4 manieren om uw externe werknemers te helpen beter samen te werken

Medewerkers op afstand hebben een lange weg afgelegd sinds de tijd dat werken terwijl je onderweg bent eerder aanvoelde als eenzame opsluiting. Dankzij de cloud hoeven ze niet langer omslachtige methoden te gebruiken om toegang te krijgen tot computerbestanden op kantoor of om toegangscodes van speciale apparaten te ontvangen om simpelweg een telefoontje te plegen. Maar zelfs nu moet u zichzelf de vraag stellenof uw externe werknemers echt het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van het team? 

Er valt veel te zeggen voor het community-gevoel dat wordt gevormd door teamleden die zich allemaal op dezelfde fysieke locatie bevinden. Hier zijn vier valkuilen van werken op afstand en hoe Microsoft-hulpmiddelen werknemers door heel Nederland en daarbuiten kunnen helpen samenwerken alsof ze allemaal aan dezelfde tafel zitten.

1. Toegang tot bestanden en software

Bij het bijwonen van vergaderingen hebben de mensen in de vergaderruimte op kantoor een voordeel ten opzichte van externe werknemers. Naarmate discussies van het ene naar het andere document verschuiven, moeten externe deelnemers zich verplaatsen om die bestanden te vinden en ze op hun scherm te krijgen. Te vaak verschuift de discussie naar iets anders tegen de tijd dat ze een eerste blik werpen op het vorige bestand.

Office 365 biedt dezelfde toegang tot bestanden in de cloud, ongeacht de locatie, en biedt een aantal hulpmiddelen die real-time samenwerking eenvoudig maken, ongeacht uw locatie. Iedereen is op hetzelfde moment op dezelfde pagina. Nog beter, gebruik Surface-apparaten zoals de Surface Hub om het werk voor iedereen te projecteren en realtime samen te werken aan dezelfde documenten!

2. Op onverwachte veranderingen voorbereid zijn

Personen die dicht bij elkaar werken, profiteren van informele gesprekken of zelfs van ‘geruchten in de wandelgangen’ om snel te leren wanneer klanten hun eisen en wensen veranderen of wanneer er een plotselinge verandering is bij een leverancier waardoor de timing van aanstaande projecten worden bedreigd.

Externe werknemers kunnen achter de feiten aanlopen tijdens het wachten op een teamlid op kantoor die hen informeert over veranderingen. Een blik op de Microsoft Teams-werkruimte laat hen proactief up-to-date nieuws voor hun projecten bekijken.

Met Teams kunt u de e-mailgeschiedenis van een project bekijken, chatten, inhoud en bestanden delen onder uw teammedewerkers, waardoor er nooit meer onverwachte verrassingen zijn.

3. In meerdere tijdzones werken

Werkuren kunnen elkaar overlappen wanneer werknemers in verschillende tijdzones werken, maar gedeelde tijd kan beperkt worden Bijvoorbeeld wanneer een Amerikaanse werknemer om 02.30 uur uit bed moet om een vergadering van 08.30 uur bij te wonen die door iemand in Amsterdam is gestart.

Aangezien Skype voor Bedrijven deel uitmaakt van de Office 365-suite, kan die medewerker door die vergadering heen slapen, wetende dat deze zal worden opgenomen en beschikbaar zal zijn voor de volgende ochtend. Een snelle chat in Microsoft Teams met andere teamleden na het bekijken van de vergadering kan de vragen en bijdragen van de medewerker aan het gesprek toevoegen.

4. Bescherm de vertrouwelijke informatie van je medewerkers en je bedrijf

Volgens een onderzoek van Lookout, Inc. gepubliceerd in USA Today, is 60% van de werknemers zich bewust van de risico’s die het gebruik van eigen apparaten voor hun werk met zich meebrengt, maar 85% van die respondenten gaf aan het toch te doen. Voorzie je team van de veiligste hulpmiddelen en stel best practices in voor het delen en het instellen van de toegang tot bestanden. Advanced Threat Protection verwijdert alle schadelijke bedreigingen voordat ze het postvak van een werknemer bereiken. Met een gegarandeerde bedrijfstijd van 99,9% voor Exchange Online Protection en een altijd actuele beveiliging, kun je ervan op aan dat niets het apparaat van een werknemer kan bereiken.

De kloof overbruggen tussen technologie en mensen

De Cloud is pas de afgelopen tien jaar gemeengoed geworden, grotendeels vanwege de apps en services die Microsoft heeft geïntroduceerd. Bestanden online delen en andere tools hebben de aantrekkelijkheid van off-site werk vergroot, maar een echt persoonlijke verbinding bleef het ontbrekende ingrediënt. Microsoft Teams helpt medewerkers op afstand naar de werkplek te brengen, ongeacht waar ze zich daadwerkelijk bevinden.