terugkerende vergadering betreft, kiest u Verzenden of kiest u Afspraak als u meer informatie wilt toevoegen aan de hoofdtekst van de vergadering.

11. Kies een van de volgende opties:
    • Als u de vergadering niet wilt instellen als terugkerende vergadering, klikt u op Verzenden.
    • Als u wel een terugkerende vergadering wilt maken, gaat u naar Een vergadering terugkerend maken hieronder.

Een vergadering terugkerend maken

1. Klik op Vergadering > Terugkeerpatroon.
   

   OPMERKING : Gebruik de sneltoets Ctrl+G als u de vergadering zo wilt plannen dat deze regelmatig wordt herhaald.

2. Kies de opties voor het gewenste terugkeerpatroon en klik op OK.
   

   OPMERKING : Wanneer u een terugkeerpatroon toevoegt aan een vergaderverzoek, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Reeks vergaderingen.

3. Verzend het vergaderverzoek door op Verzenden te klikken.