OfficeGrip_logo

SharePoint inrichten als intranet

Eén centraal intranet

Het inrichten van een SharePoint omgeving is erg belangrijk, omdat de impact op de organisatie groot is. Met een SharePoint omgeving creëer je één centrale opslaglocatie binnen de organisatie. Om SharePoint succesvol te kunnen inrichten als intranet moet je een goede voorbereiding treffen. Denk dan aan de rechtenstructuur, verschillende sites, documentenbibliotheken en nog veel meer. Wij bespreken daarom hier hoe je SharePoint kan inrichten als intranet.  

Inhoudsopgave

SharePoint als modern intranet inrichten

Om SharePoint succesvol als intranet te kunnen inrichten moet je een aantal stappen ondernemen. Deze variëren van de technische implementatie tot de menselijke kant van een SharePoint omgeving. In de basis begin je met het in kaart brengen van jouw organisatie. Het is belangrijk om een goed beeld te krijgen van de volgende onderdelen:

  • Welke afdelingen zijn er allemaal en hoeveel aparte sites zijn daarvoor nodig
  • Welke structuur wil je binnen een SharePoint omgeving toepassen
  • Wie worden de personen met extra toegangsrechten om aanpassingen te maken
  • Hoe lang moeten gegevens bewaard blijven binnen een SharePoint site
  • Welke metadata moet er meegegeven worden aan documenten
  • Hoe worden gegevens veilig bewaard binnen het SharePoint intranet
  • Hoeveel trainingen zijn er nodig om werknemers efficiënt met SharePoint te laten werken

Dit zijn een aantal belangrijke vragen die je als organisatie moet stellen. SharePoint inrichten als intranet vraagt een goede voorbereiding, omdat een implementatie van SharePoint anders dreigt te falen. Een slechte inrichting creëert frustraties onder de eindgebruikers, waardoor SharePoint niet optimaal wordt gebruikt.

Waarom de voorbereiding bij een SharePoint inrichting essentieel is

Het voordeel van SharePoint als intranet, is de flexibiliteit die het biedt. Voor elke organisatie kan een SharePoint omgeving anders ingericht worden. Dit betekent wel dat de voorbereiding essentieel is voor het succes van SharePoint. SharePoint inrichten als intranet vereist input van de organisatie, omdat werknemers dagelijks te maken gaan krijgen met SharePoint. Je wilt een transitie zo makkelijk mogelijk laten verlopen om weerstand binnen de organisatie te voorkomen. Kijk dus goed naar de bovenstaande punten en maak een implementatieplan.

SharePoint inrichten als intranet

De aparte sites bij een SharePoint inrichting

Een SharePoint omgeving wordt de centrale opslaglocatie voor jouw organisatie. Om SharePoint succesvol in te richten als intranet is het belangrijk de aparte sites in kaart te brengen. Elke afdeling heeft een eigen site nodig om bij de benodigde documenten te kunnen komen. Om een voorbeeld te geven zijn onder andere deze SharePoint sites mogelijk:

  • Human Resource
  • Sales
  • Technische dienst
  • Marketing
  • Finance

Elke organisatie heeft verschillende afdelingen, dus deze bovenstaande onderdelen zijn maar een voorbeeld. Het is van belang dat elke afdeling zijn eigen SharePoint site krijgt, omdat dit de centrale opslaglocatie wordt voor gegevens. Dit is het startpunt van elke SharePoint omgeving om gegevens te vinden.

SharePoint inrichten als intranet met de juiste structuur

De aparte sites die je creëert binnen een SharePoint omgeving hebben allemaal een andere structuur. Human Resource is regelmatig meer een site waarop werknemers bedrijfsinformatie kunnen vinden. Werknemers zullen zelf relatief weinig plaatsen op een Human Resource site, omdat deze pagina puur ter informatie dient.

Een Sales site binnen SharePoint kan juist wel weer dienen om gegevens in op te slaan. Denk dan bijvoorbeeld aan ondertekende offertes die in één centrale bibliotheek komen te staan. Door de juiste structuur aan te brengen worden gegevens op een veilige en efficiënte manier opgeslagen binnen de organisatie.

SharePoint Premium

Bepaal de toegangsrechten bij een SharePoint inrichting

Met toegangsrechten wordt het mogelijk om een persoon of een groep personen de juiste toegang te geven. Deze rechten kunnen vanuit Azure Active Directory (Azure AD) worden meegegeven aan een gebruiker. Elke SharePoint groep heeft aparte toegangsrechten, omdat niet alle omgevingen voor iedereen toegankelijk moet zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan financiële gegevens die voor een select aantal personen toegankelijk moeten zijn.

Voor elke omgeving zijn verschillende gebruikersrechten beschikbaar. Een site om als team samen te werken heeft andere rechten dan een site waarop informatie vindbaar is. Het is cruciaal om de juiste rechten aan de juiste personen te geven, omdat SharePoint anders verkeerd gebruikt kan worden. SharePoint inrichten als intranet vereist de benodigde kennis, omdat het anders snel rommelig kan worden.  

Welke rechten kunnen bij een SharePoint intranet inrichting worden gebruikt

Voor een SharePoint site kunnen verschillende soorten rechten worden toegekend aan een gebruiker. Om een voorbeeld te geven staat in de onderstaande tabel een aantal groepen en toegangsrechten die kunnen worden gebruikt bij het creëren van een team site:

SharePoint-groepen
Standaard machtigingsniveau
Geldt voor teamsites
Goedkeurders
Goedkeuren
Nee
Ontwerpers
Ontwerp, beperkte toegang
Nee
Hiërarchiemanagers
Hiërarchie beheren
Nee
(Uw sitenaam) Leden
Bewerken
Ja
(Uw sitenaam) Eigenaren
Volledige controle
Ja
(Uw sitenaam) Bezoekers
Lezen/ bekijken
Ja
Beperkte lezers
Beperkt lezen/ bekijken
Nee
Lezers van stijlbronnen
Beperkte toegang
Nee
Gebruikers snel implementeren
Bijdrage leveren
Nee
Vertaalmanagers
Beperkte toegang
Nee

SharePoint inrichten als intranet met de juiste rechten

De rechten die je toekent aan een gebruikersgroep kan verschillen per SharePoint site. Voor een succesvolle SharePoint inrichting moeten gebruikers de juiste rechten krijgen. Een intranet beheert op deze manier de toegang en mogelijkheden voor eindgebruikers. Een select aantal gebruikers binnen jouw organisatie kunnen extra rechten krijgen om de SharePoint pagina’s beter te beheren. In de onderstaande tabel geven wij een aantal suggesties:

Groepsnaam
Toegangsniveau
Gebruik deze groep voor
Goedkeurders
Goedkeuren
Leden van deze groep kunnen pagina’s, lijstitems en documenten bewerken en goedkeuren.
Ontwerpers
Ontwerp
Leden van deze groep kunnen lijsten, documentbibliotheken en pagina’s op de site bewerken. Ontwerpers kunnen hoofdpagina’s en paginalay-outs maken in de galerie met hoofdpagina’s en kunnen het gedrag en het uiterlijk van elke subsite wijzigen door hoofdpagina’s en CSS-bestanden te gebruiken.
Hiërarchiemanagers
Hiërarchie beheren
Leden van deze groep kunnen sites, lijsten, lijstitems en documenten maken.
Eigenaren
Volledige controle
Mensen die sitemachtigingen, instellingen en uiterlijk moeten kunnen beheren.
Leden
Bewerken of bijdragen
Mensen die site-inhoud moeten kunnen bewerken. Het machtigingsniveau hangt af van het sitesjabloon dat is gebruikt om de site te maken
Bezoekers
Lezen/ bekijken
Mensen die de inhoud van de site moeten kunnen zien, maar niet kunnen bewerken.
Beperkte lezers
Beperkt lezen
Mensen die pagina’s en documenten moeten kunnen bekijken, maar geen versies of machtigingen mogen zien.
Lezers van stijlbronnen
Beperkt lezen
Mensen in deze groep hebben beperkte toegang tot de stijlbibliotheek en de galerij met hoofdpagina’s.
Gebruikers snel implementeren
Bijdrage leveren
Deze gebruikers kunnen Quick Deploy-taken plannen (Content Deployment).
Bekijkers
Alleen bekijken
Deze gebruikers zien inhoud, maar kunnen deze niet bewerken of downloaden.

Hoelang moeten gegevens beschikbaar blijven in SharePoint

Bij het inrichten van SharePoint als intranet is het belangrijk om te kijken naar hoelang gegevens beschikbaar blijven. Vanuit wetgeving moeten sommige gegevens na een bepaalde periode verwijderd worden. Andere wetgeving geeft juist weer aan dat gegevens een bepaalde periode bewaard moeten blijven. Dit kan in een SharePoint omgeving worden ingesteld, waardoor werknemers bepaalde gegevens niet kunnen verwijderen. Om dit te doen zal dan bijvoorbeeld toestemming nodig zijn van een leidinggevende.

De dataretentie periodes in SharePoint moeten dus goed ingesteld worden. Kijk kritisch naar welke data bewaard moet blijven en voor hoelang. Dit kan veel problemen voorkomen met betrekking tot wetgeving.

SharePoint inrichten documentenbibliotheek

Een documentenbibliotheek aanmaken bij een SharePoint inrichting

Een SharePoint omgeving geeft toegang tot verschillende documentenbibliotheken. In deze documentbibliotheken worden verschillende soorten gegevens op een gestructureerde manier opgeslagen. Het aanmaken van een documentenbibliotheek doe je om bepaalde gegevens op één plek te kunnen bewaren. Om een makkelijk voorbeeld te geven kijken wij naar de afdeling verkoop die een offerte heeft gesloten.

In dit voorbeeld heb je een afdeling die “verkoop” heet en een aparte SharePoint pagina heeft. Op deze pagina maak je een documentenbibliotheek aan met de naam “gesloten offertes”. In deze bibliotheek plaats je alle offertes die definitief gesloten zijn met een klant. Door verschillende metadata toe te voegen wordt dit gestructureerd opgeslagen, waarover wij later meer vertellen. Wat er met een documentenbibliotheek gebeurt is in feite:

  • Alle documenten staan in één centrale omgeving
  • Documenten zijn makkelijk vindbaar en hoeven niet in oneindige mappenstructuren te staan
  • Gegevens kunnen sneller worden gevonden en duplicaten worden voorkomen

Het doel van een SharePoint documentenbibliotheek is dat gegevens op een goede manier worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor de juiste personen. SharePoint inrichten als intranet vereist de juiste structuur en documentenbibliotheken om effectief te werken.

Metadata toevoegen in een documentenbibliotheken

Wat essentieel is bij een SharePoint inrichting, zijn de verschillende metadata die je kan toevoegen aan een document. In essentie zijn metadata een soort van labels die je aan een document meegeeft. Deze labels zorgen ervoor dat gegevens makkelijk kunnen worden gesorteerd. We pakken weer het voorbeeld van een verkoop afdeling met een offerte die gesloten is. Een aantal metadata die kan worden toegevoegd zijn onder andere:

  • De klantnaam
  • Het offertenummer
  • De datum wanneer het ondertekend is

De metadata die je toevoegt maakt het makkelijk om de juiste gegevens in één oogopslag te vinden. SharePoint creëert een modern intranet waarmee gegevens gestructureerd worden opgeslagen. Het inrichten van SharePoint als intranet moet daarom goed gebeuren om een goede structuur te hebben.

Gegevens beschermen in een SharePoint omgeving

Een SharePoint omgeving bevat enorm veel data over jullie organisatie. Het beschermen van deze data is essentieel om veilig te kunnen werken. SharePoint is onderdeel van Microsoft 365, waarin verschillende applicaties zich bevinden. Voor al deze applicaties wordt de beveiliging centraal geregeld vanuit Microsoft 365.

Met Microsoft 365 is het mogelijk om bedrijfsapparatuur te beveiligen, gebruikersrechten in te stellen en het delen van gegevens te beperken. Het is belangrijk om bij het inrichten van een SharePoint omgeving rekening te houden met de beveiligingsmogelijkheden. De beveiligingsmogelijkheden in Microsoft 365 zijn enorm uitgebreid. Wil je daar meer over lezen, dan kan je dit artikel raadplegen.

Het trainen en begeleiden van eindgebruikers

Het succes van SharePoint hangt voor een groot gedeelte af van de werknemers binnen jouw organisatie. Werknemers moeten hun werkwijze veranderen, wat voor weerstand kan zorgen binnen de organisatie. Veranderingen zijn niet altijd even makkelijk, maar met de juiste begeleiding wordt SharePoint optimaal gebruikt. Bij ons Adoptie & Change Management traject worden werknemers optimaal begeleid om succesvol met SharePoint te werken. Dit is essentieel voor het succesvol gebruiken van een SharePoint omgeving.

Conclusie

Bij het inrichten van een SharePoint omgeving komt veel kijken. De gehele organisatie moet in kaart worden gebracht en de structuur moet worden bepaald. Het kost tijd om een goede SharePoint omgeving neer te zetten, maar het verhoogt de productiviteit en veiligheid enorm. Daarom is het belangrijk om een SharePoint omgeving goed in te richten, omdat het een grote impact heeft op de organisatie. Voor meer informatie kun je ons eBook hieronder downloaden:

SharePoint voor admins

Meer informatie over SharePoint?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

SharePoint voor admins

SharePoint voor admins

Meer lezen

multi-tenant-kopstuk
Achtergrond

De voordelen van een multitenant-organisatie in Microsoft 365

In de wereld van cloud computing is het concept van een multitenant-organisatie een belangrijk aspect dat bedrijven in staat stelt om (kosten)efficiënter te werken. Microsoft heeft dit concept omarmd en geïmplementeerd in Entra ID en Microsoft 365. In deze blog gaan we dieper in op wat een multitenant-organisatie is, hoe het werkt en wat het kan opleveren.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!