Wat is Shadow IT

Deel gegevens op een veiligere manier

Met Shadow IT maken medewerkers van een organisatie gebruik van hun eigen IT-oplossingen. Dit zijn dus applicaties die niet door de organisatie zijn goedgekeurd. Shadow IT brengt een aantal gevaren met zich mee. Denk dan aan het beheren van privacygevoelige gegevens en het veilig opslaan van data in een organisatie. Bij Shadow IT heeft een organisatie dus geen controle over alle beschikbare gegevens, waardoor er op termijn verschillende soorten problemen ontstaan.

Hoe ontstaat Shadow IT

Shadow IT ontstaat vaak geleidelijk in een organisatie. Dit komt omdat er vanuit het personeel de behoefte is om op een efficiëntere en makkelijkere manier te werken. Als organisatie is het daarom ook belangrijk om het personeel te voorzien van de juiste werkmaterialen. Vaak wordt er dan alleen gedacht aan de hardware kant van een organisatie, maar de software kant is net zo belangrijk.

Bij Shadow IT kan je denken aan een persoonlijke Dropbox, WeTransfer, Google Docs, Slack en nog veel meer applicaties. Deze applicaties worden dan bijvoorbeeld door het personeel gebruikt, zonder dat de IT-afdeling het weet. Het personeel kiest ervoor om Shadow IT te gebruiken, omdat er in de organisatie geen alternatief beschikbaar is. Daarnaast hebben werknemers soms het gevoel dat de IT-afdeling het te druk heeft. Werknemers gaan daarom op zoek naar oplossingen die ze zelf snel en gemakkelijk kunnen gebruiken. Een document wat niet via e-mail kan worden verzonden, wordt misschien met WeTransfer verzonden. Dit is uiteraard geen veilige manier voor het versturen van gegevens, maar laat wel zien dat er een behoefte is om deze problemen op te lossen.

Wat zijn de gevaren van Shadow IT

Het grootste probleem van Shadow IT is dat er vanuit de organisatie geen controle meer is op de gegevens. Werknemers kunnen gevoelige gegevens opslaan en delen op een onveilige manier, waardoor er datalekken kunnen ontstaan. Dit is uiteraard iets wat je als bedrijf wilt voorkomen, en al helemaal als je met privacygevoelige gegevens werkt.

Shadow IT wordt vaak gebruikt vanwege een behoefte om efficiënter te werken. Het is dus niet zo dat direct alle Shadow IT applicaties een negatieve impact hebben op de organisatie. Waar je wel op moet letten is de veiligheid en de geschiktheid van de applicaties die er worden gebruikt. Het mag vanzelfsprekend zijn dat een applicatie zoals WeTransfer niet geschikt is om privacygevoelige gegevens te delen.

Een bijkomend nadeel van Shadow IT is dat het vaak ook duurder is. De oplossingen die gebruikt worden kunnen verborgen kosten met zich meebrengen waar de IT-afdeling niet van op de hoogte is. Een ander nadeel is dat het vaak niet goed aansluit bij een organisatie. Ieder bedrijf werkt op een andere manier, waardoor er regelmatig aanpassingen nodig zijn aan de IT-omgeving. Het is belangrijk om dit goed te pijlen in een organisatie, omdat er anders alsnog gebruik wordt gemaakt van Shadow IT oplossingen. Bij OfficeGrip noemen wij dit het adoptie en change management traject. In zo’n traject wordt de complete organisatie in kaart gebracht en wordt het personeel getraind om een nieuwe omgeving te gebruiken. Dit is een belangrijk traject, omdat je hier alle problemen waar het personeel tegenaan loopt ontdekt. Hoe onze adoptie en change management trajecten eruit zien voor Microsoft 365 kun je hier bekijken.

Shadow IT oplossen?

Bekijk dan de voordelen van een moderne werkplek

Hoe los je Shadow IT op

Shadow IT wordt dus gebruikt om efficiënter en beter te kunnen werken. Wij zijn zelf Microsoft Gold partner en maken dus gebruik van Microsoft 365. Met Microsoft 365 kun je dus een groot gedeelte van de gebruikte Shadow IT oplossen. Zo zijn er verschillende instellingsmogelijkheden, waardoor je als organisatie optimale controle houdt over de gebruikte IT-middelen.

Met Microsoft 365 creëer je eigenlijk een moderne werkomgeving. Deze omgeving is erop gericht om bedrijven zo efficiënt mogelijk te laten werken vanaf elke locatie. Met bijvoorbeeld een SharePoint omgeving heeft de organisatie één centrale plek om alle gegevens te delen met elkaar. Dit maakt het een stuk overzichtelijker en vermindert het e-mail verkeer in de organisatie. Microsoft Teams kan het ook gemakkelijker maken om samen te werken en veilig gegevens te delen met je team. De verschillende Office apps zoals Microsoft Word, Excel, PowerPoint en Outlook zijn vaak al bekend bij gebruikers, waardoor deze snel aan de slag kunnen. Zo zijn er nog veel meer mogelijkheden met een Microsoft 365 omgeving, waardoor het gebruiken van Shadow IT apps niet meer nodig is.

Het wordt dus in Microsoft 365 mogelijk om verschillende beleidsinstellingen toe te passen, waardoor je als organisatie controle kan behouden. Het is dus belangrijk om zo’n omgeving goed te implementeren. Doe je dit niet? Dan heb je dus kans dat er opnieuw gebruik gemaakt gaat worden van Shadow IT. Het creëren van een moderne werkplek heeft nog wel meer voordelen. Deze kun je allemaal vinden in ons eBook.

Tot slot

Het gebruiken van Shadow IT kan dus voor een aantal problemen zorgen. Denk dan aan verschillende veiligheidsrisico’s, hogere kosten en inefficiëntere manieren van werken. Het is dus belangrijk om dit zo snel mogelijk op te lossen. Ben je benieuwd hoe deze problemen in jouw organisatie opgelost kunnen worden? Neem dan contact op met een van onze adviseurs of download gratis ons eBook over de moderne werkplek hieronder:

Download het gratis eBook:

De voordelen van een moderne werkplek

De voordelen van een moderne werkplek cover

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Meer lezen

    VoIP Voice over IP
    Telefonie

    VoIP compleet uitgelegd

    VoIP is de afkorting voor Voice over Internet Protocol. Het is eigenlijk niks anders dan een omgeving waarmee je kunt bellen en gebeld kunt worden. Tegenwoordig maken steeds meer bedrijven gebruik van een VoIP oplossing, omdat het goedkoper, flexibeler en moderner is. VoIP wordt ook regelmatig hosted VoIP, bellen via internet of internet telefonie genoemd.

    Lees meer...
    Outlook ondersteuning Microsoft
    Beveiliging

    Oudere Outlook versies worden binnenkort niet meer ondersteund

    Vanaf 1 november 2021 verandert de minimale Outlook versie waarmee verbinding gemaakt kan worden in Microsoft 365/ Office 365. De oudere versies van Outlook ondersteunen namelijk niet de nieuwste veiligheidstechnieken om gegevens veilig te houden, waardoor Microsoft heeft besloten deze ondersteuning stop te zetten.

    Lees meer...
    Microsoft zonder wachtwoord inloggen
    Beveiliging

    Microsoft maakt inloggen zonder wachtwoord mogelijk

    Onze wachtwoorden moeten complex & uniek zijn en regelmatig worden veranderd. Maar daar heeft Microsoft iets op bedacht! Vanaf vandaag is het mogelijk om je Microsoft account te beveiligen zonder een wachtwoord. Hoe dat precies werkt leggen wij hier uit.

    Lees meer...
    Logo-OfficeGrip

    OfficeGrip

    Officegrip zet uw bedrijf in de cloud. Daarbij passen wij de nieuwste technologie toe van Microsoft. Wij voorzien uw bedrijf van het complete Office365 pakket aangevuld met Sharepoint, Dynamics en de beste trainingen zodat u optimaal gebruik kunt maken van uw nieuwe IT-omgeving.