Samenwerken aan documenten is essentieel, maar het brengt ook risico’s met zich mee: wie heeft wat aangepast, wanneer, en waarom? Zonder goed versiebeheer kunnen fouten ontstaan, belangrijke informatie verloren gaan of discussies ontstaan over de “juiste” versie.

SharePoint biedt standaard versiebeheer en audit trails die dit probleem oplossen. Elke wijziging aan een document wordt automatisch opgeslagen als een nieuwe versie. Je kunt eenvoudig eerdere versies bekijken, vergelijken of herstellen.

Daarnaast kun je met audit logs precies zien wie een document heeft geopend, bewerkt of verwijderd. Dit is niet alleen handig voor intern overzicht, maar ook belangrijk voor compliance en audits.

Voorbeeld: Een beleidsdocument wordt door meerdere collega’s aangepast. Dankzij versiegeschiedenis kun je:

• Teruggaan naar een eerdere versie als iets per ongeluk is verwijderd
• Zien wie welke wijziging heeft aangebracht
• Transparantie creëren in het bewerkingsproces