How-to Gids: Werken met goedkeuringen

Welkom bij het derde deel van de How-to Gids voor Microsoft Flow. In het eerste deel heeft u de basisbeginselen geleerd van Microsot Flow en in het tweede deel leerden we hoe u stromen kunt opbouwen die gegevens kopiëren en verzamelen, evenals stromen die meldingen verzenden. In dit derde deel kijken we naar het beheren van de goedkeuring van documenten en processen in Microsoft Flow.

Een goedkeuringsaanvraag maken

Vorige week beschreven we al hoe u uw Twitter-feed eenvoudig kunt activeren met behulp van een SharePoint-lijst. In dit onderwerp leert u hoe u een scenario voor bedrijven maakt met goedkeuringen. Op die manier kan iedereen met toegang tot de SharePoint-lijst bijdragen aan de tweets en kan het sociale-mediateam deze tweets goedkeuren of afwijzen. Het team houdt de controle over het account en de inhoud die naar klanten wordt verzonden.

Een goedkeuringsaanvraagstroom maken

1. Selecteer op de startpagina van Microsoft Flow de optie Goedkeuringen, selecteer Goedkeuringsstroom maken, schuif omlaag en selecteer de sjabloon Lijstitems op Twitter plaatsen na goedkeuring.

   

2. Controleer uw accountreferenties voor SharePoint, Goedkeuringen en Twitter en selecteer Doorgaan.

   

 
Standaard wordt met deze sjabloon een goedkeuringsproces gestart wanneer er een nieuw item wordt gemaakt in een bepaalde lijst. Als het item wordt goedgekeurd, wordt er een tweet geplaatst op Twitter. In dit onderwerp wijzigt u dit proces door stappen toe te voegen waarmee de SharePoint-lijst wordt bijgewerkt met het goedkeuringsantwoord, wordt aangegeven of het item al dan niet is goedgekeurd en opmerkingen worden toegevoegd die de goedkeurder mogelijk heeft toegevoegd aan de voorgestelde tweet.

1. In de SharePoint-lijst ContosoTweets die u eerder hebt gemaakt, voegt u twee nieuwe kolommen toe:
   1. Selecteer het plusteken + en selecteer Ja/nee
   2. Typ Goedkeuringsstatus en selecteer Maken
   3. Selecteer het plusteken + en selecteer Eén tekstregel
   4. Typ Opmerkingen van goedkeurder en selecteer Opslaan

      

2. Voer in Microsoft Flow de volgende waarden in bij de actie Wanneer een nieuw item is gemaakt:
   • Siteadres: de SharePoint-URL van uw team
   • Lijstnaam: ContosoTweets

     

3. Selecteer in de actie Een goedkeuring starten de optie Bewerken om alle velden weer te geven.

   

4. Typ Nieuwe tweet voor bij Titel en selecteer Titel in de lijst met dynamische inhoud.

   

5. Typ uw naam of een testgebruikersnaam in Toegewezen aan en selecteer deze.

   

6. Bij Details verwijdert u de standaarditems en voegt u Inhoud tweet, Datum tweet en Gemaakt door weergavenaam toe vanuit de lijst met dynamische inhoud en verbindt u deze item met de woorden op en door.

   

7. Kopieer en plak bij Itemkoppeling de URL van uw SharePoint-lijst en typ Contoso-tweetlijst bij Beschrijving van itemkoppeling.

   

8. Houd de muisaanwijzer in de actie Voorwaarde op het vak ZO JA, selecteer het plusteken + en selecteer Een actie toevoegen.

   

9. Zoek naar Item bijwerken, selecteer de SharePoint–connector en selecteer de actie SharePoint – Item bijwerken.

   

10. Voer bij Siteadres en Lijstnaam de URL van de site en de lijst ContosoTweets in en typ Id bij Id in de lijst met dynamische inhoud.

    

11. Selecteer het veld Titel en zoek in de lijst met dynamische inhoud naar Titel. Voeg het item Titel toe vanuit de actie Wanneer een nieuw item is gemaakt.

    

12. Selecteer Goedkeuringsstatus en stel de waarde in op Ja. Selecteer daarna Opmerkingen van goedkeurder en stel de waarde in op Opmerkingen vanuit de lijst met dynamische inhoud.

    

13. Selecteer Een actie toevoegen onderaan het vak ZO NEE, NIETS DOEN.

    

14. Met dezelfde stappen die u hebt gebruikt voor de configuratie van ZO JA, maakt u een actie SharePoint – Item bijwerken en configureert u de velden met dezelfde waarden, maar stelt u Goedkeuringsstatus nu in op Nee.

    

15. Selecteer de actie Een tweet plaatsen, selecteer Bewerken en stel Tweettekst in op Inhoud tweet uit de lijst met dynamische inhoud. Selecteer Stroom maken bovenaan de pagina om uw werk op te slaan.

    

 
Dit is slechts één manier waarop u met Microsoft Flow de productiviteit van uw team kunt verbeteren. Uw team kan ideeën, relevant nieuws of productrichtlijnen bijdragen en u houdt nog steeds controle over wat er wordt getweet naar klanten.

In het volgende onderwerp ziet u hoe het eruit ziet wanneer een goedkeurder een nieuwe aanvraag voor een voorgestelde tweet ontvangt.

Een goedkeuringsaanvraag verwerken

Hierboven heeft u gezien hoe u een goedkeuringsproces maakt voor tweets die zijn opgeslagen in een SharePoint-lijst. In dit onderwerp ziet u hoe de ervaring eruitziet wanneer een goedkeurder een nieuwe goedkeuringsaanvraag ontvangt.

Een aanvraag maken en verwerken

Eerst voegen we een item toe aan onze SharePoint-lijst. Vervolgens kunnen we een goedkeuringsaanvraag voor dit item verwerken.

1. Open de SharePoint-lijst Contoso-tweets, die is geconfigureerd in een vorig onderwerp. Selecteer Nieuw om een nieuwe tweet te maken.

   

2. Voeg de volgende waarden toe aan de velden en selecteer Opslaan.
   • Titel – Aanbiedingen
   • Inhoud tweet: Bekijk de nieuwe productlijn van Contoso Flooring #ohsocontoso
   • Datum tweet: de datum van vandaag

     

3. Selecteer in Microsoft Flow de optie Mijn stromen.
4. Selecteer de stroom Lijstitems op Twitter plaatsen na goedkeuring die is geconfigureerd in het vorige onderwerp en selecteer de actieve stroom onder UITVOERINGSGESCHIEDENIS.

   

5. Selecteer de trigger Wanneer een nieuw item is gemaakt. Controleer of de gegevens voor het lijstitem dat u zojuist heeft gemaakt, worden weergegeven.

   

6. Open in Outlook de geautomatiseerde goedkeuringse-mail in het Postvak IN en selecteer Goedkeuren.

   

7. Bekijk in het Goedkeuringscentrum de details van de aanvraag, voeg een opmerking toe en selecteer Bevestigen.

   

8. Vernieuw in SharePoint de lijst Contoso-tweets en controleer of Goedkeurigsstatus is ingesteld op Ja en de ingevoerde opmerking wordt weergegeven.

   

 
In dit onderwerp heeft u de ervaring gezien vanuit het perspectief van de goedkeurder: van het ontvangen van een e-mail met een goedkeuringsaanvraag tot het verwerken van de aanvraag in het Goedkeuringscentrum.
 

Volgende week

In dit deel heeft u meer informatie over het beheren van de goedkeuring van documenten en processen in Microsoft Flow. In het volgende deel gaan we meer leren over het gebruik van omgevingen en beleidsregels voor gegevensbeveiliging voor het beheren van gegevensbronnen en stromen.