Een gratis email oplossing is geweldig wanneer je organisatie pas net gestart is. Maar hoe weet je dat je organisatie de mogelijkheden van je gratis email dienst ontgroeid is en je een meer geavanceerde oplossing nodig hebt. De bedrijfs-email benodigdheden van een groeiend bedrijf zien er anders uit als die van een kleine start-up. Of je nu Outlook.com of een andere provider gebruikt, er zijn altijd signalen die aangeven dat je bedrijf gratis email ontgroeid is.
De volgende lijst identificeert zes belangrijke functionaliteiten die je (in de toekomst) nodig hebt om er voor te zorgen dat je email oplossing je niet tegenhoudt in je bedrijfsvoering. Het nodig hebben van één van deze functionaliteiten is een indicatie dat het tijd wordt om over te stappen van een gratis naar een betaalde email oplossing.
Beveiliging
Wanneer je last hebt van een data lek of misschien er over zorgen maakt dat het gebeurt heb je een meer geavanceerde oplossing nodig die je verhoogde enterprise-class beveiligingscapaciteiten biedt
Opslag
Je hebt je opslaglimiet bereikt: een heel simpele reden om te upgraden. Opslagplek zou nooit een reden moeten zijn om emails te verwijderen of te veranderen hoe je deze gebruikt. Zeker omdat betaalde oplossingen grote opslagcapaciteit aanbieden.
Tools
Gratis email tools bieden meestal geen robuuste postvak en gebruikers-management tools. Betaalde email oplossingen bieden een groot aantal aan functies voor het beheren van gebruikers alsook uitgebreide regels voor het managen van je inbox. Hierdoor hoef je minder tijd te besteden aan het beheren van je Postvak IN en houdt je meer tijd over voor het runnen van je organisatie.
Domeinnamen
Gebruik maken van een eigen domein voor je bedrijfs-email is een essentiële manier om voor je bedrijf professionaliteit uit te stralen. Zo komt bijvoorbeeld “jouwnaam@jouwbedrijfsnaam.com” geloofwaardiger over als “jouwbedrijf@gmail.com”.
Data
Wanneer je ooit de behoefte hebt gehad om zelf eigenaar te zijn van je email data en deze zelf te beheren wordt het tijd om naar een betaalde oplossing over te stappen. Vaak is het zo dat wanneer je toestemt met de gratis email voorwaarden, je de email provider toestemming geeft tot het gebruiken van je data om je advertenties te sturen. Hierdoor blijven deze bedrijven rendabel en hun diensten gratis. Niet alleen kan dit afleiden van je werk, maar ook loopt je bedrijfsdata hieronder gevaar.
Bestanden delen
Moet je bestanden delen en samenwerken met je team? Betaalde email oplossingen stellen je in staat team-gebaseerde samenwerking en uitwisseling uit te voeren zonder vertrouwelijke bedrijfs-informatie bloot te stellen aan risico’s.
Stap over op een email oplossing die je groeiende organisatie verhoogde veiligheid, verbeterd maatwerk en een scala aan functies en mogelijkheden om samenwerking te verbeteren biedt. Niet alleen zorgt dit ervoor dat je bedrijf soepel functioneert en teamwerk toeneemt, ook zal je IT-team niet langer tijd hoeven te spenderen aan standaard kwesties omtrent gratis email diensten.
