Verkoopmedewerkers veiliger digitaal laten samenwerken

Snel informatie delen is belangrijk voor een goede afstemming, de retail is daarin niet anders dan andere bedrijfstakken. De laatste jaren zien we een explosie van digitale tools om sneller met elkaar te communiceren, bestanden, foto’s en video’s te delen. Dat kan gevaarlijke toestanden opleveren. 

In hoeveel Whatsapp-groepjes zit jij op dit moment? Herinner jij je nog de laatste brief die je postte of de laatst verstuurde fax? Bel je eigenlijk nog wel eens met een telefoon? Hoe vaak gebruik je jouw smartphone, per uur? De laatste twintig jaar zijn we best wel anders gaan communiceren thuis en op het werk. In alle branches zijn e-mail, chat en digitale agenda’s op smartphones gemeengoed geworden. We moeten er niet aan denken om zonder te zitten. De retail is alleen vergeten het winkelpersoneel mee te laten profiteren van deze digitale revolutie.

Wildgroei van apps

Gemak dient de mens en daarom zoeken we continu manieren waarop we ons leven gemakkelijker kunnen maken. Je neemt liever de fiets naar werk, dan dat je loopt. Krijg je geen fiets van de zaak dan schaf je die zelf aan. Zo werkt dat ook met communicatietools. Daardoor is een ware wildgroei ontstaan van Whatsapp-groepjes in de retail. Buiten het zicht van de IT-dienst wordt er wat afgechat en gedeeld.

Whatsapp is een potentieel datalek

Deze zogenoemde schaduw-IT is een potentieel datalek voor je organisatie. Wie beheert de groepjes en zorgt bij uitdiensttreding dat de ex-medewerker ook uit de bedrijfsapp wordt gezet? Niemand. Dat kan een datalek opleveren met vervelende gevolgen. Je zou kunnen proberen het zakelijk gebruik van Whatsapp te verbieden. Maar hoe ga je dit controleren? Je kunt veel beter een alternatief aanbieden dat net zo gemakkelijk werkt en tegelijk veiligheid en controle biedt.

Betere tools zijn voorhanden

Er is tegenwoordig een alternatief wat veel meer communicatiemogelijkheden biedt dan Whatsapp, en het werkt net zo gemakkelijk. In plaats van een telefoonnummer identificeren je collega’s zich met een e-mailadres van de zaak. Met Microsoft 365 voor Firstline Workers gaat daarna een wereld open aan handige tools: digitale roosters, planningen en natuurlijk chat, e-mail en nog veel meer. Het werkt ook nog op elke gangbare smartphone, maar dan wel goed beveiligd.

Smartphone gestolen? Geen probleem!

Raakt een collega zijn mobieltje kwijt? Dan kun je op afstand de bedrijfsgegevens wissen. Neemt een collega afscheid van je winkel? Met een paar kliks is hij of zij afgesloten van het hele communicatieplatform. Nu hoeven je collega’s niet meer te appen met tools waarvan de gebruikersvoorwaarden niet stroken met de bedrijfsregels. Het maakt ook meteen een einde aan beruchte andere gevaren.

Een gewaarschuwde retailer telt voor twee

Jij klik natuurlijk wel altijd die phishingmails weg. 1 op 8 winkeliers trapt helaas wel in die interessante mailtjes met aparte links. Dat is ook niet zo gek want de meeste verkoopleiders en vestigingsmanagers zijn zich niet zo bewust van het gevaar van kwaadaardige e-mails. Gelukkig kijkt het communicatieplatform van Microsoft even alle mailtjes door voordat ze in de inbox terechtkomen. Berichten die enigszins verdacht zijn krijgen een waarschuwing mee zodat je collega’s niet meer zo snel de fout in gaan. Dankzij al deze maatregelen kun je vertrouwd digitaal samenwerken, maar dan wel goed beveiligd.

Office Grip helpt de productiviteit van jouw winkelpersoneel vooruit zonder onnodige ICT-uitgaven. ICT is geen doel, maar een hulpmiddel voor je bedrijfsprocessen en je productiviteit. Benieuwd wat we voor je kunnen doen? Neem dan contact met ons op.