Het kan voorkomen dat je met een collega samen in één document moet werken. Dit zorgt op de traditionele manier voor verschillende versies en aanpassingen. Je raakt hierdoor gemakkelijk het overzicht kwijt en bent langer aan het zoeken naar het juiste document.

Met SharePoint wordt het mogelijk om in realtime documenten samen te bewerken. SharePoint online integreert nauw samen met Microsoft Office 365, waardoor er in de Microsoft apps samengewerkt kan worden. Een Excel document kan op deze manier door 2 personen tegelijk worden aangepast, zonder verschillende versies op te slaan. Dit maakt het vele malen makkelijker om samen te werken met collega’s.

Collega’s kunnen ook makkelijker documenten naar elkaar toesturen. Vanuit een SharePoint omgeving heeft iedereen toegang tot werkgegevens, waardoor deze niet heen en weer gemaild hoeven te worden. Dit bespaart tijd en geeft een overzicht van de beschikbare documenten. Documenten worden automatisch opgeslagen en gesynchroniseerd naar de cloud, waardoor gegevensverlies verleden tijd is. De documenten kunnen door de functie “automatisch opslaan” worden opgeslagen, waardoor je als gebruiker zelf niet kan vergeten iets op te slaan.