Elk bedrijf kan profiteren van geweldig teamwerk. Samenwerking is cruciaal, of u nu bloemmotieven verkoopt of de volgende smartphone-app bouwt. Maar uitstekende samenwerking vereist uitstekende communicatie. En de kwaliteit van die communicatie, blijkt uit studies, is veel waardevoller dan de kwantiteit.

Helaas verloopt de samenwerking tussen teams vaak slecht. Dit komt vooral voor wanneer teamleden: 

• Geen gedeelde visie of gedeelde doelen hebben
• Hun verantwoordelijkheden niet begrijpen of ermee niet akkoord gaan, wat leidt tot verwarring of dubbele taken
• Slecht communiceren of elkaar niet vertrouwen (een mogelijkheid als ze elkaar niet ontmoeten)
• Geen kans krijgen om te beslissen over keuzes of wijzigingen in een project
• Niet worden aangemoedigd om te innoveren of nieuwe ideeën te bespreken (teveel groepsdenken kan tot wegversperringen leiden).

Niet alleen zal iedereen gelukkiger zijn als ze goed samenwerken, maar onderzoek toont aan dat bedrijven die samenwerking bevorderen vijf keer meer kans hebben om goed te presteren. Dat is vooral het geval als werknemers werken aan een gezamenlijk doel of doel.

Hoe kunt u dat mogelijk maken voor uw bedrijf?

Tegenwoordig zijn er allerlei online samenwerkingstools om uw team te helpen goed te communiceren en verbonden te blijven. De juiste tools voor u zijn daar. Het hangt allemaal af van uw zakelijke behoeften. Hier zijn een aantal hulpmiddelen die kunnen helpen.

1. Projectmanagementtools houden dingen op het goede spoor

Of u nu bruiloften plant of websites bouwt, de kans is groot dat u een groot project heeft, waarvoor veel mensen hun steentje bijdragen. Gelukkig zijn er hulpprogramma’s voor projectbeheer om alle stukjes en beetjes effectief te beheren.

Voordelen:

• Houdt de projectleider georganiseerd en houdt iedereen op tijd

Voorbeeld: een organisatie voor evenementenplanning stelt een groot event samen. In plaats van talloze e-mails te moeten doornemen en alle verschillende partners te contacteren, kan de projectleider een centraal platform gebruiken om tijdlijnen te maken, taken toe te wijzen, kosten te meten en visuele weergaven te maken van de algehele status van elk bewegend onderdeel.

Hoe online werken kan helpen

Door teamleden te vragen in te loggen op een centrale virtuele locatie om hun taak af te vinken of feedback te geven, blijft alles soepel en snel verlopen.

2. Videoconferentie bouwt relaties op

Stel dat u een belangrijke vergadering moet hebben, maar dat de helft van uw team op afstand werkt of reist. Videoconferenties zijn een manier om alle voordelen van face-to-face vergaderen te krijgen zonder de kosten en het gedoe om iets persoonlijk te plannen.

Voordelen:

• Verbetert teamwerk
• Bouwt betere relaties op in externe teams
• Bespaart reiskosten

Voorbeeld: een softwareontwikkelingsbedrijf heeft verschillende omvangrijke projecten om te bespreken, maar de teamleden zitten in drie verschillende kantoren in het hele land. In plaats van lange e-mailketens te maken of een telefonische vergadering te starten, kan het team samenkomen in een virtuele ruimte. Het zien van uw collega’s verhoogt namelijk de betrokkenheid en productiviteit.

Hoe online werken kan helpen

Met videoconferenties kunt u ook gegevens, documenten en presentaties in realtime delen met teamleden. U kunt de vergadering ook gemakkelijk opnemen om te delen met degenen die het niet konden halen.

3. Office chat krijgt dingen voor elkaar

Soms is het heel nuttig om een snelle vraag te beantwoorden en snel een antwoord te krijgen. Met hulpmiddelen voor instant messaging die zijn gepersonaliseerd voor uw organisatie, kunnen mensen snel inchecken en problemen oplossen.

Voordelen :

• Vermindert e-mail
• Versnelt het communicatieproces
• Leidt tot snellere afmeldingen

Voorbeeld: een klein advocatenkantoor heeft plotseling veel nieuwe klanten. Advocaten moeten een deel van hun werk snel overdragen aan juridische medewerkers en andere teamleden. In plaats van informatie verloren te laten gaan in e-mailarchieven, kan het bedrijf één op één of met een groep chatten om dingen meteen gedaan te krijgen.

Hoe online werken kan helpen

Het team kan overal en altijd met elkaar chatten. Instant messaging-tools zorgen ook voor het delen van schermen voor snelle besluitvorming. Door de chatgeschiedenis op te slaan, kunt u vasthouden aan het denken dat tot een beslissing heeft geleid.

4. Real-time documentrevisie vermindert vertragingen

Vergeet die e-mailketens vol met bijlagen en verwarrende bewerkingen waarover niemand u heeft verteld. Met realtime samenwerking aan documenten kan uw team tegelijkertijd aan hetzelfde document samenwerken, of het nu een tekstdocument, een spreadsheet of een PowerPoint-presentatie is.

Voordelen :

• Vermindert verwarring
• Versnelt het feedbackproces
• Vermindert e-mail

Voorbeeld: een reclamebureau werkt aan een pitch, waarbij veel wordt gebrainstormd, bewerkt en gereviseerd. Door de pitch online op te slaan en er samen aan te werken, kunnen ze zien wat iedereen doet, voorgestelde wijzigingen volgen en werken met onmiddellijke feedback.

Hoe online werken kan helpen

Teamleden werken misschien vanuit verschillende kantoren, maar ze kunnen het document nog steeds tegelijkertijd samen bewerken. Cloud computing vermindert de vertragingstijd en helpt iedereen gemakkelijk bij te dragen aan het project.

5. Cloudopslag met versiebeheer houdt dingen georganiseerd

Het opslaan van een project of document in de cloud is de gemakkelijkste manier om te weten dat iedereen die het nodig heeft er altijd en overal toegang toe heeft. Het voordeel is realtime samenwerking, maar het betekent ook dat iedereen met een handomdraai online kan gaan, een specifieke versie kan vinden en indien nodig een kopie kan opslaan voordat feedback wordt toegevoegd.

Voordelen :

• Bespaart tijd
• Vermindert e-mail
• Bewaart alle versies van een bestand op een centrale locatie

Voorbeeld: een non-profitorganisatie werkt aan een presentatie met het laatste onderzoek naar honger in Europa. Teamleden kunnen een bijdrage leveren aan het document terwijl ze onderweg zijn, zonder elkaars werk te wissen of moeite te doen om een specifieke versie te vinden.

Hoe online werken kan helpen

De presentatie op een centrale locatie zorgt voor snellere feedback en helpt versies georganiseerd te houden.

Het gebruik van een of meer van deze samenwerkingstools voor teams kan de productiviteit aanzienlijk verbeteren, ongeacht waar u aan werkt. En wanneer ongecompliceerde interactie ongecompliceerd is, is het ook veel eenvoudiger om een rapport op te bouwen, wat leidt tot betere resultaten voor iedereen.