SharePoint Implementatie

INTRANET OP MAAT

SharePoint

Implementatie

Bij het inrichten van een SharePoint-omgeving komt veel kijken. Er is veel waar u rekening mee moet houden. Per organisatie, afdeling, regio en vestiging verschilt vaak de manier waarop je SharePoint inricht en hoe je er gebruik van maakt. Mag iedere werknemer zomaar toegang hebben tot elk bestand? Welke bestanden sla je waar op? Hoe zorg je dat bestanden vindbaar blijven tussen duizenden andere documenten? En hoe breng je deze keuzes over aan uw medewerkers?

OfficeGrip kan u hierbij ondersteunen. Wij maken gebruik van een gestandardiseerde implementatie waarin we u stap-voor-stap meenemen door de verschillende fases van de inrichting en uw medewerkers continue op de hoogte blijven houden van de planning en de te nemen stappen.

samen doelen stellen

Inventarisatie fase

inventarisatie formulier

Hoe ziet uw organisatie eruit

Voordat we een nieuwe SharePoint-omgeving kunnen ontwerpen is het belangrijk om te weten hoe uw organisatie er nu uitziet. Uit welke afdelingen bestaat uw organisatie bijvoorbeeld. En wat voor informatie wordt er gedeeld onderling. Daarom vragen wij u aan het begin van het traject een inventarisatie formulier in te vullen. De resultaten van het Inventarisatie Formulier vormen de basis van het Functioneel Design en de daaropvolgende implementatie.

sharepoint-digital-readiness-assessment-1

digital readiness assesment

Wat heeft uw organisatie nodig

We willen niet alleen weten hoe uw organisatie er nu uit ziet. Aan de hand van een digitale enquête, een zogenaamde Digital Readiness Assessment, wordt er vastgesteld wat de wensen en behoeften zijn van uw medewerkers. Hierdoor leren we uw organisatie en haar medewerkers goed kennen.

sharepoint lookbook

Uw nieuwe omgeving = uw smaak en stijl

Het SharePoint Lookbook wordt door de Productivity Consultant doorgenomen met de klant-contactpersoon. Dit lookbook met voorbeelden van SharePoint-ontwerpen dient ter inspiratie om zo de inrichting van de ‘Intranet site’ te vergemakkelijken en van extra functionaliteiten te voorzien.

Functioneel design

Al uw wensen in één ontwerp

Op basis van de input uit het inventarisatie formulier, het Digital Readiness Assessment en het SharePoint lookbook stelt onze Productivity Consultant een Functioneel Design op. Het Functioneel Design wordt ‘op papier’ uitgewerkt. Op deze manier hoeft de externe projectgroep niet vanaf nul te bedenken hoe de SharePoint en Teams omgeving er uit komt te zien.

samen afspraken maken

Continue communiceren

Een SharePoint traject bestaat bij OfficeGrip uit meer dan alleen een intranet omgeving inrichten.Het is niet alleen belangrijk om dingen volgens afspraak uit te voeren, maar ook om uit te leggen wat we doen, wanneer we het doen en waarom. Gedurende het hele traject staan we in nauw contact met de klant en maken we samen afspraken, geven updates over de genomen stappen en evalueren de resultaten na elke fase. Hierdoor komen we samen tot het gewenste resultaat; een op maat gemaakte SharePoint omgeving die voldoet aan de wensen en behoeften van de klant.

Pre-kickoff
Samenstellen projectgroep

Samen met onze productivity consultant stelt u een projectgroep samen welke bestaat uit een select aantal medewerkers afkomstig vanuit elke afdeling. Deze projectleden worden interne ambassadeurs van het eindproduct en zullen gedurende het gehele traject in contact staan met onze consultants.

Pre-kickoff
Na inventarisatie
Value discovery sessie

Deze sessie start met een kennismakingsronde tussen het projectteam en de productivity consultant. De afspraken die gemaakt zijn tijdens de pre-kickoff meeting worden besproken samen met de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten van de inventarisatie fase,

Na inventarisatie
Tijdens implementatie
ONLINE Workshop

Tijdens een online workshop via Microsoft Teams wordt er met de projectgroep gekeken naar de SharePoint-omgeving tot nu toe en de zogenaamde rechtenstructuur en metadata. Verschillende afdelingen hebben verschillende rechten. Zo zal de afdeling administratie toegang hebben tot bepaalde bestanden die afgeschermd zijn voor andere afdelingen.

Tijdens implementatie
Bij livegang
Ready to start training

De 'Ready to start training' wordt gegeven na oplevering van de nieuwe werkomgeving. Dit moment is het startschot voor het werken in het nieuwe systeem. Deze training is voor de meeste gebruikers een eerste kennismaking met SharePoint, en soms zelfs met Microsoft 365 in het algemeen. Het doel van de training is om gebruikers wegwijs de maken in het nieuwe systeem en om de basisprincipes van het werken in de cloud bij te brengen.

Bij livegang

van ontwerp naar omgeving

Implementatie fase

Aan de hand het Functioneel Design wordt de omgeving gebouwd in de Live omgeving van de klant. Op deze manier kunnen de leden van de projectgroep gemakkelijker een beeld vormen hoe SharePoint voor hun organisatie gaat werken. Tijdens de implementatie vindt er ook een inspiratiesessie plaats waarde projectleden voor het eerst kennis met Office 365 kunnen maken en de mogelijkheden binnen de nieuwe werkomgeving.

sharepoint-implementatie-inrichting-1

Site structuur

Rechten structuur

Metadata

Keuze menu's

sharepoint-implementatie-inrichting-1

Hub site

Communicatie site

Nieuws site

Smoelenboek

Livegang nieuwe sharepoint omgeving

Opleverings fase

Na de implementatiefase is het dan zover. Uw nieuwe intranet is klaar voor gebruik. De oplevering gebeurt in 2 fases; allereerst zal de projectgroep de omgeving begeleid testen, voordat alle medewerkers binnen uw organisatie gebruik gaan maken van de nieuwe omgeving. Deze livegang gaat gepaard met een verplichte ready to start training. Deze training is het startschot van het werken in de nieuwe omgeving.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van
SharePoint binnen uw organisatie?

Neem vandaag nog contact op met één van onze consultants en stap over op het mobiele en intelligente intranet.

Laat een bericht achter



Ja, ik heb de privacy policy gelezen en ga akkoord


Of bereik ons via de onderstaande gegevens:

Bel ons: 0884747444

Email ons: info@officegrip.nl