De verborgen functies van SharePoint die je werkdag makkelijker maken

🧩TL;DR

SharePoint kan veel meer dan alleen documenten opslaan. In deze blog ontdek je verborgen functies die je werkdag makkelijker maken, zoals slimme metadata en zoekfilters, versiebeheer, automatische workflows, toegangsbeheer, integraties met Microsoft 365 en de intranetfunctie. Perfect om efficiënter te werken, fouten te voorkomen en samenwerking te verbeteren.

In veel organisaties is de SharePoint-startpagina niet meer dan een verzameling links naar documenten, tools en afdelingen. Functioneel? Zeker. Inspirerend en effectief? Niet echt.

Maar SharePoint biedt veel meer dan alleen een plek om bestanden op te slaan. Het kan fungeren als een volwaardig intranet – een centrale digitale werkplek waar medewerkers dagelijks starten, samenwerken en geïnformeerd blijven. Door slim gebruik te maken van webonderdelen, visuele elementen en integraties met Microsoft 365, transformeer je je startpagina tot een dynamisch platform dat de organisatie verbindt.

In deze blog laten we zien hoe je van een statische linkpagina een levendig intranet maakt dat medewerkers écht helpt.

Inhoudsopgave

Functie 1: Slimme metadata en zoekfilters

Eén van de grootste frustraties in organisaties is het terugvinden van documenten. Hoe vaak komt het voor dat je door tientallen mappen moet klikken of eindeloos moet scrollen om dat ene bestand te vinden?

SharePoint heeft hier een oplossing voor: metadata en zoekfilters.
In plaats van documenten alleen in mappenstructuren te stoppen, kun je bestanden voorzien van metadata, zoals:

  • projectnaam

  • klantnaam

  • documenttype (bijvoorbeeld contract, offerte, notulen)

  • status (concept, definitief, gearchiveerd)

Door metadata toe te voegen, kun je met één zoekopdracht precies vinden wat je nodig hebt. Zo wordt zoeken niet langer een tijdrovende klus, maar een slimme manier om orde te scheppen in je informatie.

Praktisch voorbeeld: Stel, je zoekt een contract van een specifieke klant. In plaats van door mappen te bladeren, filter je eenvoudig op “Klantnaam + Contract + Definitief”. Binnen enkele seconden heb je het juiste document op je scherm.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Functie 2: Versiebeheer en herstel

Hoe vaak gebeurt het dat meerdere mensen aan hetzelfde document werken en er discussie ontstaat over “de laatste versie”? Of dat iemand per ongeluk iets overschrijft en belangrijke informatie verdwijnt?

Met versiebeheer in SharePoint is dat verleden tijd. Elke wijziging die wordt aangebracht, wordt automatisch opgeslagen als een nieuwe versie. Je ziet dus altijd:

  • wie een aanpassing heeft gedaan

  • wanneer dit is gebeurd

  • wat er precies veranderd is

En het mooiste: je kunt met één klik terug naar een eerdere versie. Dat voorkomt fouten en geeft je altijd de zekerheid dat belangrijke informatie nooit verloren gaat.

Praktisch voorbeeld: Stel dat iemand per ongeluk cruciale passages uit een contract verwijdert. In plaats van in paniek een backup te zoeken, klik je gewoon op “Herstellen naar vorige versie” en het document staat direct weer zoals het was.

SharePoint templates

Functie 3: Automatische workflows met Power Automate

Veel routinetaken kosten onnodig veel tijd: het rondsturen van documenten voor goedkeuring, het mailen van meldingen of het handmatig bijhouden van voortgang. Hier biedt de koppeling van SharePoint met Power Automate uitkomst.

Met Power Automate kun je processen automatiseren die gekoppeld zijn aan SharePoint. Denk aan:

  • Een document uploaden → automatisch een bericht in Teams sturen.

  • Een formulier indienen → automatisch een goedkeuringsproces starten.

  • Een deadline naderen → automatisch een herinnering mailen.

Dit scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook dat belangrijke stappen worden vergeten.

Praktisch voorbeeld: Een HR-afdeling gebruikt een workflow waarbij een nieuwe medewerker automatisch een standaard welkomstpakket krijgt toegestuurd zodra het contract in SharePoint is opgeslagen. Geen losse mailtjes meer, maar een gestroomlijnd proces.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-02

Functie 4: Toegangsbeheer en securityinstellingen

In veel organisaties is het een uitdaging om grip te houden op wie toegang heeft tot welke informatie. Het risico: gevoelige documenten worden gedeeld met de verkeerde personen, of medewerkers hebben veel meer rechten dan nodig.

SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden voor toegangsbeheer. Je kunt op document-, map- of zelfs siteniveau instellen wie alleen mag lezen en wie mag bewerken. Zo krijgt iedere gebruiker precies de juiste toegang, niet meer en niet minder.

Daarnaast kun je via auditing en logboeken altijd terugzien wie een bestand heeft geopend of gewijzigd. Dit is niet alleen handig voor intern overzicht, maar helpt ook bij het voldoen aan compliance-eisen zoals AVG of ISO-certificeringen.

Praktisch voorbeeld: Stel dat je werkt met een extern bureau. Je wilt dat zij alleen een specifieke map kunnen inzien en aanpassen, maar niet de rest van je SharePoint-omgeving. Met een paar klikken regel je dit, zonder dat je de controle verliest.

Functie 5: Integratie met Microsoft 365-apps

Een van de grootste krachten van SharePoint is de naadloze integratie met de rest van Microsoft 365. Toch gebruiken veel organisaties dit nog beperkt, terwijl het enorme voordelen biedt.

  • Teams: Documenten die je opslaat in SharePoint zijn direct beschikbaar in Teams. Hierdoor werk je samen in dezelfde bestanden, zonder bijlagen rond te mailen.

  • OneDrive: Sla bestanden lokaal op én synchroniseer ze automatisch met SharePoint. Ideaal om offline te werken en altijd de laatste versie te hebben.

  • Power BI: Koppel je SharePoint-data en maak dashboards met realtime inzichten. Zo kun je data direct vertalen naar bruikbare informatie.

Door deze integraties slim te gebruiken, maak je van SharePoint niet alleen een documentopslag, maar een centrale hub voor samenwerken en datagedreven werken.

Praktisch voorbeeld: Notulen van een vergadering worden opgeslagen in SharePoint, automatisch zichtbaar in Teams en direct gekoppeld aan een taaklijst in Planner. Geen losse documenten meer, maar één geïntegreerde workflow.

Bonusfunctie: SharePoint als intranet

SharePoint wordt vaak alleen gezien als documentopslag, maar wist je dat je het ook kunt inzetten als intranet? Hiermee creëer je een centrale plek waar medewerkers niet alleen documenten vinden, maar ook nieuws, aankondigingen en interne communicatie.

Een intranet op SharePoint kan bijvoorbeeld bevatten:

  • Nieuwsberichten van de directie of HR

  • Handige links naar interne tools

  • Een agenda met belangrijke bedrijfsdata

  • Inspirerende verhalen of projecten van collega’s

Het resultaat: meer betrokkenheid, betere communicatie en één centrale plek waar iedereen altijd de juiste informatie vindt.

Praktisch voorbeeld: Een organisatie gebruikt SharePoint als intern portaal met een homepage die dagelijks het laatste nieuws, handige documenten en veelgestelde vragen toont. Medewerkers weten precies waar ze moeten zijn en verliezen minder tijd met zoeken.

Ontdek wat SharePoint écht voor je kan doen

Veel organisaties benutten SharePoint maar deels. Door functies zoals slimme metadata, versiebeheer, workflows, toegangsbeheer, integraties met Microsoft 365 en de intranetmogelijkheden te gebruiken, kun je veel meer waarde uit je omgeving halen.

Het mooie is: veel van deze functies kun je direct toepassen zonder grote investeringen. Het verschil merk je al snel in tijdwinst, overzicht en samenwerking.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het correct inrichten van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001