Zo voorkom je dat kennis in je organisatie verloren gaat
5 praktische stappen

💡In het kort

Kennis is één van de belangrijkste assets van een organisatie, maar gaat vaak verloren doordat medewerkers vertrekken, documenten verspreid zijn of er geen duidelijke processen zijn. Dit kost tijd, geld en productiviteit. In dit artikel lees je:

  • Waarom kennisverlies zoveel impact heeft.

  • Hoe je met een centrale digitale werkplek kennis toegankelijk houdt.

  • Welke 5 stappen helpen om kennis structureel te borgen en te delen.

Met de juiste aanpak zorg je dat kennis behouden blijft, medewerkers efficiënter werken en je organisatie future proof wordt.

De gevolgen van verloren kennis

Het verlies van kennis is niet alleen frustrerend, maar ook kostbaar. Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat kenniswerkers gemiddeld bijna 20% van hun werkweek kwijt zijn aan het zoeken naar interne informatie of collega’s die kunnen helpen

Daarnaast heeft kennisverlies impact op de klanttevredenheid. Als cruciale klantinformatie alleen in hoofden van medewerkers zit en niet wordt vastgelegd, kan dit leiden tot fouten, misverstanden en vertraging in de dienstverlening.

Stap 1: Maak kennisdeling onderdeel van de cultuur

Kennismanagement begint bij de juiste mindset. Als medewerkers het gevoel hebben dat kennis “macht” is, zullen ze informatie eerder voor zichzelf houden. Future proof organisaties stimuleren juist een cultuur waarin delen beloond wordt. Dit kan door kennisdeling onderdeel te maken van evaluaties, successen te vieren wanneer teams kennisbanken vullen, en managers het goede voorbeeld te laten geven.

SharePoint templates

Stap 2: Centraliseer documenten en informatie

Een moderne werkplek biedt altijd één centrale plek waar documenten worden opgeslagen, gedeeld en bewerkt. Denk aan SharePoint, OneDrive en Teams. Hierdoor werk je met één versie van de waarheid en voorkom je dat bestanden verspreid raken.

Het voordeel is dat informatie vindbaar blijft, ook wanneer medewerkers vertrekken of langdurig afwezig zijn. Bovendien kan er beter worden samengewerkt, omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde up-to-date documenten.

Stap 3: Maak kennis toegankelijk en doorzoekbaar

Alleen documenten opslaan is niet genoeg. Medewerkers moeten kennis snel kunnen terugvinden. Gebruik daarom slimme zoekfuncties, metadata en duidelijke mappenstructuren. Ook kan een intranet of kennisbank met categorieën en tags de toegankelijkheid vergroten.

Daarnaast is het belangrijk dat kennis niet alleen statisch is. Combineer documenten met bijvoorbeeld korte video’s, wiki-pagina’s of Q&A’s, zodat medewerkers op verschillende manieren toegang hebben tot informatie.

Stap 4: Faciliteer continu leren en delen

Kennis moet leven. Zorg daarom dat er platforms zijn waar medewerkers hun inzichten eenvoudig kunnen delen, bijvoorbeeld via Teams-kanalen of interne communities. Dit kan gaan over projectervaringen, klantcases of innovaties.

Daarnaast helpt het om kennisdeling onderdeel te maken van onboarding en training. Nieuwe medewerkers raken zo sneller wegwijs, terwijl ervaren collega’s hun expertise beter kunnen overdragen.

Stap 5: Zet technologie in als kennisversneller

Technologie kan een grote rol spelen bij het borgen van kennis. Denk aan AI-toepassingen die automatisch relevante documenten voorstellen, of chatbots die veelgestelde vragen beantwoorden. Ook geavanceerde zoekfuncties in Microsoft 365 maken het eenvoudiger om informatie te vinden, zelfs als je niet precies weet waar je moet zoeken.

Op die manier wordt kennis niet alleen vastgelegd, maar ook actief beschikbaar gemaakt voor iedereen binnen de organisatie.

Borg kennis voor de toekomst

Kennis is te waardevol om verloren te laten gaan. Toch gebeurt het nog vaak in organisaties die geen duidelijke strategie of systemen hebben om informatie vast te leggen en te delen. Door te investeren in een moderne werkplek, centrale opslag en een cultuur van kennisdeling, voorkom je dat knowhow weglekt.

De winst? Medewerkers kunnen sneller werken, klanten worden beter geholpen en de organisatie blijft wendbaar en innovatief.

De voordelen van een moderne werkplek cover

Meer informatie over de moderne werkplek?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie.

Download
Klaar om de samenwerking binnen uw organisatie te verbeteren?
Terence Vermeij 01
Terence denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001