Moet je je documenten opslaan op OneDrive voor Bedrijven of een SharePoint teamsite?

Het lijkt misschien handig om al uw documenten op te slaan op OneDrive voor Bedrijven. De koppeling naar uw OneDrive voor Bedrijven-bibliotheek is altijd beschikbaar boven aan de pagina en u kunt dus meteen nieuwe documenten uploaden of maken. U moet echter ook bepalen welke personen wel of geen toegang hebben tot de documenten die u opslaat op OneDrive voor Bedrijven. Als er meerdere personen samen aan een document voor een project hebben gewerkt, kunt u dit het beste opslaan op een teamsite. Dit artikel bevat een aantal richtlijnen waarmee u de juiste keuze kunt bepalen. 

Documenten opslaan op OneDrive voor Bedrijven als…

• U deze niet wilt delen.
  Documenten die u op OneDrive voor Bedrijven plaatst, zijn standaard privé, met uitzondering van documenten die u in de map Gedeeld met iedereen plaatst. Daarom is OneDrive voor Bedrijven de beste optie voor conceptdocumenten of persoonlijke documenten die niemand anders hoeft te zien.
• U deze wilt delen, maar deze een beperkt bereik of een beperkte levensduur hebben.
  Mogelijk werkt u soms aan documenten die zijn gerelateerd aan een lopend project en die hoofdzakelijk alleen voor u belangrijk zijn, maar die u nog wel wilt delen. U schrijft bijvoorbeeld mogelijk een artikel voor een blog en u wilt bepaalde collega’s vragen om het artikel te controleren en te bewerken voordat u het plaatst. In dit geval verwacht u dat mensen het document één keer gebruiken en dan klaar zijn. Mensen hebben geen extra contextinformatie nodig en hoeven niet te weten waar u het document bewaart. Ze hebben alleen een koppeling naar het document en een machtiging voor bewerken nodig.
• U geen bestaande teamsite kunt aangeven waartoe uw document behoort en u niet denkt dat u een nieuwe teamsite moet maken, gezien het doel van het document.

Documenten opslaan in een teamsitebibliotheek als…

• U wilt dat teamleden kunnen zien of het document relevant is voor een lopend project.
• U wilt dat de eigendomsrechten en machtigingen aan meer mensen worden toegewezen. Als een document belangrijk is voor het succes van een project, is het handig als andere mensen ook kunnen bepalen wat er op de site gebeurt.
• U wilt dat machtigingen worden verleend op sitebasis, in plaats van op afzonderlijke documenten. Als mensen toegang hebben tot de teamsite, hebben ze toegang tot documenten die op de site zijn opgeslagen.
• Andere projectgerelateerde documenten zijn al opgeslagen in de teamsitebibliotheek en anderen verwachten dat ze dit document hier ook kunnen vinden.
• U een incheckwerkstroom wilt maken waarmee het document aan iemand anders wordt toegewezen.

Documenten verplaatsen van OneDrive voor Bedrijven naar teamsites

Soms worden afzonderlijke documenten belangrijker en worden deze relevant voor een project. Wanneer dat gebeurt, kan het logisch zijn om deze van OneDrive voor Bedrijven te verplaatsen naar een teamsite.

U verplaatst een document handmatig van OneDrive voor Bedrijven naar een teamsitebibliotheek. U kunt het document kopiëren of knippen en plakken. U kunt bestanden het eenvoudigst tussen bibliotheken verplaatsen met Explorer. Klik in de bibliotheek op het tabblad Bibliotheek en kies Openen met Explorer.

Hier ziet u een korte trainingsvideo waarin het verplaatsen van documenten wordt beschreven:

Problemen met het verplaatsen van documenten vanuit OneDrive voor Bedrijven oplossen

Er zijn een paar aandachtspunten wanneer u documenten verplaatst van OneDrive voor Bedrijven naar een teamsitebibliotheek:

• Hyperlinks naar het oorspronkelijke document werken niet meer, omdat u het document hebt verwijderd in OneDrive voor Bedrijven. U wilt mogelijk het document delen dat u naar de teamsite hebt verplaatst, om iedereen op de site te voorzien van een bijgewerkte, werkende koppeling.
• Als mensen het oorspronkelijke document volgden, werken koppelingen in hun nieuwsfeed naar dit document niet meer. Mensen moeten het document volgen op de nieuwe locatie om deze koppeling te herstellen.