Hoe je communities kunt creëren en beheren binnen Viva Engage

Viva Engage biedt een krachtig platform om medewerkers met elkaar te verbinden via communities. Deze digitale gemeenschappen vormen de ruggengraat van een moderne organisatiecultuur: ze brengen mensen samen rond gedeelde interesses, doelen of functies—ongeacht locatie of afdeling.

Of het nu gaat om een community voor nieuwe medewerkers, een plek voor kennisdeling binnen een vakgebied, of een informele groep rond welzijn of diversiteit, Viva Engage maakt het eenvoudig om deze netwerken op te zetten en te beheren. In deze blog laten we zien hoe je stap voor stap een community creëert, hoe je deze effectief beheert en hoe je zorgt voor blijvende betrokkenheid van leden.

Wat zijn communities in Viva Engage?

In Viva Engage zijn communities digitale verzamelplaatsen waar medewerkers samenkomen rond een gedeeld thema, doel of interessegebied. Ze vormen een essentieel onderdeel van de sociale laag binnen Microsoft 365 en zijn ontworpen om samenwerking, kennisdeling en verbondenheid te stimuleren—zowel binnen als buiten teams en afdelingen.

Een community kan formeel of informeel zijn. Denk aan een community voor:

  • HR-communicatie (zoals onboarding of personeelsbeleid),
  • Projectgroepen die over meerdere afdelingen heen werken,
  • Innovatie- of kennisteams die ideeën willen uitwisselen,
  • Of zelfs sociale initiatieven zoals sportclubs of welzijnsgroepen.

Wat communities onderscheidt van bijvoorbeeld Teams-kanalen, is hun open karakter en organisatiebrede bereik. Waar Teams vaak taakgericht en afgebakend zijn, zijn communities bedoeld om bredere interactie en cultuurvorming te ondersteunen. Ze zijn zichtbaar voor iedereen binnen de organisatie (tenzij je kiest voor een privécommunity) en nodigen uit tot spontane deelname en dialoog.

Kortom: communities in Viva Engage zijn dé plek om mensen te verbinden, kennis te delen en een gevoel van gemeenschap te creëren binnen je organisatie.

Een community aanmaken

Het opzetten van een community in Viva Engage is eenvoudig en intuïtief. Binnen enkele minuten kun je een digitale ruimte creëren waar collega’s samenkomen rond een gedeeld onderwerp of doel. Hieronder vind je de stappen om een community succesvol aan te maken:

Stap 1: Ga naar Viva Engage

  • Open Viva Engage via Microsoft Teams of via de webapp (https://engage.microsoft.com).
  • Klik in het linkermenu op “Communities”.
viva-engage-maak-community-01

Stap 2: Klik op "Nieuwe community"

  • Je vindt deze knop meestal rechtsboven in het scherm.
  • Hiermee start je het aanmaakproces.

Stap 3: Vul de basisgegevens in

viva-engage-maak-community-02
  • Naam van de community: Kies een duidelijke en herkenbare naam.
  • Beschrijving: Geef kort aan wat het doel is van de community.
  • Leden: Nodig medewerkers uit.
  • Privacy-instelling:
    • Openbaar: iedereen binnen de organisatie kan lid worden.
    • Privé: alleen op uitnodiging of goedkeuring van een beheerder.

Stap 4: Voeg visuele elementen toe

viva-engage-maak-community-03.
  • Upload een omslagfoto en kies een pictogram dat past bij het thema van de community.
  • Dit helpt bij de herkenbaarheid en uitstraling.

Stap 5: Nodig extra leden uit

  • Voeg direct collega’s toe of deel de communitylink via Teams of e-mail.
  • Je kunt ook andere beheerders aanwijzen om het beheer te delen.

Tips voor een sterke start:

  • Plaats een welkomstbericht of introductiepost.
  • Stel jezelf en het doel van de community voor.
  • Moedig leden aan om zich voor te stellen of vragen te stellen.

Een goed ingerichte community nodigt uit tot interactie en zorgt voor een vliegende start van de betrokkenheid.

Communitybeheer: rollen en rechten

Een goed beheerde community is essentieel voor duurzame betrokkenheid en een veilige, productieve omgeving. Viva Engage biedt beheerders de tools om structuur aan te brengen, interactie te begeleiden en de juiste mensen toegang te geven.

Rollen binnen een community

Er zijn drie hoofdrollen:

  • Beheerder: Heeft volledige controle over de community. Kan leden toevoegen/verwijderen, instellingen aanpassen, berichten vastzetten en content modereren.
  • Lid: Kan deelnemen aan gesprekken, berichten plaatsen, reageren en bestanden delen.
  • Gast (optioneel): In sommige organisaties kunnen externe gebruikers worden toegevoegd, afhankelijk van de IT-instellingen.

Je kunt meerdere beheerders aanstellen, wat handig is bij grotere of actieve communities.

Instellingen beheren

viva-engage-maak-community-04

Als beheerder kun je onder andere:

  • Privacy aanpassen (openbaar of privé).
  • Leden beheren: uitnodigen, verwijderen of promoten tot beheerder.
  • Meldingen instellen: bepalen hoe vaak leden updates ontvangen.
  • Moderatie toepassen: ongepaste content verwijderen of gesprekken begeleiden.

Best practices voor beheer

  • Wees zichtbaar en actief: reageer op berichten, verwelkom nieuwe leden en stimuleer interactie.
  • Stel richtlijnen op: zorg voor duidelijke gedragsregels en doelen.
  • Gebruik vaste berichten: pin belangrijke aankondigingen of documenten bovenaan de community.

Met goed beheer groeit een community uit tot een waardevolle plek voor samenwerking, kennisdeling en verbinding.

adoptie-verandering-change-management-01

Betrokkenheid stimuleren

Een community leeft pas echt wanneer leden actief deelnemen. Als beheerder speel je een cruciale rol in het aanwakkeren van die betrokkenheid. Gelukkig biedt Viva Engage verschillende tools en strategieën om interactie te bevorderen en een gevoel van verbondenheid te creëren.

Start met een sterke eerste indruk

  • Plaats een welkomstbericht waarin je het doel van de community uitlegt.
  • Moedig leden aan om zich kort voor te stellen of hun verwachtingen te delen.

Post regelmatig en gevarieerd

  • Deel updates, nieuws, tips of inspirerende verhalen.
  • Gebruik afbeeldingen, video’s of GIFs om je berichten visueel aantrekkelijk te maken.
  • Plan een vaste dag voor terugkerende content, zoals “Tip van de week” of “Vraag & Antwoord vrijdag”.

Stimuleer interactie

  • Stel open vragen en nodig uit tot discussie.
  • Gebruik polls om snel meningen te peilen.
  • Organiseer virtuele evenementen of live Q&A’s via Viva Engage of Teams.

Erken en waardeer bijdragen

  • Geef likes en reacties op bijdragen van leden.
  • Zet actieve leden in het zonnetje met een bedankje of shout-out.
  • Gebruik badges of vermeldingen om betrokkenheid te belonen.

Maak het persoonlijk en relevant

  • Sluit aan bij wat er speelt binnen de organisatie of het team.
  • Betrek leden bij het bepalen van onderwerpen of thema’s.
  • Gebruik storytelling om ervaringen en successen te delen.

Een actieve community ontstaat niet vanzelf, maar met aandacht, creativiteit en consistentie bouw je aan een plek waar mensen graag terugkomen.
voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Integratie met andere Microsoft 365-tools

Een van de grootste voordelen van Viva Engage is de naadloze integratie met andere Microsoft 365-apps. Hierdoor wordt de community niet een losstaand platform, maar een natuurlijke uitbreiding van je dagelijkse werkprocessen.

Microsoft Teams

  • Viva Engage is volledig geïntegreerd in Teams, waardoor je communities direct kunt openen vanuit de Teams-interface.
  • Je kunt gesprekken uit communities delen in Teams-kanalen of privéchats.
  • Meldingen uit Viva Engage verschijnen in je Teams-activiteit, zodat je niets mist.

Outlook

  • Community-updates kunnen automatisch worden doorgestuurd naar Outlook.
  • Gebruikers kunnen reageren op berichten rechtstreeks vanuit hun e-mail, zonder Viva Engage te openen.
  • Handig voor medewerkers die veel via e-mail werken, maar toch betrokken willen blijven.

SharePoint

  • Je kunt Viva Engage-gesprekken insluiten op SharePoint-pagina’s, bijvoorbeeld op een intranet of projectsite.
  • Dit maakt het mogelijk om contextuele discussies te voeren bij documenten, nieuwsberichten of beleidsinformatie.

Microsoft Stream en OneDrive

  • Video’s die gedeeld worden in communities kunnen worden gehost via Stream of OneDrive.
  • Hierdoor blijft content veilig opgeslagen en makkelijk toegankelijk voor alle leden.

Microsoft Viva Connections

  • Communities kunnen worden uitgelicht op het Viva Connections-dashboard, zodat belangrijke groepen extra zichtbaarheid krijgen binnen de organisatie.

Door deze integraties wordt Viva Engage een krachtig onderdeel van het bredere Microsoft 365-ecosysteem—waarbij samenwerking, communicatie en kennisdeling centraal staan.

Meten van impact

Een succesvolle community draait niet alleen om activiteit, maar ook om waarde. Viva Engage biedt ingebouwde analysetools waarmee je kunt meten hoe goed je community functioneert en waar je kunt bijsturen om de betrokkenheid te vergroten.

Community-inzichten bekijken

viva-engage-maak-community-05

Beheerders hebben toegang tot een dashboard met statistieken zoals:

  • Aantal leden en groei over tijd.
  • Actieve gebruikers per dag, week of maand.
  • Aantal berichten, reacties en likes.
  • Populairste content en meest betrokken leden.

Deze inzichten helpen je te begrijpen wat werkt en waar nog kansen liggen.

Betrokkenheid analyseren

Let op trends zoals:

  • Wanneer zijn leden het meest actief?
  • Welke onderwerpen of formats (polls, video’s, vragen) zorgen voor de meeste interactie?
  • Zijn er terugkerende deelnemers of juist veel eenmalige bezoekers?

Door deze patronen te herkennen, kun je je contentstrategie verfijnen.

Feedback verzamelen

Naast kwantitatieve data is ook kwalitatieve feedback waardevol:

  • Vraag leden regelmatig om input via polls of korte surveys.
  • Organiseer een feedbackronde of open gesprek in de community.
  • Gebruik suggesties om de community relevanter en aantrekkelijker te maken.

Actie ondernemen op basis van data

Gebruik de inzichten om:

  • Inactieve leden te activeren met gerichte content.
  • Succesvolle formats vaker in te zetten.
  • Nieuwe thema’s of subgroepen te introduceren.

Met regelmatige evaluatie en aanpassing zorg je ervoor dat je community niet alleen actief blijft, maar ook écht impact maakt binnen de organisatie.

Start vandaag nog!

Communities in Viva Engage zijn veel meer dan digitale groepen—ze vormen het hart van een verbonden, betrokken en lerende organisatie. Door slim gebruik te maken van de mogelijkheden binnen Microsoft 365 kun je met relatief weinig moeite een omgeving creëren waarin medewerkers zich gehoord, geïnformeerd en geïnspireerd voelen.

Of je nu een community opzet voor kennisdeling, onboarding, innovatie of sociale verbinding: met de juiste structuur, actief beheer en een beetje creativiteit bouw je aan een plek waar mensen graag samenkomen. En dankzij de integratie met tools als Teams, Outlook en SharePoint, wordt die community een natuurlijk onderdeel van het dagelijkse werk.

Begin klein, leer onderweg, en laat je community uitgroeien tot een waardevolle motor voor samenwerking en cultuur.

Microsoft Viva - Kennis, communicatie, onderwijs, resources en inzichten

Meer informatie over Microsoft Viva?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het opzetten van een duidelijke Viva Engage omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001