Wat je denkt dat SharePoint is vs. wat het écht kan

🧩 In het kort

SharePoint is niet alleen een plek om bestanden op te slaan, maar de content- en samenwerkingslaag onder Microsoft 365 (o.a. Teams en OneDrive). Daardoor bepaalt je SharePoint-inrichting direct je risico’s rond toegang, extern delen, vindbaarheid en compliance. 

In dit artikel lees je welke misverstanden het meest voorkomen, welke 4 risico’s je pas merkt als je organisatie groeit (sprawl, te ruim delen, onvindbaarheid en geen lifecycle), en hoe je met een praktisch 3-stappenplan (bron van waarheid, afdwingbare spelregels, periodieke review) snel meer grip krijgt.

Je organisatie groeit. Nieuwe collega’s, meer projecten, meer Teams-kanalen, meer documenten. En ondertussen sluipt er iets in waar je pas last van krijgt als het misgaat: informatie raakt verspreid, wordt ad-hoc gedeeld en verliest context. Het gevolg is zelden “een groot incident” op dag één. Het begint met kleine frictie: collega’s die niet vinden wat ze nodig hebben, een contract dat in drie varianten rondzingt, externe partijen die per ongeluk te veel zien, en beslissingen die worden genomen op basis van verouderde documenten.

In veel MKB-organisaties wordt SharePoint nog gezien als “die plek waar bestanden staan”. Dat is begrijpelijk, maar te beperkt. SharePoint is in Microsoft 365 vooral de laag die samenwerking, content en kennis bij elkaar brengt. En juist daarom is het een strategische knop om risico’s te verminderen.

Inhoudsopgave

Het hardnekkige beeld: “SharePoint is opslag”

Als je SharePoint ooit hebt gebruikt als vervanging van een gedeelde map, dan voelt het als opslag. Je maakt een site, zet een documentenbibliotheek neer, klaar. Maar daarna gebeurt het bekende: iedereen werkt net anders, er ontstaan uitzonderingen (“zet het even in deze map”), en delen gaat via links zonder afspraken.

Dat is geen onwil. Het is een signaal dat SharePoint als platform om ontwerpkeuzes vraagt: wie is eigenaar, hoe deel je, hoe vind je terug, en wat bewaar je hoe lang.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Wat SharePoint écht is binnen Microsoft 365

Microsoft beschrijft SharePoint in Microsoft 365 als een dienst om content, kennis en applicaties te delen en te beheren, samenwerking te stimuleren en informatie snel te vinden. Dat klinkt breed en dat is het ook.

Belangrijker nog: Teams en SharePoint zijn direct aan elkaar gekoppeld. Elk Team heeft een gekoppelde SharePoint-site waar bestanden feitelijk landen. OneDrive is daarbij je persoonlijke werkruimte; SharePoint is de plek voor team-, project- en organisatiecontent. Die samenhang is precies waarom “SharePoint is opslag” te kort door de bocht is: SharePoint is het fundament waar je samenwerking op draait.

De 4 risico’s die je pas ziet als je groeit

1. Sprawl en onduidelijk ownership

Herkenbaar als: “Welke versie is leidend?” of “Ik heb ‘m net geüpdatet—maar jij ziet iets anders.”
Wat het kost: fouten in besluitvorming, vertraging in projecten, en onnodig afstemwerk. Een verkeerde bijlage naar een klant is zelden een technisch probleem; het is bijna altijd een versie-/vindbaarheidsprobleem.
Wat je kunt doen: wijs per documenttype één plek aan als bron van waarheid (bijv. beleid in één SharePoint-site, projectdocs in de projectsite). Zet delen via links centraal, niet via bijlagen en kopieën.

2. Te ruim delen en gebrek aan context

Herkenbaar als: mensen vragen elkaar om links, in plaats van zelf te zoeken.
Wat het kost: “zoekverlies” (veel micro-tijdverlies), plus frustratie en lagere adoptie.
Wat je kunt doen: verbeter vindbaarheid met metagegevens (bijv. klant, project, documenttype) en consistente titels. SharePoint ondersteunt managed metadata/term sets om eenduidige labels te gebruiken.

3. Onvindbaarheid (map-jungle)

Herkenbaar als: “Ik kan er niet bij” (te streng) óf “Hé, waarom kan iedereen dit zien?” (te ruim).
Wat het kost: productiviteitsverlies door toegangsvragen, maar ook reëel risico op datalekken of ongewenste interne verspreiding.
Wat je kunt doen: werk met rollen en groepen (role-based access). Identiteit en toegangsbeheer begint bij Microsoft Entra ID (cloud identity & access management).
Praktisch: beperk “unieke permissies” in bibliotheken; dat is vaak de grootste versnipperingsbron.

4. Geen lifecycle: bewaartermijnen, opschoning, compliance

Herkenbaar als: tientallen Teams met vergelijkbare namen, oude projectsites die blijven bestaan, kanalen die niemand durft te verwijderen.
Wat het kost: ruis, hogere beheerkosten, onvindbaarheid, én een steeds groter aanvalsoppervlak (meer plekken waar gevoelige info kan belanden).
Wat je kunt doen: introduceer lifecycle-regels: aanmaken met eigenaar, review elke X maanden, archiveren na einde project. Dit is governance, geen “opschoonactie”.

Wat SharePoint “echt kan”

Centrale kennis & communicatie (intranet)

SharePoint is sterk als communicatie- en kennisplatform: nieuws, procedures, FAQ’s, onboarding, afdelingspagina’s, op één plek waar mensen wél heen gaan als het relevant is. Dat is precies de gedachte achter een SharePoint-intranet: productiviteit omhoog, informatie toegankelijker, minder ruis.

Slim samenwerken met één bron

De echte winst zit in “één bron”: projectdocumenten, besluiten, templates en klantinformatie op de plek waar het team werkt—met heldere toegang en versiegeschiedenis. (Niet omdat versiebeheer “leuk” is, maar omdat het fouten voorkomt.)

Informatie vindbaar via metadata & search

Je hoeft niet alles om te gooien naar een ingewikkelde taxonomie. Vaak is een lichte set metadata (bijv. klant, proces, vertrouwelijkheid) al genoeg om views te maken die aansluiten op hoe mensen zoeken. Het doel is simpel: vind het in seconden, niet in kwartieren.

Governance met Microsoft 365: Entra ID, Purview

Je hoeft geen security-architect te worden om de basis te snappen:

  • Microsoft Entra ID (Conditional Access) is je “toegangspoort”: je kunt voorwaarden stellen zoals MFA, compliant device, locatie of risiconiveau voordat iemand bij SharePoint/Teams kan.

  • Microsoft Purview helpt je content te classificeren en lifecycle te regelen:

    • Sensitivity labels (classificatie) kun je gebruiken voor SharePoint/OneDrive-bestanden (ook voor Office/PDF) zodat content herkenbaar en beter te beveiligen is.

    • Retention (bewaren/verwijderen) kun je instellen voor SharePoint en OneDrive, zodat je bewaartermijnen niet afhankelijk zijn van handwerk.

(Je kunt daarnaast verder gaan met Microsoft Defender for Cloud Apps voor zicht en controle op clouddeling, maar dat valt buiten deze awareness-scope.)

SharePoint templates

De SharePoint Reality Check

Gebruik deze 5 vragen om snel te bepalen waar je grootste risico zit—zonder tooldiscussie:

  1. Weet je wie eigenaar is van elke Team/SharePoint-site (rechten, structuur, opschoning)?

  2. Worden documenten meestal gedeeld via links (goed), maar is ook duidelijk wie toegang heeft en hoe lang?

  3. Kunnen medewerkers belangrijke documenten vinden via search binnen 30 seconden?

  4. Is er een basisafspraak over waar je wat opslaat (persoonlijk in OneDrive, team in SharePoint) zodat kennis niet verdwijnt?

  5. Heb je een minimale set regels voor bewaren en verwijderen (retentie) voor bijvoorbeeld HR, contracten en klantdossiers?

Als je op 3+ vragen “nee” antwoordt, dan zit je niet in een “SharePoint-probleem”, maar in een governance- en adoptieprobleem—en dat is oplosbaar.

3 stappen naar grip

Stap 1 – Kies “bron van waarheid” per informatiecategorie

Maak een lijst van 8–12 categorieën (beleid, HR, finance, sales, klantprojecten, templates, etc.).
Per categorie bepaal je:

  • primaire locatie (SharePoint-site / bibliotheek)

  • eigenaar (functie, niet persoon)

  • deelwijze (link i.p.v. kopie)

Stap 2 – Maak spelregels simpel én afdwingbaar

Denk aan: naamgeving, metadata (2–4 verplichte velden waar nodig), en standaard permissiegroepen.
Voor security: combineer identity (Entra ID) met beleid op devices (Intune) wanneer relevant—Intune helpt bij endpoint management en compliance (denk: toegang beperken vanaf onbeheerde apparaten).

Stap 3 – Meet, onderhoud en automatiseer lifecycle

Plan elke 6 maanden een “information review”:

  • welke Teams/sites zijn inactief?

  • welke eigenaren ontbreken?

  • waar zitten uitzonderingsrechten?

  • welke bibliotheken groeien ongecontroleerd?

Maak een lijst van 8–12 categorieën (beleid, HR, finance, sales, klantprojecten, templates, etc.).
Per categorie bepaal je:

  • primaire locatie (SharePoint-site / bibliotheek)

  • eigenaar (functie, niet persoon)

  • deelwijze (link i.p.v. kopie)

Stap 2 – Maak spelregels simpel én afdwingbaar

Denk aan: naamgeving, metadata (2–4 verplichte velden waar nodig), en standaard permissiegroepen.
Voor security: combineer identity (Entra ID) met beleid op devices (Intune) wanneer relevant—Intune helpt bij endpoint management en compliance (denk: toegang beperken vanaf onbeheerde apparaten).

Stap 3 – Meet, onderhoud en automatiseer lifecycle

Plan elke 6 maanden een “information review”:

  • welke Teams/sites zijn inactief?

  • welke eigenaren ontbreken?

  • waar zitten uitzonderingsrechten?

  • welke bibliotheken groeien ongecontroleerd?

quooker-succesverhaal-01

Praktijkvoorbeeld: Hoe Quooker wereldwijd verbonden raakte met één SharePoint-omgeving

Een herkenbaar patroon bij groei: landen/teams ontwikkelen eigen manieren van opslaan en samenwerken. In de Quooker-casus werd gekozen voor één centrale SharePoint-omgeving als digitale werkplek, met nadruk op vindbaarheid, samenwerking en adoptie, zodat medewerkers wereldwijd sneller bij de juiste informatie konden en versie-verwarring afnam.

De les hier is niet “iedereen moet hetzelfde werken”, maar: maak het makkelijk om het goede te doen (standaarden, duidelijke plekken, begeleiding).

Klaar voor de stap van ‘tool’ naar ‘platform’?

De vraag is niet of SharePoint “goed genoeg” is. De vraag is of je het inzet als losse opslagplek of als het fundament dat het al is binnen Microsoft 365. Als je grip wilt op risico’s, begin dan klein: ownership, delen, vindbaarheid, lifecycle.

Wil je inspiratie hoe je SharePoint als communicatie- en kennisplatform kunt neerzetten? Lees dan verder over SharePoint Intranet en hoe dat helpt om informatie toegankelijk en actueel te houden.
En als je worstelt met waar je wat opslaat (Teams, OneDrive, SharePoint) en welke spelregels daarbij horen: kijk naar het Cloud Based File Sharing-framework.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het correct inrichten van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001