Vorig jaar werd Microsoft Bookings al uitgerold in Amerika en Canada waardoor de gebruikers in die landen al gebruik konden maken van een makkelijke manier voor MKB-bedrijven om reserveringen te plaatsen en afspraken te beheren voor en met hun klanten. Sinds vorige week wordt de dienst ook wereldwijd beschikbaar gemaakt voor Office 365 Business Premium gebruikers. Daar komt ook nog eens bij dat Microsoft een aantal nieuwe functionaliteiten aan Bookings heeft toegevoegd:
Deze nieuwe mogelijkheden zullen automatisch worden toegevoegd aan Bookings in de komende weken. Hieronder een gedetailleerde beschrijving van de nieuwe functies.
Voeg je Office 365 agenda toe aan Bookings
Eén van de meest aangevraagde functionaliteiten onder gebruikers van Bookings is de mogelijkheid om evenementen toe te voegen vanuit je Office 365 agenda aan Bookings. Daarom heeft Microsoft de integratie tussen deze 2 agenda’s toegevoegd om je te helpen met het vermijden van afspraken met klanten op de momenten dat je zelf persoonlijke afspraken hebt.
Om Office 365 agenda’s toe te voegen aan Bookings, klik je op het Staff tabblad in het linker navigatie-paneel. Op de Staff details pagina selecteer je Events on Office 365 calendar affect availability checkbox.
Vanaf het moment dat je deze optie aangevinkt hebt blokkeert het systeem automatisch je bezette tijden op de Bookings agenda en op de self-service Booking pagina die je klanten te zien krijgen, zodat je nooit meer last hebt van dubbele boekingen. Ook kun je de Office 36 agenda’s van je personeel toevoegen zodat je niet dubbel geboekt wordt.
Voeg buffer tijd toe tussen afspraken
Veel van de diensten die gebruikers aanbieden aan hun klanten hebben reis- en voorbereidings/opruimings-tijd nodig zowel voor als na een afspraak. Voor de gebruikers met deze benodigdheden is er buffer tijd toegevoegd zodat je meer opties hebt om de diensten die je aanbiedt te personaliseren.
Om buffer tijden toe te voegen klik je op het Services tabblad in de linker navigatie column en pas je een bestaande dienst aan of maak je een nieuwe. Zet de knop aan onder Buffer time your customers can’t book en zo krijg je buffer tijd opties te zien voor voor en na de afspraak. Dit zijn de tijden voor en na je afspraak die klanten niet kunnen boeken.
Apps voor iOS en Android
Het is essentieel voor gebruikers van Bookings om verbonden te blijven wanneer je niet op je kantoor bent. Daarom heeft Microsoft mobiele apps gebouwd voor het beheren van je boekingen en personeel of bijvoorbeeld je klantenlijst in te kunnen zien terwijl je onderweg bent.
Nadat je de Bookings app voor iOS en Android hebt gedownload kun je je telefoon gebruiken voor:
- Bekijk en beheer je Bookings agenda.
- Maak en bewerk je reserveringen.
- Bekijk real-time beschikbaarheid en locatie van je personeel.
- Reageer gemakkelijk en snel op klanten met reserveringen.
- Krijg routebeschrijvingen naar je volgende afspraak.
- Toegang tot je klantenlijst.
Personaliseer je Booking pagina
Je Bookings pagina zou er moeten uitzien als een extensie van je bedrijf en het moet een positieve uitstraling hebben op je merknaam.
Om dit te bereieken zijn er een aantal opties toegevoegd om je pagina te personaliseren. Zo kun je bijvoorbeeld je hoofdkleur van je Booking pagina kiezen uit een kleurenpalet alsook kiezen of je je bedrijfslogo wilt laten zien.
Om je pagina te personaliseren klik je op de Bookings pagina op de linker navigatie lijst en selecteer je de kleur die je wilt. Als je niet je logo wilt laten zien, vink je het Display your business logo on your booking page vakje af. Wanneer je klaar bent klik je simpelweg op Save and publish.
Hoe begin je met het gebruiken van Bookings
Bookings is inbegrepen in alle Office 365 Business Premium abonnementen en ermee starten is makkelijk. Om het inplannen van je klanten-afspraken te vergemakkelijken log je in op Office 365 en klik je op de Bookings tegel in het startprogramma voor apps. Wanneer je de Bookings tegel niet ziet is Microsoft nog steeds bezig om deze dienst uit te rollen in je regio. Het is dan verstandig om een week later nog eens te kijken.
