OfficeGrip_logo

Sharepoint als document management systeem

Eén centrale opslag voor documenten

In organisaties wordt enorm veel data bewerkt en opgeslagen. Het is daarom belangrijk om één centrale omgeving te creëren waarin deze gegevens worden opgeslagen. Met SharePoint als document management systeem creëer je zo’n centrale opslaglocatie. Door SharePoint te gebruiken als document management systeem heeft de complete organisatie op een veilige manier toegang tot gegevens. Wij bespreken hier de voordelen van SharePoint voor jouw organisatie.  

Inhoudsopgave

Wat maakt SharePoint als document management systeem zo speciaal?

Een document management systeem moet het makkelijk maken om gegevens op te slaan en terug te vinden. SharePoint maakt dit voor jouw organisatie een stuk makkelijker, omdat het op een gestructureerde manier wordt ingericht. Een SharePoint omgeving wordt specifiek gebruikt om de samenwerking binnen de organisatie te bevorderen. Het creëert eigenlijk een modern intranet voor jouw organisatie om alle gegevens in te delen. Een SharePoint omgeving als document management systeem is daarom uiterst geschikt om alle documenten in op te slaan.

SharePoint maakt gebruik van metadata

Bij het gebruiken van SharePoint als document management systeem is de metadata enorm belangrijk. Deze metadata kunnen verschillende kenmerken bevatten, zoals auteur, naam, omschrijving, datum en ga zo maar verder. Door deze metadata wordt het mogelijk om gegevens en documenten snel terug te vinden. Voor organisaties is het mogelijk om extra labels aan een document te hangen. Deze labels brengen structuur aan, waardoor gegevens altijd op de juiste manier gevonden worden. SharePoint als document management systeem maakt het makkelijker om de juiste gegevens te vinden en brengt hier een goede structuur in aan.

Versiegeschiedenis met SharePoint

Aan documenten worden regelmatig verschillende wijzigen doorgevoerd. Dit kan soms voor problemen zorgen bij organisaties, omdat documenten per ongeluk worden aangepast of delen van het document worden verwijderd. Met versiegeschiedenis in SharePoint is het mogelijk om gegevens in hun originele staat te herstellen. Dit verhoogt de dataveiligheid en verbetert het beschikbaar houden van gegevens. Vanuit hier kun je ook zien wie de aanpassingen heeft gemaakt en wat er precies is veranderd, waardoor je dit in de toekomst kan voorkomen.

SharePoint document management systeem

SharePoint als document management systeem maakt samenwerken makkelijk

Een document management systeem gebruik je voor meer dan alleen gegevens veilig opslaan. Het is ook een plek waarin verschillende werknemers samenwerken met elkaar. SharePoint maakt deel uit van het Microsoft 365 platform, waardoor het optimaal samenwerkt met de andere applicaties. Een van deze applicaties is Microsoft Teams. Microsoft Teams maakt het mogelijk om gegevens vanuit SharePoint snel en gemakkelijk te delen met collega’s via de chatfunctie. Het voordeel hiervan is dat gegevens op één centrale plek blijven staan. Je bent niet eindeloos heen en weer aan het mailen, maar kan vanuit één centrale plek samenwerken.

SharePoint in combinatie met Microsoft Teams

Een SharePoint omgeving gebruik je bijna altijd in combinatie met Microsoft Teams. SharePoint is daadwerkelijk een document management systeem, waarin gegevens die “definitief” zijn worden opgeslagen. Deze gegevens worden nog wellicht een aantal keer gewijzigd, maar vaak zijn deze documenten al ver af.

Microsoft Teams is juist het samenwerkingsplatform waarin werknemers samen kunnen werken in verschillende documenten. Vanuit Microsoft Teams worden veelal de documenten in eerste instantie gemaakt. Zijn deze documenten definitief geworden? Dan worden ze verplaatst naar een SharePoint omgeving. SharePoint is dus een document management systeem en Microsoft Teams een samenwerkingshub.

SharePoint is een veilig document management systeem

Een document management systeem moet veilig en betrouwbaar zijn. Organisaties slaan veel gevoelige gegevens op, waardoor de opslag van deze gegevens enorm belangrijk wordt. Het is met SharePoint mogelijk om een veilige omgeving te creëren voor jouw organisatie. SharePoint maakt namelijk deel uit van de moderne werkplek in Microsoft 365. Vanuit Microsoft 365 kunnen verschillende beveiligingsmogelijkheden worden toegepast, waar SharePoint direct gebruik van maakt. SharePoint als document management systeem zorgt voor een veilige omgeving om gegevens in op te slaan.

Hoe werkt de SharePoint beveiliging

SharePoint maakt gebruik van de beveiligingsmogelijkheden in Microsoft 365. Deze mogelijkheden kunnen van vrij simpel tot erg complex variëren. Het is vooral belangrijk om een goede structuur aan te brengen in de omgeving. Dit maakt het mogelijk om de toegangsrechten optimaal in te stellen, zodat werknemers niet overal direct toegang toe krijgen. Je wilt bepaalde gegevens afschermen, omdat niet alle gegevens inzichtelijk moeten zijn voor iedereen.

De toegang tot SharePoint wordt streng bewaakt door Microsoft 365. Bij verdachte inlogpogingen kan SharePoint extra verificatie vragen voordat er toegang wordt verleend. Dit wordt ook wel Multi-Factor Authenticatie genoemd. SharePoint als document management systeem is dus een veilige oplossing, omdat het gebruik maakt van de Microsoft 365 beveiliging. Over de Microsoft 365 beveiliging kun je hier meer lezen.

Conclusie

Met SharePoint haal je als organisatie een modern document management systeem in huis. Het biedt voldoende veiligheid, maakt gegevens makkelijk vindbaar en verbetert de samenwerking. SharePoint is daarom de marktleider en oplossing voor organisaties die documenten gestructureerd willen opslaan. Voor meer informatie kun je ons eBook hieronder downloaden:

Maak kennis met SharePoint foto

Meer informatie over Microsoft SharePoint?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie.

Download het gratis eBook:

Maak kennis met SharePoint

Maak kennis met SharePoint foto

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Meer lezen

    kennis-cybersecurity
    Achtergrond

    Flink gebrek aan kennis over cybersecurity bij Nederlandse werknemers

    Het jaarlijkse State of the Phish-rapport van Proofpoint, een vooraanstaande speler in cybersecurity- en compliance-oplossingen, wijst uit dat meer dan twee derde (69%) van de Nederlandse werknemers bewust het risico nemen om hun organisaties in gevaar te brengen. Dit gedrag resulteert in potentieel schadelijke gevolgen zoals ransomware- of malware-infecties, datalekken, of financieel verlies.

    Lees meer...
    HP-Amplify-Power-Partner
    Achtergrond

    OfficeGrip Hardware is trotse HP Amplify Power Partner

    Onze relatie met HP stelt ons in staat om onze klanten niet alleen de beste producten te bieden, maar ook op maat gemaakt advies en uitstekende ondersteuning. Of je nu op zoek bent naar krachtige Probooks, Elitebooks, HP Pro en Elite Desktops, ZBooks, Z Desktop Workstations, printers of andere oplossingen binnen het HP-portfolio, bij OfficeGrip Hardware vind je precies wat je nodig hebt.

    Lees meer...
    AI-werkvloer
    Copilot

    De juiste manier om AI te benutten

    De productiviteitswinsten van AI komen alleen wanneer bedrijven een doelgerichte en programmatische aanpak hanteren voor hun uitrol. In dit artikel geven wij vijf stappen om uw AI-implementatie te perfectioneren.

    Lees meer...

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!