OfficeGrip_logo

Hybride werken laten werken

Hoe je een veilige en productieve cultuur van samenwerking kunt bevorderen.

Hybride werken is de norm geworden

Op het hoogtepunt van de COVID-19 pandemie werden bedrijven gedwongen over te stappen op een hybride werkmodel als een tijdelijke oplossing voor sociale afstandsprotocollen. Nu hebben organisaties permanente hybride oplossingen geïmplementeerd of zijn ze begonnen met het implementeren ervan binnen hun werkomgeving, om de verschuiving in perspectief over efficiënt werken te accommoderen. Ondanks deze verschuiving blijven er uitdagingen bestaan binnen een hybride model. Bedrijven met uitsluitend fysieke werkplekken hebben ingebouwde systemen, zowel sociaal als technisch, om een veilige, productieve en effectieve samenwerking te waarborgen.

Als het gaat om het opbouwen van een succesvolle omgeving voor hybride werken, zegt 74 procent van de leidinggevenden dat ze niet de invloed of middelen hebben om veranderingen voor werknemers door te voeren.

Toch vereist een hybride werkplek oplossingen voor het optimaliseren van productiviteit, samenwerking, beveiliging en IT-beheer, die bij fysieke werkplekken vanzelfsprekend zijn. Die bezorgdheid over middelen kan leiden tot een andere uitdaging: prioritering. Beperkte middelen kunnen het moeilijk maken om evenwichtige oplossingen te vinden voor de belangrijkste pijlers van een succesvol hybride landschap: productiviteit, samenwerking, beveiliging en IT-beheer. Het is van cruciaal belang dat elke pijler dezelfde aandacht en middelen krijgt als de anderen. Wanneer oplossingen onevenwichtig zijn, kan dit leiden tot een domino-effect van problemen. Slechte beveiliging en IT-beheer kunnen het bijvoorbeeld moeilijk maken voor werknemers op locatie, hybride werknemers en externe werknemers om samen te werken. Op dezelfde manier kan een lage productiviteit onder werknemers het moeilijker maken om prioriteitsapplicaties te identificeren en effectief te stroomlijnen.

Hoe los je meerdere hybride uitdagingen tegelijk op?

Het antwoord ligt in de applicaties die je voor jouw team implementeert.

Door het digitaliseren van het landschap van je organisatie met minder, efficiëntere applicaties, kun je veel gemakkelijker de belangrijkste pijlers van een succesvolle hybride werkplek bevorderen en verbeteren: productiviteit, samenwerking, beveiliging en IT-beheer.

Bijdrage aan de personeelstevredenheid

Productiviteit heeft een domino-effect, dus het ligt voor de hand dat een gebrek eraan dat ook heeft. Net zoals hoge productiviteit kan leiden tot een betere ervaring voor werknemers en positieve zakelijke resultaten, kan lage productiviteit een negatieve invloed hebben op het welzijn van werknemers, retentie en omzet.

De uitdaging

Zoals bij elk probleem is de eerste stap om de productiviteit te verbeteren, ontdekken wat deze verstoort. Hoewel dit in een hybride omgeving misschien moeilijker lijkt te achterhalen, zijn de oorzaken van lage productiviteit over het algemeen hetzelfde in elke werksituatie.

Een burn-out, of het potentiële risico ervan, draagt aanzienlijk bij aan een daling van de productiviteit: 48 procent van de werknemers zegt vaak uitgeput te zijn door het werk.

Een deel van de reden hiervoor is het gebrek aan duidelijkheid en doel voor werknemers. Het is niet langer voldoende om te weten wat hun taak is; werknemers willen ook weten waarom. Werknemers regelmatig betrekken bij de zakelijke doelstellingen en hoe ze daaraan bijdragen, kan hun gevoel van doelgerichtheid verbeteren, wat op zijn beurt een burn-out kan verminderen en de productiviteit kan verbeteren.

Een verschil in perspectief

Terwijl 85 procent van de werknemers meldt productief te zijn op het werk, heeft slechts 12 procent van de leidinggevenden volledig vertrouwen in de productiviteit van hun teams.

De oorzaken van lage productiviteit kunnen subtieler zijn in jouw organisatie. Bijvoorbeeld, het probleem van “productiviteitsparanoia” kan van invloed zijn op de prestaties van werknemers.

Productiviteitsparanoia heeft te maken met een verschil in perspectief. Terwijl 85 procent van de werknemers melding maakt van productiviteit op het werk, heeft slechts 12 procent van de leidinggevenden volledig vertrouwen in de productiviteit van hun teams. Het komt vaak voor dat werkgevers technologieën implementeren om de productiviteit van werknemers te volgen. Wanneer werknemers niet begrijpen waarom of hoe ze worden gevolgd, voelen ze zich waarschijnlijk minder vertrouwd. Dit kan leiden tot “productiviteitstheater” – in wezen proberen werknemers druk bezig te lijken, zelfs als dat niet het geval is – wat resulteert in minder daadwerkelijke productiviteit.

Een andere, meer subtiele verstoring van de productiviteit komt voort uit iets dat aanvankelijk als oplossing werd ontworpen: een explosie van digitale toepassingen.

Een groeiende verzameling van technologische tools kan eerder zijn geïmplementeerd toen thuiswerken zo wijdverbreid werd om de productiviteit, samenwerking en beveiliging zo optimaal mogelijk te houden. Helaas gelooft bijna de helft – 48 procent – van de leidinggevenden dat het grote aantal applicaties en tools dat in hun organisatie wordt gebruikt een negatieve invloed heeft op de productiviteit van werknemers.

De opkomst van digitale tools

De oplossing

Nu hybride werken in veel organisaties een blijvend kenmerk is geworden, hebben bedrijven efficiënte oplossingen nodig om de productiviteit van zowel op kantoor als externe werknemers te bevorderen. Dit begint met het gemakkelijk verbinden en samenwerken van werknemers, wat vervolgens nieuwe, effectievere werkpatronen mogelijk maakt die werknemers succesvol betrekken en motiveren.

Applicaties geoptimaliseerd voor de cloud zijn een belangrijke manier om ervoor te zorgen dat uw werknemers efficiënt kunnen werken, waar ze zich ook bevinden. Cloudverbinding biedt elke werknemer toegang tot dezelfde materialen en hulpmiddelen. Het maakt ook gemakkelijker samenwerking mogelijk, wat de tijd die nodig is voor projecten verkort. Op dezelfde manier maakt het gebruik van applicaties die op verschillende apparaten toegankelijk zijn het voor werknemers eenvoudiger om overal te werken.

Het implementeren van tools die werknemers toegang geven tot persoonlijke inzichten in hun eigen productiviteit kan ook nuttig zijn. Deze gegevens kunnen hen helpen hun werkpatronen persoonlijk te verbeteren, hun dag te plannen en sneller contact te leggen met de juiste mensen. Het hebben van zeggenschap over deze informatie kan werknemers zich meer betrokken laten voelen bij hun werk en de werkelijke waarde van hun bijdrage aan de bedrijfsresultaten laten zien.

Met geïntegreerde oplossingen zoals Microsoft 365 kunnen bedrijven de applicaties die ze gebruiken samenvoegen en efficiëntere applicaties integreren in hun dagelijkse technologie. Toegankelijk vanaf elke locatie via cloudverbinding verbindt Microsoft 365 al uw werknemers, waar ze ook werken, en creëert zo een omgeving voor een hogere productiviteit en samenwerking binnen teams en in de hele organisatie.

Samenwerking bevorderen in een hybride omgeving

Samenwerking is misschien wel het element van de werkcultuur dat het meest heeft geleden onder de opkomst van hybride omgevingen. Met werknemers die zowel op kantoor als op afstand werken, vaak ook nog in verschillende delen van de wereld, is samenwerking minder belangrijk geworden. Het probleem is dat, net als bij verminderde productiviteit, een afname van samenwerking een nadelig effect kan hebben op andere belangrijke pijlers van succesvol werk.

De uitdaging

Terwijl werknemers op zowel het kantoor als hybride doorgaans geen moeite hebben om verbonden te blijven, hebben externe werknemers moeite om zich verbonden te voelen. Teams als geheel zijn ook meer in silo’s verdeeld; sommige werknemers werken op kantoor, al dan niet gedeeltelijk, terwijl anderen volledig op afstand werken. Het effect van deze scheiding ligt niet alleen bij de externe werknemers. Ook de werknemers op kantoor verliezen sociale banden doordat hun teamgenoten niet langer fysiek naast hen werken.

De impact van hybride werken op samenwerking

De oplossing

Het vinden van manieren om alle werknemers, ongeacht hun locatie, inclusief te laten voelen, hoeft niet ingewikkeld te zijn. De sleutel is het opbouwen van een cultuur van samenwerking vanuit een digitaal perspectief.

Om samenwerking te bevorderen, heeft uw organisatie digitale tools nodig die het efficiënter maken voor werknemers om met elkaar en met hun gemeenschappelijke werk bezig te zijn. Het hebben van een digitale cultuur van samenwerking helpt werknemers ook om op de hoogte te blijven van de werking van de organisatie via online nieuwsbrieven, benadrukte projecten en discussieforums.

Het samenvoegen van vergaderingen, chats en oproepen in één toepassing verlaagt de inspanning die werknemers moeten leveren om evenementen bij te wonen of zich tijdens samenwerkingssessies betrokken te voelen. Op dezelfde manier maakt het brengen van documenten en projectbeheertools naar de cloud het mogelijk voor werknemers om in realtime samen te werken, allemaal op één plek. Het voordeel is dat er minder tijd wordt besteed aan gezamenlijk werken, en de toename in productiviteit helpt werknemers om tijd vrij te maken om sociale contacten en relaties op te bouwen met hun teamleden en andere collega’s.

Door een geïntegreerde oplossing zoals Microsoft 365 te implementeren, kunnen werknemers optimaal gebruik maken van hun vergadertijden. Vergaderleiders kunnen voorafgaand aan het evenement met deelnemers samenwerken aan een agenda, deelnemen vanaf elk apparaat tijdens de vergadering zodat iedereen kan worden betrokken, deelnemen met behulp van functies zoals digitale whiteboards en gedeelde notities, en opnames en transcripties na de vergadering bekijken om er zeker van te zijn dat belangrijke actiepunten niet over het hoofd zijn gezien.

Microsoft 365 geeft werknemers ook de mogelijkheid om documenten en gedeelde projecten in de cloud op te slaan, met de mogelijkheid om samen in hetzelfde document in realtime te werken. Zelfs als teamleden op dat moment niet beschikbaar zijn, kunnen ze offline werken en hun bijdragen synchroniseren met de cloud wanneer ze weer verbonden zijn.

Het resultaat is een goed verbonden team dat zich betrokken voelt bij hun werk en collega’s in een productieve, samenwerkende en veilige omgeving.

Het beveiligen van de hybride ruimte

Wanneer het werk zich uitbreidt van een locatie op kantoor naar het omvatten van externe teamleden, wordt een goede beveiliging nog belangrijker. Het succesvol beveiligen van een externe of hybride omgeving vereist het combineren van een Zero Trust-aanpak met de juiste tools en toepassingen.

De uitdaging

Het aannemen van een digitale cultuur van samenwerking heeft zijn voordelen, maar betekent ook typisch een toestroom van apparaten en netwerken die beveiliging vereisen. Hoe groter het hybride of externe personeelsbestand, hoe uitgebreider het potentiële risico kan zijn. Dit kan grotendeels worden toegeschreven aan het grotere aantal eindpunten als gevolg van bring-your-own-device-beleid, wat het potentiële risico vergroot. De uitdaging is het beschermen van de belangrijke aspecten van technologie die vatbaar zijn voor aanvallen: identiteiten, eindpunten en informatie. Dit betekent dat verschillende beleidsmaatregelen en implementaties moeten worden gebruikt, aangezien elk aspect een ander type en niveau van bescherming vereist om volledig veilig te zijn.

De principes van Zero Trust

Digitale bedreigingen

De oplossing

Het aannemen van een Zero Trust-strategie kan misschien intimiderend lijken, maar het voordeel is dat het uw organisatie voorbereid op digitale dreigingen. Het is geen one-size-fits-all benadering; in plaats daarvan is het ontworpen om te worden geïmplementeerd op een manier die de meest dringende behoeften van elke individuele organisatie en de beschikbare middelen prioriteert. Het werkt ook samen met meer standaard en vertrouwde beveiligingsprotocollen zoals multifactor-authenticatie en regelmatige beveiligingspatches.

Bovendien, wanneer u deze strategie implementeert terwijl u gebruikmaakt van tools en toepassingen die intrinsiek zijn gebouwd om de beveiliging te verbeteren, bespaart u op operationele en personeelskosten en de energie die nodig is om uw technologie te beschermen.

Drie stappen om een veilige digitale omgeving te waarborgen

SharePoint veilig

Toegangsbeheer implementeren

Gebruik multifactor-authenticatie of wachtwoordloze authenticatie om de identiteiten van de gebruikers expliciet te verifiëren.

Overal toegang

Beheer toegang tot gegevens

Verleen gebruikers beperkte toegang met behulp van gebruikersrechten. Dit zijn op risico gebaseerde beleidsregels en gegevensbescherming.

SharePoint bedrijfsprocessen

Beoordeel en blokkeer dreigingen

Ontvang routinematig inzicht in de toestand van uw beveiligings-maatregelen, ontvang aanbevelingen om ze te verbeteren en krijg toegang tot benchmarkindicatoren.

Beheer apparaten voor een optimale digitale omgeving

Het creëren van een veiligere werkomgeving is slechts een deel van het werk van IT-beheer. Het beheren van een dramatische toename van eindapparaten, gebruikers verbinden en ervoor zorgen dat ze verbonden blijven, kan aanzienlijk meer tijd kosten in een tijdperk van verhoogde hybride en externe werkopties. De juiste digitale tools kunnen daarbij helpen, de productiviteit van uw IT-team verhogen en tegelijkertijd de kosten van het opbouwen van hybride operationele uitmuntendheid verminderen.

De uitdaging

Slechts enkele jaren geleden hoefden IT-beheerders zich meestal alleen zorgen te maken over een paar eindpunten: een desktopcomputer en mogelijk een telefoon. Met meer werknemers die in een hybride of externe modus werken, gebruikt tot wel 50 procent van hen een persoonlijk apparaat voor werk. Zelfs zonder dat aantal zijn het aantal apparaten dramatisch toegenomen, waaronder laptops, smartphones, tablets en apparaten die worden gebruikt voor het houden van op afstand ingeschakelde vergaderingen. IT-teams hebben de taak om nieuwe software te implementeren en te beheren voor een groter aantal apparaten en om ondersteuningsverzoeken van werknemers in een breder geografisch netwerk te behandelen. Dit heeft invloed op de hoeveelheid tijd die ze kunnen besteden aan taken die actiever bijdragen aan bedrijfsresultaten.

Met de opkomst van BYOD (bring your own device) beleid worden IT-professionals geconfronteerd met de uitdaging om bedreigingen te verminderen van toepassingen die ze mogelijk niet vooraf hebben kunnen beveiligen. Dit komt doordat organisaties gemiddeld meer dan 200 zakelijke apps hebben, waarvan er veel niet zijn goedgekeurd door IT. Bovendien kan het feit dat deze apparaten zijn verbonden met cloud servers resulteren in gefragmenteerde oplossingen, die moeilijker zijn voor IT om te beveiligen en te onderhouden.

Organisaties hebben gemiddeld meer dan 200 zakelijke apps, waarvan er veel niet zijn goedgekeurd door IT.

De oplossing

Het verbeteren van de productiviteit van IT-beheer komt neer op één belangrijke aanpak: vereenvoudiging. Het samenvoegen van uw toepassingen en tools in één geïntegreerde oplossing stelt u in staat om de tijd van uw IT-team te optimaliseren.

Microsoft 365 stelt u in staat om technologiebeheer te vereenvoudigen vanuit gecentraliseerde cloudportalen. IT-professionals kunnen gebruikers, eindpunten, licenties en abonnementen, apps, systeemgezondheid en meer instellen en beheren vanuit één geünificeerde locatie. IT-beheerders kunnen ook gebruikersapparaten configureren en Microsoft- en Windows-oplossingen onderhouden via automatische updates vanuit de cloud.

Deze enkele oplossing, in combinatie met het vereenvoudigde adoptiekader van Microsoft, biedt zichtbaarheid, aanbevelingen en gegevens waarmee u effectief kunt handelen. Het resultaat is een productiever en efficiënter IT-team en een meer beveiligde en samenwerkende werkomgeving voor elke gebruiker.

Een optimale moderne werkplek van OfficeGrip

Een geïntegreerde en op de cloud gebaseerde digitale oplossing van OfficeGrip biedt zowel meetbare als onmeetbare voordelen. Strakkere beveiliging en efficiënter IT-beheer leveren een zeer reële ROI op in termen van minder geld uitgegeven en meer tijd bespaard. Er is echter ook het even belangrijke voordeel van een verbeterde algehele werknemerservaring door verhoogde productiviteit en samenwerking.

Verhoogde productiviteit en samenwerking resulteren in een tevreden personeelsbestand, en werknemers die zich vervuld voelen door hun werk, zijn eerder geneigd om langer te blijven. Net zo belangrijk is dat werknemers die beter gebruik maken van hun tijd en effectiever samenwerken met hun teamgenoten, meer tijd hebben om met klanten door te brengen. Dit gaat de negatieve impact van het inwerken en aannemen van nieuwe werknemers op de bedrijfsresultaten tegen.

De duidelijkheid en het doel dat wordt gerealiseerd door het verbeteren van de productiviteit en het bevorderen van een cultuur van samenwerking maakt werknemers 4,5 keer meer geneigd om tevreden te zijn met hun huidige bedrijf.

Als uw bedrijf een sterke cultuur heeft voor productiviteit en samenwerking, in combinatie met een veilig en efficiënte digitale omgeving, aarzel dan niet om contact op te nemen met één van onze experts. Samen kijken we naar de mogelijkheden voor een optimale digitale transformatie!

Bron: Microsoft

De voordelen van een moderne werkplek cover

Meer informatie over de moderne werkplek?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie.

Neem contact op

Vul onderstaand formulier in en we nemen spoedig contact met u op.








    Of bereik ons via de onderstaande gegevens:

    Download het gratis eBook:

    De voordelen van een moderne werkplek

    De voordelen van een moderne werkplek cover

      Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

      Om spam te voorkomen vragen we u de
      onderstaande code over te typen.

      Meer lezen

      copilot-prompting
      Copilot

      Microsoft 365 Copilot – de kunst en wetenschap van prompting

      Prompting is hoe je Microsoft 365 Copilot vraagt om iets voor je te doen – zoals creëren, samenvatten, bewerken of transformeren. Denk bij prompting aan een gesprek voeren, waarbij je eenvoudige maar duidelijke taal gebruikt en context biedt, zoals je dat ook zou doen met een assistent. Er zijn veel soorten prompts die je kunt gebruiken, afhankelijk van de taak die je gedaan wilt hebben.

      Lees meer...
      copilot-studio
      Copilot

      Microsoft Copilot Studio

      Microsoft Copilot Studio is een end-to-end AI-platform voor gesprekken waarmee u copilots kunt maken en aanpassen met behulp van natuurlijke taal of een grafische interface. Met Copilot Studio kunt u eenvoudig copilots ontwerpen, testen en publiceren die aansluiten op uw specifieke behoeften voor interne of externe scenario’s in uw branche, afdeling of rol.

      Lees meer...
      microsoft-archive
      Eindgebruiker

      Beheer uw verouderde gegevens met Microsoft 365 Archive

      Vaak is het voor organisaties belangrijk om inactieve of verouderde gegevens gedurende langere tijd te bewaren voor toekomstig gebruik. Met Microsoft 365 Archive kunnen deze inactieve gegevens worden verplaatst naar een “koude opslaglaag” (archief) binnen SharePoint.

      Lees meer...

      Inschrijven voor de nieuwsbrief

      Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!