OfficeGrip_logo

Waarom een Microsoft 365 back-up belangrijk is

Een kopie van de Microsoft 365 gegevens

Met Microsoft 365 halen organisaties een platform in huis om veilig en productief te werken. Een Microsoft 365 omgeving beschermd op verschillende manieren de gegevens binnen de organisatie. Deze gegevens blijven alleen wel allemaal binnen de Microsoft 365 omgeving staan. Voor organisaties is het wenselijk om een extra back-up van Microsoft 365 te hebben. Dit geeft een extra beschermingslaag aan uw organisatie, omdat een extra back-up buiten de Microsoft 365 omgeving plaatsvindt. Wij kijken hier naar de back-up mogelijkheden die voor Microsoft 365 beschikbaar zijn.

Inhoudsopgave

Waarom kiezen voor een Microsoft 365 back-up

Microsoft 365 biedt verschillende mogelijkheden om gegevens op een veilige manier te bewaren. Zo is versiebeheer een mogelijkheid om een voorgaande versie van een document te herstellen. Met dataretentie kunnen gegevens worden bewaard voor een specifieke periode, maar dit zijn geen echte back-up oplossingen.

Een Microsoft 365 back-up maakt het mogelijk om een complete kopie van de omgeving te maken. Dit verschilt wezenlijk met de mogelijkheden in Microsoft 365 zelf. Microsoft 365 biedt verschillende herstelmogelijkheden voor gegevens, maar deze zijn maar een beperkte tijd beschikbaar. Op het moment dat jij data moet herstellen van 4 maanden geleden, bestaat de kans dat dit niet meer mogelijk is in Microsoft 365. Een back-up van de Microsoft 365 omgeving kan dit probleem voorkomen, omdat deze een complete kopie maakt van jouw omgeving. Data die per ongeluk wordt verwijderd kan via een back-up worden teruggehaald.

Waarom een Microsoft 365 back-up noodzakelijk kan zijn

Een Microsoft 365 omgeving bewaart gegevens op verschillende manieren. Versiegeschiedenis behoudt data voor een bepaalde periode, maar verwijdert deze “kopie” na een bepaalde tijd. Dit is dus een prima optie om op korte termijn gegevens terug te halen, maar op lange termijn is dit geen praktische oplossing. Het nadeel van alle oplossingen binnen Microsoft 365 zelf, is dat de back-up specifiek binnen de Microsoft 365 omgeving staat. De kans is klein dat daar wat mee gebeurt, maar een externe back-up kan voor jouw bedrijf noodzakelijk zijn.

Microsoft 365 back-up oplossing

Voldoen aan de wetgeving en ISO certificeringen

Organisaties moeten aan bepaalde wetgeving voldoen met betrekking tot data. Voor ISO certificeringen kan het van belang zijn om data op een veilige manier op te slaan en toegankelijk te houden. Door een Microsoft 365 back-up oplossing blijft data beschikbaar voor jouw aangegeven periode. Sommige branches moeten bijvoorbeeld bepaalde data voor 7 jaar beschikbaar houden. Door gebruik te maken van een externe back-up oplossing loop je als organisatie minder risico om hier niet aan te voldoen.

Hoe creëer je een back-up van Microsoft 365

Als eerst is het belangrijk om verschillende instellingen in Microsoft 365 toe te passen. Denk dan aan retentielabels, bewaarbeleid en versiegeschiedenis. Dit zijn geen daadwerkelijke back-ups, maar kunnen in het geval van nood gegevens snel en eenvoudig in originele staat herstellen. Door de juiste instellingen toe te passen bescherm je gegevens binnen jouw organisatie dus al.

Een echte back-up vindt plaats op basis van de 3-2-1 regel. Dit betekent dat je gegevens op 3 plekken moet hebben, 2 verschillende apparaten en 1 daarvan op een externe locatie. Door gebruik te maken van de 3-2-1 regel zorg je ervoor dat data optimaal beschikbaar blijft binnen jouw organisatie. Microsoft 365 maakt dus wel een aantal kopieën van gegevens, maar dit zijn geen daadwerkelijke back-ups. Met een externe back-up oplossing voldoe je met Microsoft 365 aan de 3-2-1 regel, omdat de gegevens op 3 verschillende plekken staan. Daarom is het voor organisaties belangrijk om te kijken naar een externe back-up oplossing van Microsoft 365.

Een externe back-up van Microsoft 365 creëren

Microsoft 365 biedt zelf niet de mogelijkheid aan om een externe back-up te maken van de omgeving. Dit betekent dat een externe back-up van Microsoft 365 altijd wordt gemaakt door een externe leverancier. Op deze manier voldoe je als organisatie ook direct aan de 3-2-1 regel voor het maken van back-ups. Een back-up van jouw Microsoft 365 omgeving zorgt ervoor dat gegevens veilig worden bewaard. Dit kan noodzakelijk zijn om aan wetgeving te voldoen of bepaalde certificeringen.

Het kiezen van een leverancier is enorm belangrijk, omdat de data op een veilige plek moet worden opgeslagen. Wij werken daarom samen met een externe leverancier die aan verschillende eisen voldoet. Zo wordt de Microsoft 365 back-up data opgeslagen in Duitsland, waardoor het onder de Europese databescherming valt. Verder voldoet onze leverancier aan verschillende ISO certificeringen en houdt spam, malware en ransomware tegen.  

Microsoft 365 back-up gegevens

Een Microsoft 365 back-up beschermt gegevens

Met een Microsoft 365 back-up oplossing zorg je ervoor dat gegevens altijd veilig worden bewaard. Deze back-up kan in het geval van nood worden teruggezet, waardoor een organisatie snel weer beschikking heeft tot de benodigde data. De back-up mogelijkheden die wij aanbieden controleert ook op kwaadaardige software. Op deze manier wordt het mogelijk om data op een veilige manier terug te zetten. Een back-up wordt op basis van de volgende periodes gemaakt:

  • 3x dagelijkse back-ups welke worden bewaard voor een periode van 30 dagen
  • Dagelijkse back-ups worden bewaard na een periode van 30 dagen
  • Wekelijkse back-ups worden bewaard na een periode van 90 dagen
  • Maandelijkse back-ups worden bewaard voor een jaar (of onbeperkt of een andere gedefinieerde periode in het geval wanneer ‘Infinite Retention’ wordt afgenomen)


Het is mogelijk om data ongelimiteerd beschikbaar te houden, waardoor het makkelijker wordt om aan wetgeving te voldoen. Deze mogelijkheden verbeteren de bedrijfscontinuïteit en helpen om gegevens optimaal te beschermen.

Conclusie

Een Microsoft 365 back-up is dus essentieel voor organisaties die data veilig moeten bewaren. Door de 3-2-1 regel wordt data optimaal beschermd en wordt de beschikbaarheid verhoogd. Het is voor organisaties belangrijk om meerdere kopieën te hebben van gegevens, omdat dit dataverlies kan voorkomen. Voor organisaties kan het wettelijk verplicht zijn om bijvoorbeeld 7 jaar beschikking te hebben over bepaalde gegevens. Door een Microsoft 365 back-up te maken op een externe locatie verhoog je de dataveiligheid. Voor meer informatie over onze Microsoft 365 back-up kun je hier kijken.

Microsoft 365 voor admins

Meer informatie over Microsoft 365?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

Microsoft 365 voor admins

Microsoft 365 voor admins

Meer lezen

copilot-prompting
Copilot

Microsoft 365 Copilot – de kunst en wetenschap van prompting

Prompting is hoe je Microsoft 365 Copilot vraagt om iets voor je te doen – zoals creëren, samenvatten, bewerken of transformeren. Denk bij prompting aan een gesprek voeren, waarbij je eenvoudige maar duidelijke taal gebruikt en context biedt, zoals je dat ook zou doen met een assistent. Er zijn veel soorten prompts die je kunt gebruiken, afhankelijk van de taak die je gedaan wilt hebben.

Lees meer...
copilot-studio
Copilot

Microsoft Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio is een end-to-end AI-platform voor gesprekken waarmee u copilots kunt maken en aanpassen met behulp van natuurlijke taal of een grafische interface. Met Copilot Studio kunt u eenvoudig copilots ontwerpen, testen en publiceren die aansluiten op uw specifieke behoeften voor interne of externe scenario’s in uw branche, afdeling of rol.

Lees meer...
microsoft-archive
Eindgebruiker

Beheer uw verouderde gegevens met Microsoft 365 Archive

Vaak is het voor organisaties belangrijk om inactieve of verouderde gegevens gedurende langere tijd te bewaren voor toekomstig gebruik. Met Microsoft 365 Archive kunnen deze inactieve gegevens worden verplaatst naar een “koude opslaglaag” (archief) binnen SharePoint.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!