OfficeGrip_logo

Hoe Microsoft Teams en SharePoint samenwerken

Een overzicht van de integratie tussen Microsoft Teams en SharePoint

Microsoft Teams en SharePoint zijn twee krachtige tools die ontworpen zijn om samen te werken en te versterken. Terwijl Teams een platform biedt voor real-time samenwerking en communicatie, biedt SharePoint een centrale locatie voor het delen en beheren van documenten en inhoud.

Door de integratie van deze twee oplossingen, kunnen teams efficiënter samenwerken en toegang hebben tot de juiste informatie op het juiste moment. De combinatie van deze twee tools stelt teams in staat om documenten te delen, samen te werken en te communiceren in een eenvoudig te gebruiken en veilige omgeving.

In dit artikel kijken we hoe Microsoft Teams en SharePoint samenwerken.

Inhoudsopgave

De basisonderdelen van Teams en SharePoint

Laten we eerst eens kijken naar de basisonderdelen van Teams en SharePoint en hoe deze zich tot elkaar verhouden:

  • Teams – Teams is een samenwerkingstool waar je met andere mensen kunt chatten over een bepaald onderwerp of een bepaalde taak. Elk team is verbonden met andere tools die je kunt gebruiken om met anderen samen te werken.

  • SharePoint – SharePoint is een hulpmiddel voor het maken van websites, het publiceren van inhoud en het opslaan van bestanden.

  • SharePoint-site – Een SharePoint-site is een website in SharePoint waar je webpagina’s kunt maken en bestanden kunt opslaan en eraan kunt samenwerken. SharePoint-sites kunnen zelfstandig worden gebruikt en worden ook door Teams gebruikt voor bestandsopslag (deze worden Teams-verbonden sites genoemd ). Er wordt automatisch een Teams-verbonden site gemaakt wanneer je een team maakt.

  • Team – Een team is een plek in Microsoft Teams waar je anderen kunt uitnodigen om samen te werken. Elk team is verbonden met één of meer SharePoint-sites. Op deze sites worden de bestanden van het team opgeslagen.

  • Kanaal – Een kanaal is een locatie in een team waar je met anderen aan een specifiek onderwerp kunt samenwerken. Een team kan meerdere kanalen hebben voor verschillende doeleinden. Je kunt bijvoorbeeld een marketingteam hebben met verschillende kanalen voor verschillende producten of evenementen. Er zijn drie soorten kanalen in Teams: standaard , privé en gedeeld .

    • Standaardkanaal – Een standaardkanaal is een kanaal waartoe alle leden van een team toegang hebben. Elk team heeft een standaardkanaal met de naam ‘Algemeen’. Teameigenaren en -leden kunnen extra standaardkanalen toevoegen.

    • PrivékanaalEen privékanaal is een kanaal waartoe slechts enkele leden van het team toegang hebben. Het wordt gebruikt voor privégesprekken en samenwerking. Elk privékanaal heeft zijn eigen SharePoint-site voor bestandsopslag. Alleen leden van het privékanaal hebben toegang tot deze site.

    • Gedeelde kanalen – Een gedeeld kanaal is een kanaal waaraan u iedereen kunt toevoegen, zelfs als ze geen lid zijn van het team. Het wordt gebruikt voor bredere samenwerking met mensen buiten het team. Elk gedeeld kanaal heeft zijn eigen SharePoint-site voor bestandsopslag. Alleen leden van het gedeelde kanaal hebben toegang tot deze site.

  • Parent site : de SharePoint-site die wordt gemaakt wanneer u het team maakt. Deze site wordt gebruikt voor het opslaan van bestanden voor alle standaardzenders. Alle teameigenaren en -leden hebben toegang tot deze site.

  • Kanaalsite – De SharePoint-site die wordt gemaakt wanneer u een privé- of gedeeld kanaal in een team maakt. Alleen eigenaren en leden van het privé of gedeelde kanaal hebben toegang tot deze site.

  • Openbaar team – Een openbaar team is een team waar iedereen in de organisatie lid van kan worden. Openbare teams vereisen niet dat een teameigenaar iemand uitnodigt voor het team.

  • Privéteam – Een privéteam is een team waar een persoon alleen lid van kan worden als hij wordt uitgenodigd door een teameigenaar. Zowel openbare teams als privéteams bieden dezelfde kanaaltypen: standaard, privé en gedeeld.

  • Microsoft 365-groep – Een Microsoft 365-groep is een lidmaatschapsgroep die mensen tegelijkertijd toegang geeft tot meerdere Microsoft 365-services. Het lidmaatschap van elk team wordt opgeslagen in een Microsoft 365-groep en die groep geeft die mensen ook toegang tot de bovenliggende SharePoint-site van het team.

  • Azure AD – Azure AD is de directoryservice waar Microsoft 365-gebruikersaccounts worden opgeslagen. (U kunt deze accounts ook vanuit Microsoft 365 beheren.) Microsoft 365-groepen worden ook opgeslagen in Azure AD. Met Azure AD kunnen beheerders gebruikers en groepen beheren en bedrijfsregels toepassen op gebruikersaccounts, zoals het vereisen van meervoudige verificatie.

teams-sharepoint-interacties-integratie-1

Elk team is verbonden met een Microsoft 365-groep in Azure AD waar het teamlidmaatschap wordt opgeslagen. De bestanden die u op het tabblad Bestanden in een team ziet, worden opgeslagen op een SharePoint-site. Alle standaardkanalen in een team delen dezelfde SharePoint-site, maar elk privékanaal heeft zijn eigen site.

Wanneer worden Teams en SharePoint met elkaar verbonden?

Teams en SharePoint zijn verbonden in de volgende scenario’s:

  • Wanneer u een geheel nieuw team maakt, wordt er een nieuwe SharePoint-site gemaakt en verbonden met het team.
  • Wanneer u een nieuw team maakt vanuit een bestaande Microsoft 365-groep, wordt het team verbonden met de SharePoint-site die aan de groep is gekoppeld.
  • Wanneer u Teams toevoegt aan een bestaande SharePoint-site, wordt die site verbonden met het nieuwe team.
  • Wanneer u een nieuw privé- of gedeeld kanaal maakt, wordt er een nieuwe SharePoint-site gemaakt en verbonden met dat kanaal.
 

In Teams is het tabblad Bestanden op elk standaardkanaal verbonden met een map in de standaarddocumentbibliotheek van de bovenliggende site. Het tabblad Bestanden op elk privé- en gedeeld kanaal is verbonden met de standaard documentbibliotheek op de overeenkomstige kanaalsite. Wanneer u een bestand toevoegt of bijwerkt op het tabblad Bestanden, opent u de SharePoint-site.

Teams-verbonden sites en kanaaltypen

Teams-verbonden sites zijn een gespecialiseerd type SharePoint-site die is geoptimaliseerd voor een Teams-verbinding. Dit zijn onder meer de bovenliggende site die wordt gemaakt wanneer u het team maakt, en eventuele kanaalsites die worden gemaakt wanneer u een privé- of gedeeld kanaal maakt.

In deze tabel wordt beschreven hoe het delen van sites, bestanden en mappen werkt voor elk type kanaal in Teams.

Kanaaltype
SharePoint-site
Site delen
Bestanden en mappen delen
Standaard
Eén SharePoint-site wordt gedeeld door alle standaardkanalen. Voor elk kanaal is er een aparte map.
Teameigenaren en -leden worden automatisch opgenomen in de machtigingsgroepen voor site-eigenaren en -leden. De site afzonderlijk delen is mogelijk, maar het beheren van de toegang via Teams wordt aanbevolen voor het eenvoudigste gebruikersbeheer en de beste gebruikerservaring.
Bestanden en mappen kunnen met iedereen in de organisatie worden gedeeld door gebruik te maken van deelbare koppelingen. Als delen met gasten is ingeschakeld, kunnen de links Iedereen en Specifieke personen worden gebruikt om te delen met mensen buiten de organisatie.
Privé
Elk privékanaal heeft zijn eigen SharePoint-site.
Kanaaleigenaren en -leden worden automatisch opgenomen in de machtigingsgroepen voor site-eigenaren en -leden. De site kan niet afzonderlijk worden gedeeld.
Bestanden en mappen kunnen met iedereen in de organisatie worden gedeeld door gebruik te maken van deelbare koppelingen. Als delen met gasten is ingeschakeld, kunnen de links Iedereen en Specifieke personen worden gebruikt om te delen met mensen buiten de organisatie.
Gedeeld
Elk gedeeld kanaal heeft zijn eigen SharePoint-site.
Teameigenaren en -leden worden automatisch opgenomen in de groep site-eigenaren en -leden. De site kan niet afzonderlijk worden gedeeld.
Bestanden en mappen kunnen worden gedeeld met iedereen in de organisatie en externe deelnemers in het kanaal door gebruik te maken van deelbare links. Delen met mensen buiten de organisatie die geen kanaallid zijn, wordt niet ondersteund.

Waar u Teams- en SharePoint-instellingen kunt beheren

Teams-verbonden sites worden anders beheerd dan de typische SharePoint-site. Bepaalde site-instellingen kunnen alleen worden beheerd vanuit Teams. Voor kanaalsites worden sommige instellingen overgenomen van de bovenliggende site en kunnen niet worden gewijzigd. In deze tabel wordt beschreven waar SharePoint-instellingen worden beheerd voor sites die met Teams zijn verbonden.

Instelling
Parent site
Kanaalsite
Site-machtigingen
Teammachtigingen worden gesynchroniseerd met de site. Team- en site-eigenaren kunnen extra mensen rechtstreeks aan de site toevoegen. (Het wordt aanbevolen om alle machtigingen via Teams te beheren.)
De machtigingen voor de kanaalsite worden overgenomen van het kanaal zelf. Sitemachtigingen kunnen niet worden beheerd in SharePoint, maar geven machtigingen weer in de modus alleen-lezen.
Instellingen voor het delen van sites
Team- en site-eigenaren kunnen de instellingen voor delen instellen voor bestanden, mappen en de site. Dit is een SharePoint-specifieke instelling.
Vervaldatum gasttoegang
De vervaldatum van gasttoegang kan worden ingesteld in het SharePoint-beheercentrum.
Gevoeligheid
Gevoeligheidslabels kunnen worden toegepast op de team- of de bovenliggende site. Voor beide wordt hetzelfde label gebruikt en een wijziging die op een van beide locaties wordt aangebracht, wordt op de andere weergegeven.
De gevoeligheid van kanaalsites wordt overgenomen van de bovenliggende site.
Site-quotum
Het sitequotum kan worden ingesteld in het SharePoint-beheercentrum.
Het sitequotum kan worden ingesteld in het SharePoint-beheercentrum.
Standaard type link voor delen
Het standaard type koppeling voor delen kan worden ingesteld in het SharePoint-beheercentrum.
Het standaard type koppeling voor delen kan worden ingesteld in het SharePoint-beheercentrum.

Conclusie

Door Microsoft Teams en Sharepoint te integreren, krijgen gebruikers de mogelijkheid om documenten en bestanden direct te openen vanuit Teams, zonder het moeten zoeken in SharePoint, en kunnen ze gemakkelijk samenwerken in real-time.

De combinatie van deze twee tools kan een organisatie helpen haar digitale capaciteiten te verbeteren en haar medewerkers te ondersteunen bij het efficiënt uitvoeren van hun werkzaamheden. De integratie van SharePoint en Microsoft Teams kan een belangrijke stap zijn in de digitale transformatie van een organisatie en kan bijdragen aan een efficiëntere en productievere werkomgeving.

SharePoint succesvol inrichten

Meer informatie over SharePoint nodig?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

SharePoint succesvol inrichten

SharePoint succesvol inrichten

Meer lezen

Achtergrond

Inventariseer kwetsbaarheden: De fundering van cyberweerbaarheid

Het inventariseren van kwetsbaarheden is meer dan een technische noodzaak; het is een strategische stap die de ruggengraat vormt van elke cybersecurity-strategie. Deze blog biedt een analyse van deze procedure, evalueert de gevolgen voor bedrijfscontinuïteit en rampenherstelplanning, en geeft concrete aanbevelingen om organisaties te beschermen tegen hedendaagse cyberdreigingen.

Lees meer...
Achtergrond

Secure7: Versterking van uw cyberweerbaarheid in het licht van NIS2

Cybersecurity is een cruciaal onderwerp in onze steeds meer gedigitaliseerde wereld. Het beschermt onze gegevens, systemen en infrastructuur tegen kwaadwillende aanvallen en bedreigingen. Met de voortdurende groei van technologie en het toenemende aantal cyberaanvallen, wordt het waarborgen van digitale veiligheid steeds urgenter.

Lees meer...
header-nis2-self-assessment-8
Beveiliging

Nieuw! Het OfficeGrip NIS2 Self Assessment

Met trots kondigen wij in dit blog de lancering van het OfficeGrip NIS2 Self Assessment aan. Dit Assessment is speciaal ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het navigeren door de complexiteit van de aanstaande NIS2-regelgeving. Deze kosteloze online zelfevaluatie kunt u inzetten om inzicht te krijgen in hoeverre uw organisatie impact gaat ervaren van de NIS2 wetgeving en in welke mate u al voldoet aan de beoogde NIS2 cyberveiligheid maatregelen.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!