Met Shadow IT maken medewerkers van een organisatie gebruik van hun eigen IT-oplossingen. Dit zijn dus applicaties die niet door de organisatie zijn goedgekeurd. Shadow IT brengt een aantal gevaren met zich mee. Denk dan aan het beheren van privacygevoelige gegevens en het veilig opslaan van data in een organisatie. Bij Shadow IT heeft een organisatie dus geen controle over alle beschikbare gegevens, waardoor er op termijn verschillende soorten problemen ontstaan.
Shadow IT ontstaat vaak geleidelijk in een organisatie. Dit komt omdat er vanuit het personeel de behoefte is om op een efficiëntere en makkelijkere manier te werken. Als organisatie is het daarom ook belangrijk om het personeel te voorzien van de juiste werkmaterialen. Vaak wordt er dan alleen gedacht aan de hardware kant van een organisatie, maar de software kant is net zo belangrijk.
Bij Shadow IT kan je denken aan een persoonlijke Dropbox, WeTransfer, Google Docs, Slack en nog veel meer applicaties. Deze applicaties worden dan bijvoorbeeld door het personeel gebruikt, zonder dat de IT-afdeling het weet. Het personeel kiest ervoor om Shadow IT te gebruiken, omdat er in de organisatie geen alternatief beschikbaar is. Daarnaast hebben werknemers soms het gevoel dat de IT-afdeling het te druk heeft. Werknemers gaan daarom op zoek naar oplossingen die ze zelf snel en gemakkelijk kunnen gebruiken. Een document wat niet via e-mail kan worden verzonden, wordt misschien met WeTransfer verzonden. Dit is uiteraard geen veilige manier voor het versturen van gegevens, maar laat wel zien dat er een behoefte is om deze problemen op te lossen.
Het grootste probleem van Shadow IT is dat er vanuit de organisatie geen controle meer is op de gegevens. Werknemers kunnen gevoelige gegevens opslaan en delen op een onveilige manier, waardoor er datalekken kunnen ontstaan. Dit is uiteraard iets wat je als bedrijf wilt voorkomen, en al helemaal als je met privacygevoelige gegevens werkt.
Shadow IT wordt vaak gebruikt vanwege een behoefte om efficiënter te werken. Het is dus niet zo dat direct alle Shadow IT applicaties een negatieve impact hebben op de organisatie. Waar je wel op moet letten is de veiligheid en de geschiktheid van de applicaties die er worden gebruikt. Het mag vanzelfsprekend zijn dat een applicatie zoals WeTransfer niet geschikt is om privacygevoelige gegevens te delen.
Een bijkomend nadeel van Shadow IT is dat het vaak ook duurder is. De oplossingen die gebruikt worden kunnen verborgen kosten met zich meebrengen waar de IT-afdeling niet van op de hoogte is. Een ander nadeel is dat het vaak niet goed aansluit bij een organisatie. Ieder bedrijf werkt op een andere manier, waardoor er regelmatig aanpassingen nodig zijn aan de IT-omgeving. Het is belangrijk om dit goed te pijlen in een organisatie, omdat er anders alsnog gebruik wordt gemaakt van Shadow IT oplossingen. Bij OfficeGrip noemen wij dit het adoptie en change management traject. In zo’n traject wordt de complete organisatie in kaart gebracht en wordt het personeel getraind om een nieuwe omgeving te gebruiken. Dit is een belangrijk traject, omdat je hier alle problemen waar het personeel tegenaan loopt ontdekt. Hoe onze adoptie en change management trajecten eruit zien voor Microsoft 365 kun je hier bekijken.
Shadow IT wordt dus gebruikt om efficiënter en beter te kunnen werken. Wij zijn zelf Microsoft Gold partner en maken dus gebruik van Microsoft 365. Met Microsoft 365 kun je dus een groot gedeelte van de gebruikte Shadow IT oplossen. Zo zijn er verschillende instellingsmogelijkheden, waardoor je als organisatie optimale controle houdt over de gebruikte IT-middelen.
Met Microsoft 365 creëer je eigenlijk een moderne werkomgeving. Deze omgeving is erop gericht om bedrijven zo efficiënt mogelijk te laten werken vanaf elke locatie. Met bijvoorbeeld een SharePoint omgeving heeft de organisatie één centrale plek om alle gegevens te delen met elkaar. Dit maakt het een stuk overzichtelijker en vermindert het e-mail verkeer in de organisatie. Microsoft Teams kan het ook gemakkelijker maken om samen te werken en veilig gegevens te delen met je team. De verschillende Office apps zoals Microsoft Word, Excel, PowerPoint en Outlook zijn vaak al bekend bij gebruikers, waardoor deze snel aan de slag kunnen. Zo zijn er nog veel meer mogelijkheden met een Microsoft 365 omgeving, waardoor het gebruiken van Shadow IT apps niet meer nodig is.
Het wordt dus in Microsoft 365 mogelijk om verschillende beleidsinstellingen toe te passen, waardoor je als organisatie controle kan behouden. Het is dus belangrijk om zo’n omgeving goed te implementeren. Doe je dit niet? Dan heb je dus kans dat er opnieuw gebruik gemaakt gaat worden van Shadow IT. Het creëren van een moderne werkplek heeft nog wel meer voordelen. Deze kun je allemaal vinden in ons eBook.
Het gebruiken van Shadow IT kan dus voor een aantal problemen zorgen. Denk dan aan verschillende veiligheidsrisico’s, hogere kosten en inefficiëntere manieren van werken. Het is dus belangrijk om dit zo snel mogelijk op te lossen. Ben je benieuwd hoe deze problemen in jouw organisatie opgelost kunnen worden? Neem dan contact op met een van onze adviseurs of download gratis ons eBook over de moderne werkplek hieronder:
Ontdek hoe je de meest voorkomende SharePoint-ergernissen voorkomt. Van vindbaarheid en gebruiksgemak tot adoptie en security: maak SharePoint een tool die collega’s wél waarderen.
Ontdek de verborgen functies van SharePoint die je werkdag makkelijker maken. Van slimme metadata en versiebeheer tot automatische workflows en intranet. Haal meer uit je Microsoft 365-omgeving.
Surveys Agent is de nieuwste AI-functionaliteit binnen Microsoft 365 Copilot. Ontdek hoe deze slimme assistent je helpt om snel en effectief enquêtes te ontwerpen, te versturen en te analyseren zonder gedoe of extra tools.
ADRES
Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel
CUSTOMER CARE
LINKS
