Is Microsoft 365 Copilot veilig? 7 checks voor IT & compliance

🧩 In het kort

Microsoft 365 Copilot kan veilig zijn, maar alleen als je Microsoft 365-fundament op orde is. Copilot werkt binnen je tenant en gebruikt Microsoft Graph en gebruikersrechten; daardoor zit het grootste risico meestal in oversharing (te ruime SharePoint/Teams-permissies) en onduidelijke afspraken over welke data in prompts mag. 

Met Entra ID/Conditional Access, Purview DLP + sensitivity labels en audit/retentie maak je Copilot beheersbaar en kun je incidenten onderzoeken.

“Is Copilot veilig?” klinkt als een ja/nee-vraag. In de praktijk is het een bestuursvraag: kun je het gebruik beheersen, risico’s beperken en achteraf verantwoorden wat er is gebeurd? Copilot is geen losse tool die je naast Microsoft 365 zet. Het werkt in je Microsoft 365-omgeving en gebruikt bedrijfscontext via Microsoft Graph op basis van gebruikersrechten. 

Dat is meteen het goede én het spannende nieuws: Copilot is vaak veilig te maken met je bestaande M365-controls, maar het legt ook direct bloot waar je fundament rammelt.

Inhoudsopgave

Wat bedoelen we met ‘veilig’ bij Copilot?

Voor een mkb-organisatie betekent “veilig” meestal drie dingen:

  1. Vertrouwelijkheid: Copilot mag geen gevoelige info verwerken of onthullen aan mensen die het niet horen te zien.

  2. Beheersbaarheid: IT kan sturen op toegang, gebruik, en uitzonderingen (policy-driven).

  3. Aantoonbaarheid: je kunt onderzoeken wat er gebeurde (audit/retentie/eDiscovery), zeker bij incidenten of compliance-vragen.

Met dat kader kun je de echte vraag stellen: hebben we de randvoorwaarden op orde zodat Copilot binnen acceptabel risico werkt?

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Hoe Copilot met data werkt (en waarom dat belangrijk is)

Microsoft beschrijft Microsoft 365 Copilot als een orkestratie-laag die LLM’s combineert met content in Microsoft Graph (zoals e-mails, chats en documenten waar je rechten op hebt) en de Microsoft 365-apps die je dagelijks gebruikt.


Belangrijk daarbij:

  • Copilot werkt binnen de service boundary van je Microsoft 365-tenant.

  • Copilot haalt informatie op op basis van permissies (je ziet wat je al mocht zien).

  • Copilot kan securitymaatregelen zoals Conditional Access en MFA respecteren.

Kort gezegd: Copilot is meestal niet “een nieuwe datapoort”, maar een versneller van je bestaande informatie- en toegangsmodel. Daarom zijn onderstaande 7 checks zo belangrijk.

De 7 checks: wanneer Copilot ‘veilig genoeg’ is

1. Data-classificatie: wat mag wel/niet in prompts

De snelste risicoreductie is niet technisch, maar beleidsmatig: welke dataklassen mogen in prompts?
Maak het simpel en bruikbaar:

  • Altijd oké: openbare info, generieke teksten, sjablonen zonder klant- of personeelsdata.

  • Alleen onder voorwaarden: interne procesinfo, projectinfo (mits juiste teamcontext).

  • No-go: persoonsgegevens, salarissen, gezondheidsinfo, contracten/financiële cijfers (tenzij expliciet toegestaan + gecontroleerde aanpak).

Praktische tip: publiceer één pagina “Promptregels” met voorbeelden. Dat voorkomt 80% van onbedoelde missers.

2. Identiteit & toegang: Entra ID, MFA, Conditional Access

Als je Copilot serieus inzet, hoort het onder dezelfde identity-controls als je mail en Teams. Microsoft geeft aan dat Copilot Conditional Access en MFA kan honoreren.

Checklist (makkelijk te bespreken in MT/IT):

  • Is MFA verplicht voor alle accounts, inclusief admins?

  • Hebben we Conditional Access voor risicosignalen (onbekende locatie/device)?

  • Gebruiken we Intune device compliance waar nodig (bijv. alleen managed devices voor gevoelige apps)?

Dit maakt Copilot niet alleen veiliger. Het maakt ook duidelijk wie “mag” Copilot gebruiken en onder welke omstandigheden.

3. SharePoint/Teams-permissies: voorkom oversharing

Copilot maakt vindbaarheid krachtiger. Als SharePoint-sites of Teams “te open” zijn, krijg je sneller ongewenste exposure. Microsoft publiceert expliciet “get ready”-advies om oversharing te beperken en governance in SharePoint te verbeteren voor Copilot.

5 oversharing-signalen

  1. Sites zonder duidelijke eigenaar (owner)

  2. Teams met brede groepen (“iedereen”)

  3. OneDrive als teamarchief (onduidelijk eigenaarschap)

  4. Extern delen staat ruim open en is nooit herzien

  5. Veel “oude” sites met gevoelige content die nog steeds vindbaar is

Quooker koos voor één centrale SharePoint-omgeving om samenwerking en documentbeheer te verbeteren — precies het soort fundament dat Copilot veiliger en waardevoller maakt.
quooker-succesverhaal-01

Praktijkvoorbeeld: Hoe Quooker koos voor één centrale SharePoint-omgeving om samenwerking en documentbeheer te verbeteren

Een herkenbaar patroon bij groei: landen/teams ontwikkelen eigen manieren van opslaan en samenwerken. In de Quooker-casus werd gekozen voor één centrale SharePoint-omgeving als digitale werkplek, met nadruk op vindbaarheid, samenwerking en adoptie, zodat medewerkers wereldwijd sneller bij de juiste informatie konden en versie-verwarring afnam.

De les hier is niet “iedereen moet hetzelfde werken”, maar: maak het makkelijk om het goede te doen (standaarden, duidelijke plekken, begeleiding).

4. Extern delen & gasttoegang: waar lekt het vaak weg

Externe samenwerking is vaak nodig, maar moet bewust. Als extern delen “aan” staat zonder heldere regels (wie, welke sites, welke types links), kan gevoelige content te breed gedeeld worden, los van Copilot. OfficeGrip heeft hier ook praktische uitleg over extern delen in SharePoint Online.

Praktische stap: inventariseer “top 20” externe deelpunten (sites/bibliotheken) en leg per punt vast: doel, eigenaar, doelgroep, en bewaartermijn.

5. Purview DLP & sensitivity labels: automatische remmen

Hier zit een groot veiligheidsvoordeel: je kunt technische controles toevoegen die gebruikers helpen “binnen de lijnen” te blijven. Microsoft beschrijft hoe Purview DLP gericht op de Microsoft 365 Copilot location prompts kan blokkeren met gevoelige informatietypes, en hoe je kunt voorkomen dat Copilot content verwerkt met bepaalde sensitivity labels.

Wat dit oplevert (in gewone taal):

  • Als iemand per ongeluk een prompt met gevoelige info typt (bijv. BSN/creditcard), kan dat worden geblokkeerd.

  • Bestanden met labels zoals “Zeer vertrouwelijk” kunnen worden uitgesloten van verwerking in Copilot (afhankelijk van policy).

Dit is precies het soort “praktische veiligheid” dat je in mkb nodig hebt: niet alles handmatig controleren, maar slimme vangrails.

6. Audit, retentie & eDiscovery: kun je het aantonen?

Veiligheid is ook: kun je onderzoeken en opruimen als het misgaat? Microsoft heeft specifieke guidance voor audit logs voor Copilot/AI-apps, retentiebeleid voor Copilot-interacties en eDiscovery-zoekacties naar AI-data.

Waarom dit belangrijk is:

  • Zonder audit/retentie wordt een incident al snel “mening vs mening”.

  • Met retentie/eDiscovery kun je (binnen bevoegdheden) prompts/responses vinden en zo nodig laten verwijderen uit de AI-gegevensverzameling (waar ondersteund).

Let op: dit moet je vooraf beslissen. Achteraf inregelen is vaak te laat (of politiek gevoelig).

7. Extensies/agents/connectors: voorkom ongecontroleerde toegang

De meeste organisaties starten met “standaard Copilot”. Maar na de eerste successen komt de vraag: kunnen we Copilot ook aan andere systemen koppelen (CRM/HR/ITSM)? Dan verschuift risico naar toestemmingen en scopes: wat mag zo’n agent of connector namens een gebruiker doen?

Praktische regel: behandel elke uitbreiding alsof je een nieuwe app integreert; met owner, risico-assessment en consentbeleid. (Geen paniek, wel discipline.)

Risk, Access, Governance in 3 stappen

Gebruik dit in je besluitvorming. In 30 minuten heb je een realistisch beeld.

Stap 1 — Risk (wat beschermen we?)

  • Welke dataklassen zijn kritisch? (persoonsdata, IP, financiën)

  • Waar staan ze? (SharePoint/Teams/OneDrive/Exchange)

Stap 2 — Access (wie mag wat zien?)

  • Entra ID + MFA + Conditional Access op orde?

  • SharePoint/Teams-permissies en extern delen gecontroleerd?

Stap 3 — Governance (hoe sturen en bewijzen we?)

  • Purview DLP + sensitivity labels als vangrails?

  • Audit/retentie/eDiscovery ingericht?

Als je op één stap geen antwoord hebt: start met een beperkte pilot en fix eerst dat gat.

SharePoint templates

Copilot is zo veilig als je M365-fundament

Microsoft 365 Copilot is ontworpen om binnen je tenant en je bestaande security- en compliancekader te werken. Dat maakt het voor veel mkb-organisaties juist aantrekkelijk: je kunt veiligheid grotendeels bouwen op wat je al hebt (Entra ID, Purview, SharePoint-governance). 

Tegelijk is de boodschap eerlijk: Copilot vergroot de impact van slechte informatiehygiëne. Heb je permissies, extern delen en classificatie niet op orde, dan wordt “veilig” snel een discussie zonder grip.

Stappenplan voor het succesvol implementeren van Copilot cover 1

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download
live webinar 02

Benieuwd naar de nieuwste updates in Copilot?

Schrijf je dan nu in voor het gratis webinar!

Inschrijven
Klaar om aan de slag te gaan
met Copilot for Microsoft 365?
Jovi-Akkermans
Jovi denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001