OfficeGrip_logo

Een moderne werkplek

Werken vanaf elke locatie

Een moderne werkplek maakt het voor werknemers mogelijk om op een veilige en productieve manier te werken. We zien dat steeds meer organisaties het mogelijk maken om hybride te werken. Dit betekent dat wij gedeeltelijk vanuit kantoor en gedeeltelijk vanuit huis kunnen werken. Het is belangrijk om werknemers de juiste middelen te geven om zo succesvol mogelijk hybride te werken. Met een moderne werkplek zorg je ervoor dat werknemers verbonden blijven, veiliger werken en vanaf elke locatie toegang hebben tot gegevens. Wat een moderne werkplek is en hoe het werkt lees je hier.

Inhoudsopgave

Wat is een moderne werkplek

Wat is nu precies een moderne werkplek? In de basis maakt een moderne werkplek het mogelijk om locatie onafhankelijk jouw werk te kunnen doen. Het geeft werknemers de mogelijkheid om vanuit de cloud gegevens te kunnen raadplegen van de organisatie. Werknemers verplaatsen zich namelijk steeds vaker, waardoor de toegang tot data goed geregeld moet zijn. Deze data kan op verschillende apparaten komen te staan, wat betekent dat werknemers veilige oplossingen nodig hebben.

Een moderne werkplek heeft als doel het verhogen van de veiligheid en productiviteit. Het veilig opslaan van gegevens is essentieel voor organisaties, omdat klanten vertrouwen dat jouw organisatie goed met data omgaat. Deze data moet veilig worden opgeslagen en extra beschermd tegen kwaadwillende. Verder draait een moderne werkplek om het verhogen van de productiviteit. Werknemers kunnen efficiënter met elkaar samenwerken, omdat zij toegang hebben tot de nieuwste gegevens. De moderne werkplek zorgt ervoor dat alle werknemers gebruik maken van de nieuwste gegevens, waardoor dubbele gegevens verleden tijd zijn.

Hoe worden gegevens opgeslagen in een moderne werkplek

Bij een moderne werkplek worden alle gegevens opgeslagen in een cloud omgeving. Dit is noodzakelijk om op een gemakkelijke manier te kunnen samenwerken met collega’s. Door gegevens op te slaan binnen een cloud omgeving krijgen werknemers altijd toegang tot de laatste gegevens. De cloud zorgt ervoor dat gegevens makkelijk en op een veilige manier kunnen worden gedeeld.

Voorheen maakte veel organisaties gebruik van een VPN-verbinding en een vaste server binnen de organisatie. Dit brengt de onnodige beveiligingsrisico’s met zich mee en is een onderhoud intensieve oplossing. Door gebruik te maken van een vaste server loop je risico’s om bedrijfsgegevens te verliezen. Verder is het lastiger voor werknemers om met elkaar samen te werken, omdat niet de juiste applicaties daarvoor aanwezig zijn. Met een moderne werkplek kun je serverloos werken en werknemers de juiste samenwerkingstools geven.

Wat is een moderne werkplek

Waarom een moderne werkplek gebruiken

Een moderne werkplek helpt om veiliger en productiever te werken. De moderne werkplek wordt met Microsoft 365 gemaakt. Microsoft 365 maakt het mogelijk om de complete ICT-omgeving te beheren vanuit een cloud omgeving. Dit verhoogt de veiligheid, verbetert de productiviteit en maakt het mogelijk om vanaf elke locatie samen te werken. In essentie is dit waar een moderne werkplek voor wordt gemaakt.

Werknemers bevinden zich steeds vaker op verschillende locaties, waardoor data zich mee verplaatst op de apparaten. Het is voor organisaties belangrijk om dit op een veilige manier te laten plaatsvinden, omdat datalekken invloed kunnen hebben op jouw organisatie. Verder moeten werknemers de mogelijkheid hebben om optimaal in contact te blijven met elkaar. Dit gebeurt door verschillende samenwerkingstools, waardoor gegevens veilig en efficiënt met elkaar kunnen worden gedeeld.

Waarom een moderne werkplek met Microsoft 365

De moderne werkplek wordt gemaakt aan de hand van Microsoft 365. Het Microsoft 365 platform maakt het mogelijk om een moderne omgeving neer te zetten voor werknemers. Microsoft 365 biedt onder andere de volgende mogelijkheden:

  • Apparaten beheren vanaf afstand
  • Eén centrale opslaglocatie voor alle data in de organisatie
  • Uitgebreide beveiligingsmogelijkheden voor alle apparatuur
  • Samenwerkingsplatformen voor werknemers
  • Toegang tot gegevens vanaf elke locatie op een veilige manier
  • Optimale beveiliging voor alle bedrijfsgegevens

Microsoft 365 is een flexibel platform, waardoor de inrichting op verschillende manieren kan plaatsvinden. Het is essentieel om goed na te denken over een Microsoft 365 inrichting, omdat dit een impact heeft op de gehele organisatie. Ben je benieuwd hoe zo’n implementatie eruit ziet? Neem dan contact op met een van onze Microsoft 365 experts.

Waarom een moderne werkplek

Waaruit bestaat een moderne werkplek

Een moderne werkplek bestaat uit verschillende onderdelen die allemaal één geheel vormen. Per organisatie kan een moderne werkplek er anders uitzien, omdat de Microsoft 365 omgeving modulair is. Dit betekent dat je alleen betaalt voor de dingen die je gebruikt. In de basis bestaat de moderne werkplek in Microsoft 365 uit de volgende onderdelen:

  • Applicaties om succesvol samen te werken en gegevens te delen
  • Beveiligingsmogelijkheden om de gehele organisatie te beschermen
  • Apparaten beheren en beschermen vanaf afstand

Dit is eigenlijk waar de moderne werkplek om draait. Het helpt werknemers om vanaf verschillende locaties toegang te kunnen krijgen tot bedrijfsgegevens. Dit gebeurt op een veilige manier door de verschillende instellingen. Het toepassen van de juiste beveiligingsmogelijkheden is wel essentieel, omdat het de beschermingslaag is van de organisatie. Denk daarom goed na over de beveiligingsmogelijkheden die je toepast bij een Microsoft 365 omgeving.  

De hardware kant van een moderne werkplek

Een moderne werkplek vereist ook de juiste apparatuur. Om het voor werknemers mogelijk te maken om vanaf elke locatie te werken heb je uiteraard wel een laptop nodig. Voor werknemers die werken vanuit huis heb je extra monitoren, dockingstations, toetsenborden en andere accessoires nodig. Wij gaan hier meer inhoudelijk hebben over de software kant, maar vergeet niet dat je ook de juiste hardware nodig hebt bij een moderne werkplek. De benodigdheden verschillen afhankelijk van de wensen van jouw organisatie.

Applicaties moderne werkplek

Welke applicaties heeft de moderne werkplek

De moderne werkplek met Microsoft 365 bestaat uit een aantal verschillende applicaties. Deze applicaties vervullen allemaal een andere functie en helpen jouw organisatie efficiënter werken. Nu we steeds vaker vanaf verschillende locaties werken, zijn een aantal van deze applicaties onmisbaar geworden voor jouw organisatie. Wij gaan hier naar een aantal van de meest gebruikte applicaties kijken in Microsoft 365.

SharePoint in de moderne werkplek

SharePoint is een van de belangrijkste applicaties binnen Microsoft 365. Met SharePoint creëer je één centrale opslaglocatie voor alle gegevens binnen de organisatie. Het speelt daarmee een centrale rol in de Microsoft 365 inrichting. Het hoofddoel van SharePoint is gebruikers op een snelle en gemakkelijke manier toegang geven tot gegevens.

SharePoint slaat gegevens op een gestructureerde manier op. Het is daarom eigenlijk een document management systeem, wat ervoor zorgt dat gegevens goed opgeslagen worden. Je ziet veelal in organisaties dat alles wordt weggestopt in een oneindige mappenstructuur. Dit is inefficiënt en helpt werknemers niet om productiever te werken. Met een SharePoint omgeving breng je daar een betere structuur in aan, waardoor werknemers sneller de gegevens vinden die zij nodig hebben. Meer over de inrichting van SharePoint kun je hier vinden.

Microsoft Teams in de moderne werkplek

Microsoft Teams is de samenwerkingshub voor de complete organisatie. Het geeft elke afdeling een aparte omgeving om succesvol in samen te werken en gegevens te delen. De Microsoft Teams omgeving bestaat in de basis uit de volgende functionaliteiten:

  • Bellen met collega’s binnen de organisatie
  • Chatten met collega’s en de mogelijkheid om korte berichten te sturen
  • Samenwerken in verschillende hubs
  • Vergaderen vanaf elke locatie, met of zonder video
  • Eventueel bellen met externe personen met de Microsoft Teams Telefonie integratie.

Microsoft Teams zorgt met deze functionaliteiten ervoor dat werknemers optimaal in contact kunnen blijven met elkaar. Het draait dus echt om samenwerken met elkaar, vanaf welke locatie werknemers zich ook bevinden. In een moderne werkplek kan Microsoft Teams niet ontbreken. Collega’s bevinden zich op verschillende locaties, waardoor contactmogelijkheden belangrijk zijn.  

Microsoft Teams

OneDrive in de moderne werkplek

De laatste opslagmogelijkheid is eigenlijk Microsoft OneDrive. SharePoint, Microsoft Teams en OneDrive draaien om het opslaan van gegevens in de cloud. Deze applicaties hebben allemaal wel een andere functie. Microsoft OneDrive is de persoonlijke opslaglocatie van werknemers. In de basis worden deze gegevens niet gedeeld met de organisatie, maar blijven wel beschikbaar voor een werknemer. Dit maakt het handig om een back-up te hebben van gegevens op jouw laptop. OneDrive geeft werknemers vanaf de cloud toegang tot al hun privégegevens. Een aantal makkelijke regels om te bepalen welk platform je gebruikt zijn:

  • SharePoint voor het delen van gegevens met de gehele organisatie
  • Microsoft Teams voor het delen van gegevens met een specifieke afdeling
  • OneDrive voor het opslaan van privégegevens die niet worden gedeeld

In de basis ga je eigenlijk van delen met veel collega’s naar niet delen met collega’s. Het verschil tussen deze platformen kan lastig zijn om te begrijpen, maar in dit artikel helpen wij jou beter op weg. Bij ons adoptie & change management traject begeleiden wij werknemers om de juiste platformen te gebruiken.

Overige belangrijke applicaties

Microsoft 365 maakt in de basis van de bovenstaande applicaties gebruik om gegevens veilig op te slaan en te delen. In een Microsoft 365 omgeving zitten nog meer applicaties die gebruikt worden door werknemers. Deze applicaties zijn veelal bekend voor eindgebruikers. Denk dan aan Outlook, Microsoft Excel, PowerPoint, Word en ga zo maar door. Deze applicaties worden in samenwerking met SharePoint, Microsoft Teams en OneDrive gebruikt. Het voordeel van de moderne werkplek met Microsoft 365, is dat gegevens extra worden beveiligd. Door kunstmatige intelligentie kunnen gevoelige gegevens worden gedetecteerd, voordat deze worden gedeeld. Op basis van het ingestelde beleid kan hier direct actie op worden ondernomen.

Hoe veilig is een moderne werkplek

Een moderne werkplek verhoogt de beveiliging binnen een organisatie enorm. Dit komt doordat de complete organisatie in de Microsoft 365 omgeving terecht komt. Voor organisaties creëert dit inzicht en helpt het om risico’s te bestrijden. De moderne werkplek zit vol met verschillende beveiligingsmogelijkheden die je als organisatie kunt toepassen. Voor een compleet overzicht kun je hier kijken, maar wij gaan hier kort door een aantal mogelijkheden heen.  

Op een veilige manier inloggen

De beveiliging van een moderne werkplek begint bij het inloggen. Traditionele inlogmethodes zijn niet meer veilig genoeg, omdat cybercriminelen steeds geavanceerde phishing methodes gebruiken. Microsoft 365 verifieert op de achtergrond alle aanvragen die gebruikers maken. Op het moment dat er een verhoogd risico plaatsvindt, kan er extra verificatie worden gevraagd. Dit kan op basis van een willekeurig gegenereerde code, waardoor het voor cybercriminelen lastiger wordt om toegang te krijgen. De verschillende toegangsrechten binnen de moderne werkplek beperken ook de toegang tot gegevens, waardoor gebruikers niet zomaar extra gegevens kunnen inzien.

Apparaten optimaal beschermen

De volgende stap in het beveiligen van een moderne werkplek zijn alle apparaten die toegang hebben. Het beveiligen van deze apparaten is essentieel, omdat deze vergaande toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Dit maakt het belangrijk om alle apparaten te voorzien van het juiste beveiligingsbeleid. Denk dan aan het updaten van apparaten en applicaties om beveiligingslekken te dichten. Ook het installeren van applicaties kan op afstand gebeuren en organisaties behouden de controle over de geïnstalleerde applicaties.

Na het inrichten van een goed beveiligingsbeleid is het noodzakelijk om te kijken naar de virusbeveiliging van een apparaat. Ransomware, malware, virussen en andere kwaadaardige software kan grote impact hebben op jouw organisatie. Eén geïnfecteerd apparaat kan enorme schade veroorzaken binnen jouw organisatie. Daarom is het in de moderne werkplek mogelijk om met geavanceerde beveiliging in te grijpen. Apparaten kunnen worden geïsoleerd van de moderne werkplek als deze getroffen zijn. Dit beperkt de impact binnen jouw organisatie en zorgt dat jij direct actie kan ondernemen.

Het trainen van gebruikers

Voorkomen is altijd beter dan genezen. Daarom is het bij een moderne werkplek belangrijk om werknemers op de juiste manier te trainen. Het herkennen van phishing en andere dreigingen kunnen beveiligingsrisico’s voorkomen. In Microsoft 365 worden veel bedreigingen gedetecteerd, maar als organisatie moet je scherp blijven en voorzichtig omgaan met gegevens. Maak daarom ook gebruik van trainingen voor gebruikers om risico’s voor te zijn.

Conclusie

Met een moderne werkplek wordt het mogelijk om veiliger en productiever te werken. Deze moderne werkplekken worden gemaakt met Microsoft 365, waardoor werknemers veiliger en productiever kunnen werken. Het grote voordeel is dat werknemers locatie onafhankelijk kunnen werken. Nu we steeds vaker hybride zijn gaan werken, is een moderne werkplek eigenlijk onmisbaar geworden. Voor meer informatie over de moderne werkplek met Microsoft 365 kun je ons eBook hieronder downloaden:

De voordelen van een moderne werkplek cover

Meer informatie over de moderne werkplek?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

De voordelen van een moderne werkplek

De voordelen van een moderne werkplek cover

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Om spam te voorkomen vragen we u de
    onderstaande code over te typen.

    captcha

    Meer lezen

    Microsoft Viva

    Wat is Viva Engage

    Vanaf deze week is Microsoft Viva Engage, de nieuwste app binnen Microsoft Viva, nu algemeen beschikbaar voor klanten over de hele wereld.

    Lees meer...
    onedrive-15-jaar-nieuwe-functies-1
    OneDrive

    OneDrive bestaat 15 jaar

    Het is deze maand precies 15 jaar geleden dat Microsoft de dienst/app OneDrive lanceerde. In die tijd is OneDrive uitgegroeid tot een marktleider op het gebied van cloud opslag, zowel voor consumenten als zakelijke gebruikers. Dit leek ons het ideale moment om terug te kijken naar het begin van OneDrive en zeker ook naar de toekomst.

    Lees meer...
    Hoe werk je veiliger met jouw organisatie
    Beveiliging

    Hoe werk je veiliger met jouw organisatie

    We zien dat organisaties steeds mobieler beginnen te worden. Dit betekent dat data zich op steeds meer plekken en apparaten bevindt. Het is belangrijk om een goede omgeving hiervoor te creëren, omdat het verspreiden van allerlei data risico’s met zich mee brengt. Daarom moet je als organisatie nadenken over op welke manier je werknemers toegang geeft tot gegevens.

    Lees meer...

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!