In de afgelopen jaren hebben e-mail, bestandsdeling en andere hulpmiddelen het vermogen van uw medewerkers om samen te werken een boost gegeven, ongeacht waar ze zich op een bepaald moment bevinden. Maar de technologie is er niet in geslaagd om een hechte werkomgeving te simuleren. Wel, Microsoft Teams heeft de kloof overbrugd. Hier zijn 5 manieren waarop Microsoft Teams uw medewerkers helpt effectief samen te werken, ongeacht of ze zich in dezelfde kamer of over de hele wereld bevinden.
1. Bespaar tijd met het opsporen van bestanden
Uw medewerkers werken goed samen, maar het zijn ook mensen die bestanden op hun eigen manier organiseren. Zelfs als ze elkaar in dezelfde kamer ontmoeten, hoeveel tijd verspillen ze dan aan het zoeken naar de bestanden die essentieel zijn voor de discussie?
Met Microsoft Teams delen werknemers een “werkruimte”, wat in wezen een gemeenschappelijke digitale omgeving is die is toegewijd aan het project. Belangrijke bestanden kunnen diep in een doolhof van mappen worden begraven, maar ze zijn direct toegankelijk vanuit de werkruimte, zonder tijdrovende zoekopdrachten.
Vergeet niet dat e-mails ook bestanden zijn. Wanneer een project plotseling van richting verandert op een manier die de huidige activiteiten van het team beïnvloedt, moeten ze er nu meteen van op de hoogte zijn, zelfs als ze hun e-mailboxen niet vaak gedurende de dag bewaken. Die belangrijke berichten komen prominent naar voren in de werkruimte van Teams. Niemand zal essentiële informatie missen die op hun scherm opvalt.
Natuurlijk is de werkruimte volledig aanpasbaar, zodat u alles op het scherm kunt organiseren voor eenvoudige toegankelijkheid. Waar veel desktops na verloop van tijd overbevolkt raken, heb je met Microsoft Teams controle over het uiterlijk van de werkruimte, zodat informatie nooit verborgen raakt.
2. Werk samen in realtime
Iedereen die ooit bestanden heeft gedeeld met andere mensen, weet hoe moeilijk het is om samen te werken, tenzij ze samenwerken in één ruimte. Het kan frustrerend zijn om te zien hoe uw belangrijke wijzigingen verdwijnen, alleen maar omdat iemand anders in het team begint te werken aan een eerdere versie.
Als uw werknemers de versiebeheerfuncties in Office 365 gebruiken, zijn ze al een stap voor op het spel, maar door de chatfunctie en de mogelijkheid om in realtime aan documenten te werken, helpt Teams om nog een stap verder te gaan. Iedereen kan getuige zijn van veranderingen als ze zich voordoen, ongeacht waar ze zich bevinden. Zelfs als medewerkers zich niet in een officiële online vergadering bevinden, kunnen ze chat-gesprekken met hun wijzigingen en resultaten bekijken, zodat ze geen stappen terug nemen tijdens het samenwerkingsproces.
3. Krijg toegang tot chatgeschiedenis voor context
Een onbeperkt aantal vergaderingen en informele gesprekken dragen bij aan de voltooiing van een project. Helaas, zelfs wanneer iedereen aantekeningen maakt, kunnen ze belangrijke details verkeerd interpreteren of geheel missen. Stel je bijvoorbeeld maar eens voor wat er kan gebeuren wanneer een teamlid een nieuwe vereiste om feedback van klanten te krijgen vergat, tijdens specifieke punten in het project.
Dit is een voorbeeld van hoe een chat van Microsoft Teams krachtiger is dan een normale vergadering. Natuurlijk kunt u formele vergaderingen houden of zelfs een-op-een gesprekken. Maar Teams behoudt automatisch de geschiedenis van alle chats. Zelfs als u een chat hebt bijgewoond, kunt u ernaar verwijzen – en zelfs eerdere versies van documenten. Deze geschiedenis is van onschatbare waarde als je de details juist wilt hebben en anderen up-to-date wilt houden.
4. Pas de Teams-omgeving aan voor volledige toegang tot de benodigde apps
Natuurlijk hebben teamleden direct toegang tot het brede scala aan Microsoft-tools die ze dagelijks gebruiken om hun werk te doen. Maar u wilt niet dat ze de werkruimte van Teams moeten verlaten wanneer ze externe apps moeten gebruiken.
Microsoft biedt al veel krachtige tools, maar het bedrijf kan ook worden geïntegreerd met een groeiende lijst met externe providers. Als u bijvoorbeeld Trello voor projectbeheer wilt gebruiken voegt u de app toe aan de werkruimte zodat iedereen deze kan gebruiken.
5. Krijg betrouwbare beveiliging voor alle teamleden
U hoeft de beveiliging niet op te geven, alleen omdat meerdere gebruikers toegang hebben tot de werkruimte van Teams. Office 365 biedt al de geavanceerde cloudbeveiliging die u van Microsoft verwacht. En u kunt uw eigen beveiliging instellen binnen elke Teams-werkruimte om alle benodigde informatie te bieden, terwijl vertrouwelijke informatie privé blijft, van persoon tot persoon.
U kunt projecten op elk moment en op elke plaats naadloos beheren
Nog niet zo lang geleden vonden externe medewerkers wel manieren om bij te dragen aan projecten, maar voelden ze zich toch buiten het team staan. Zelfs nu worden leden die vergaderingen of gesprekken missen vaak in de kou gezet en kunnen ze zich in de steek gelaten voelen. Microsoft Teams verwijdert het gevoel van isolatie dat de opwinding en creativiteit van projectdeelnemers kan onderdrukken. Of ze nu op de hoogte blijven van alle gesprekken of dat ze gewoon een grapje delen, ze leren elkaar beter kennen en werken effectiever samen. Dit is waar teamgeest om draait.
