Microsoft heeft updates gedaan voor de Agenda in Outlook voor Windows om u te helpen uw meest waardevolle hulpmiddel, uw tijd, effectief te beheren. Ze hebben verbeteringen aangebracht, zodat u vergaderingen sneller en eenvoudiger kunt plannen en uw ervaring beter kunt personaliseren.

Het maken van een nieuwe vergadering is nu nog eenvoudiger

Vergaderformulier

In het vergaderformulier kunt u nu Vereiste of Optionele deelnemers kiezen; u hoeft niet langer over te schakelen naar de Scheduling Assistant of het adresboek te openen, dus het is sneller en makkelijker om een uitnodiging voor de vergadering te maken. Voormalig en nieuw vergaderformulier met afzonderlijke verplichte en optionele velden

Planningsassistent

Bij het plannen van vergaderingen hebben we het gemakkelijker voor u gemaakt om deelnemers toe te voegen. Op het tabblad Planningsassistent in Outlook stelt Microsoft wanneer u een naam typt automatisch namen voor van de personen waarmee u vaak werkt om uit te nodigen voor de vergadering. Dit maakt het sneller en eenvoudiger om deelnemers uit te nodigen, dus u besteedt uw tijd niet aan het zoeken naar namen. Begin met het typen van de naam van een persoon en je ziet een lijst met mensen die je snel kunt selecteren. Planningsassistent-tabblad met voorgestelde deelnemers We hebben de lijst Alle aanwezigen ook aangepast. U kunt de breedte uitbreiden of inkrimpen om meer of minder van de deelnemerslijst en planningsopties te zien. Planningsassistent met uitgebreide deelnemerlijst

Ruimte zoeker

Het boeken van vergaderruimten, vooral op meerdere locaties, kan ingewikkeld zijn. De mogelijkheid is verbeterd om meerdere kamers op verschillende locaties in Ruimte zoeker te reserveren. Een teamvergadering tussen meerdere co-locaties kan bijvoorbeeld vergaderzalen uit verschillende steden zijn. Met Ruimte zoeker kunt u nu vergaderruimten uit meer dan één kamerlijst reserveren. Met deze verbeteringen blijft elke beschikbare kamer die u selecteert in de kamerlijst in het veld Locatie, zodat u zoveel kamers kunt toevoegen als u nodig hebt bij het plannen van uw vergadering. Op deze manier kunt u efficiënt één vergadering maken en één uitnodiging naar verschillende locaties sturen. Voeg meerdere kamers toe in verschillende kamerlijsten

Standaard duur

Heeft u ooit vergaderingen achter elkaar zonder tijd tussenin, of weet u dat u slechts 20 minuten tijd nodig heeft voor iemand, maar 30 minuten geblokkeerd op de kalender? Outlook heeft een optie in de kalender geïntroduceerd om de standaardduur voor nieuwe afspraken en vergaderingen te wijzigen. U kunt buffertijd tussen vergaderingen inbouwen en u en uw collega’s tijd besparen. Door afspraken zo vroeg mogelijk te beëindigen, kunt u vergaderingen vermijden die starten zodra de vorige eindigt. Deze optie kan door u worden ingesteld of op bedrijfsniveau door het groespbeleid dat door uw beheerder is ingesteld. Vergaderingen die u al in uw agenda heeft, veranderen niet als u deze instelling bijwerkt. Dit stimuleert een cultuur van kortere, productievere discussies om iedereen op tijd bij hun vergaderingen te krijgen en de geplande tijd verstandig te gebruiken. Optie om de standaardduur in te stellen om vergaderingen vroegtijdig te beëindigen

Tijdzones

Het werken in verschillende tijdzones kan verwarrend zijn. Er zijn wijzigingen aangebracht om ervoor te zorgen dat wanneer u een vergadering voor de hele dag of meerdere dagen plant, uw deelnemers de vergadering nu op de dag en de maand van hun lokale tijd zullen zien in plaats van de uwe. Bovendien is de optie toegevoegd om snel drie tijdzones op het agenda-canvas in één oogopslag te bekijken. Voeg maximaal 3 tijdzones toe