Zes stappen om efficiënter te gaan werken en minder tijd te verspillen

Volgens Forbes.com, verspilt ongeveer 10% van ons drie tot vijf uur per dag. Verder verspilt ongeveer 79% van ons tussen de 30 minuten en drie uur per dag. Als al deze uren worden opgeteld wanneer er wordt uitgegaan van werkweek van vijf dagen dan betekent dit dat er ongeveer vijf dagen per jaar worden verspild.

Als ondernemer kun je al gauw bedenken wat je met al die tijd had kunnen doen.

Door kleine veranderingen aan te brengen in de efficiëntie van je werk, wordt het voor iedereen mogelijk om controle te krijgen over je ‘werk-leven’. Dit resulteert vervolgens in betere prestaties op werk en meer controle over je persoonlijke leven. Hier een zestal tips die je vooruitgang kunnen doen laten boeken:

1. Weet wat je moet doen. De meeste ondernemers nemen veel hooi op hun vork- en worden hierdoor constant verschillende richtingen in getrokken. Om er voor te zorgen dat alles goed georganiseerd blijft kan het een slimme keuze zijn om te gaan werken met een takenlijst. Door een to-do lijst bij te houden met een app op je telefoon kan je je eigen werk productiviteit verhogen – onafhankelijk van waar je bent.
2. Ruil face-to-face meetings in voor videogesprekken. Iedereen in dezelfde vergaderzaal krijgen is fijn, maar de weg naar deze vergaderzaal toe kan als verspilde tijd worden gezien. Alleen om deze reden is het een interessant initiatief om te experimenteren met virtuele meetings. Via digitale kanalen is het mogelijk om elkaar live te zien, maar bijvoorbeeld ook om ‘real time’ bestanden met elkaar te delen. Eigenlijk dus gewoon hetzelfde als een echte meeting!
3. Verander je omgeving. Wanneer het aan komt op productiever werken, kan een kleine verandering vaak al een groot verschil maken. Wanneer je op kantoor zonder inspiratie zit, loop dan een keer de deur uit. Ga bijvoorbeeld werken in een lokaal café of een bibliotheek. Het is bewezen dat een veranderende werkomgeving kan zorgen voor nieuwe inspiratie. Het werken in de cloud kan hier uiteraard enorm bij helpen.
4. Automatiseer het aanmaken van afspraken. Het maakt niet uit wat voor bedrijf je hebt of voor wat voor bedrijf je werkt, in de meeste gevallen werk je met een rooster of planning. Het aannemen van afspraken over de telefoon kan een grote productiviteit ‘killer’ zijn. Een online boeking applicatie kan hierbij veel helpen. Door klanten zelf afspraken te laten maken via de website kan er ontzettend veel tijd bespaard worden die vervolgens kan worden geïnvesteerd in belangrijkere zaken zoals het verlenen van service of het opbouwen van nieuwe bedrijfsmogelijkheden.
5. Neem af en toe een pauze – en zorg dat je collega’s dit ook doen. Verschillende studies hebben kunnen aantonen dat het nemen van bijvoorbeeld een lunchpauze een positief effect kan hebben op de productiviteit na deze pauze. Genoeg reden om af en toe dus even het kantoor uit te lopen of je aandacht aan iets anders te besteden voor een klein moment.
6. Bedankt de mensen waarop je dagelijks rekent. Dankbaarheid is een krachtig iets dat kan resulteren in een positief werkpatroon. Het bedanken van bijvoorbeeld je personeel creëert een positieve connectie tussen zowel het personeel als jijzelf. Deze positieve connectie zorgt in veel gevallen voor een betere werkhouding. Spendeer bijvoorbeeld zo’n 30 minuten van je week aan het persoonlijk bedanken van je personeel, service providers en klanten. Dit verbetert de samenwerking tussen beide partijen en heeft dus een goede invloed op de productiviteit.

Als jij aan de slag wilt gaan met de bovenstaande tips, kies er dan een aantal uit, in plaats van alles tegelijk. Zorg dat de tips als gewoontes worden gezien in jouw bedrijfscultuur. Zodra er verschillende gewoontes zijn opgenomen, is het tijd om te beginnen met een nieuwe. Het is soms beter om kleine stappen te nemen dan in een keer het gehele bedrijf te veranderen. Kleine veranderingen kunnen een grote impact hebben!

Ontdek meer over productiever werken op onze productiviteitspagina!