Shadow AI

Geef innovatie ruimte zonder de regie te verliezen

Marc-bij-de-Vaate

Marc bij de Vaate | Strategisch ICT Accountmanager

De kans is groot dat medewerkers binnen jouw organisatie al AI-toepassingen gebruiken die niet formeel zijn beoordeeld. Vaak niet uit onwil, maar omdat ze sneller, slimmer of eenvoudiger willen werken. Dat initiatief wil je benutten, zonder de regie over data, applicaties en apparaten te verliezen.

Shadow AI staat volop in de belangstelling. Terecht, want AI-gebruik ontwikkelt zich sneller dan veel organisaties hun beleid, beveiliging en verantwoordelijkheden kunnen organiseren. Tegelijk ontstaat door alle aandacht gemakkelijk de indruk dat één dashboard, één licentie of één blokkade het probleem oplost. Zo eenvoudig is het niet.

Mijn ervaring in gesprekken met klanten is dat de techniek zelden het echte startpunt is. De eerste vraag is bestuurlijk: waar wil je ruimte geven, waar wil je begrenzen en op basis van welke informatie neem je die beslissingen? Pas daarna krijgt technologie betekenis.

In onze eerdere blog Shadow AI: je organisatie is al begonnen. De vraag is: heb jij de regie al? beschreven we waarom Shadow AI in de kern geen verbodsdiscussie is, maar een regievraagstuk. Microsoft voegt daar nu nieuwe mogelijkheden aan toe. Daarmee komt een samenhangende aanpak dichterbij, mits organisaties de verschillende signalen niet als losse technische projecten behandelen.

Nieuwe Microsoft-inzichten maken het gesprek concreter

Microsoft werkt in het Microsoft 365-beheercentrum aan Shadow AI-inzichten waarmee organisaties beter kunnen zien welke generatieve AI-applicaties worden gebruikt. De aangekondigde previewmogelijkheden brengen ook AI-desktopapplicaties nadrukkelijker in beeld en bieden, waar ondersteund en passend ingericht, aanknopingspunten om het gebruik via Intune te begrenzen.

Dat is relevant. Niet omdat iedere onbekende AI-toepassing direct moet worden geblokkeerd, maar omdat je voor het eerst een beter onderbouwd gesprek kunt voeren. Welke toepassingen leveren aantoonbare waarde? Welke data kan ermee worden verwerkt? Welke risico’s zijn aanvaardbaar? En waar is aanvullend beleid of technische sturing nodig?

De functionaliteit bevindt zich volgens Microsoft nog in preview. Beschikbaarheid, dekking en licentievoorwaarden kunnen daardoor wijzigen.

Vier perspectieven, één bestuurlijke opgave

Grip op Shadow AI ontstaat niet vanuit één product. Je hebt samenhang nodig tussen vier perspectieven: data, cloudapplicaties, apparaten en de agents die de organisatie zelf inzet. Die perspectieven versterken elkaar, maar beantwoorden ieder een andere vraag.

1. Data: welke informatie mag waar worden gebruikt?

De gevoeligheid van AI-gebruik wordt uiteindelijk bepaald door de informatie die medewerkers invoeren, uploaden of laten verwerken. Microsoft Purview en Data Loss Prevention bieden mogelijkheden om gevoelige informatie te herkennen en beleid daarop toe te passen. Denk aan persoonsgegevens, financiële informatie, klantgegevens en contractuele documentatie.

De strategische keuze komt echter vóór de beleidsregel. Welke informatiecategorieën zijn voor jouw organisatie kritisch? In welke processen is AI-gebruik wenselijk? En waar is aanvullende controle nodig? Zonder die keuzes wordt DLP al snel een verzameling generieke regels die óf te weinig beschermt óf het werk onnodig belemmert.

2. Cloudapplicaties: welke AI-diensten worden daadwerkelijk gebruikt?

Naast bekende en goedgekeurde toepassingen gebruiken medewerkers vaak online AI-diensten die buiten het formele applicatielandschap vallen. Microsoft Defender for Cloud Apps kan, afhankelijk van de beschikbare signalen en inrichting, helpen om dat gebruik beter zichtbaar te maken en toepassingen op risico te beoordelen.

Dit inzicht is vooral waardevol als het tot een zakelijke keuze leidt. Niet iedere afwijking is een incident; soms laat Shadow AI juist zien waar de organisatie behoefte heeft aan betere functionaliteit. De kunst is om onderscheid te maken tussen kansrijk experiment, onnodige overlap en onaanvaardbaar risico.

3. Apparaten: wat gebeurt er buiten de browser?

AI-gebruik speelt zich niet alleen af in SaaS-applicaties. Desktopapps en lokale toepassingen vormen een afzonderlijk aandachtspunt. Intune geeft organisaties een basis voor beheerde en conforme apparaten. De nieuwe Shadow AI-mogelijkheden voegen daar zicht en gerichte beheersing van ondersteunde AI-desktopapps aan toe. Global Secure Access kan het beeld, afhankelijk van de gekozen architectuur, verrijken met aanvullende netwerk- en verkeerssignalen.

Ook hier geldt: blokkeren is een middel, geen strategie. Een technische maatregel is pas effectief wanneer duidelijk is welk gedrag je wilt veranderen, welke werkbare alternatieven beschikbaar zijn en hoe uitzonderingen worden beoordeeld.

4. Agents: hoe houd je grip op wat je zelf mogelijk maakt?

Shadow AI gaat niet alleen over externe tools. Organisaties bouwen en gebruiken steeds vaker zelf agents. Daarmee ontstaan nieuwe vragen over eigenaarschap, toegangsrechten, databronnen, levenscyclus en toezicht. Microsoft positioneert Agent 365 als een centraal beheervlak voor agents binnen de organisatie.

Dat maakt agentgovernance een volwaardig onderdeel van de AI-strategie. Wie mag een agent publiceren? Wie blijft eigenaar? Welke bronnen mag de agent benaderen? En hoe weet je of een agent nog passend, veilig en noodzakelijk is? De antwoorden zijn organisatiekeuzes; de technologie helpt om ze uitvoerbaar en controleerbaar te maken. Meer over dit onderwerp lees je in onze blog over Microsoft Agent 365.

Het doel is geen gesloten omgeving, maar gecontroleerde ruimte

Wie Shadow AI uitsluitend als beveiligingsprobleem benadert, loopt het risico waardevolle innovatie af te remmen. Wie het uitsluitend als innovatievraagstuk benadert, kan grip verliezen op data, compliance en continuïteit. De volwassen positie ligt ertussenin: gecontroleerde ruimte bieden op basis van zichtbare keuzes.

Daarvoor moeten beleid, techniek en gedrag elkaar ondersteunen. Medewerkers moeten weten welke toepassingen zijn toegestaan en waarom. Management moet kunnen bepalen welk risico acceptabel is. ICT en security moeten beschikken over bruikbare signalen en passende beheersmogelijkheden. En iemand moet de samenhang bewaken wanneer de technologie opnieuw verandert.

De kernvraag is niet: welke tool kunnen we blokkeren? De kernvraag is: welke ruimte willen we verantwoord bieden, en hoe houden we daar aantoonbaar regie op?

Van losse bouwstenen naar een samenhangend besluit

Microsoft brengt steeds meer onderdelen voor Shadow AI-governance bij elkaar. Dat biedt kansen, maar een verzameling beschikbare functies is nog geen werkende strategie. De waarde ontstaat wanneer je vaststelt wat al zichtbaar is, waar blinde vlekken zitten, welke risico’s prioriteit hebben en welke vervolgstap past bij de organisatie.

Precies daar ligt onze rol als strategisch gesprekspartner. Onze toegevoegde waarde zit niet in het afzonderlijk activeren van Microsoft-functionaliteit. Wij helpen organisaties om ambities, risico’s en bestaande Microsoft-investeringen te vertalen naar duidelijke keuzes en bestuurbare vervolgstappen. Zo bepalen we samen welke mate van inzicht en beheersing nodig is, passend bij de context en verantwoordelijkheden van de organisatie.

Hoeveel regie heb jij vandaag?

Shadow AI verdwijnt niet door te wachten. Het gebruik ontwikkelt zich intussen verder, net als de mogelijkheden van Microsoft. Dit is daarom een goed moment om niet alleen naar afzonderlijke tools te kijken, maar naar het totale bestuurlijke beeld.

Wil je weten waar jouw organisatie al zicht en controle heeft en waar nog relevante blinde vlekken zitten? Plan dan een strategisch gesprek met OfficeGrip. Daarin bespreken we de uitgangspositie, belangrijkste risico’s en logische vervolgbesluiten. Zo ontstaat een route die innovatie ondersteunt én bestuurbaar houdt.

Stappenplan voor het succesvol implementeren van Copilot cover 1

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download
live webinar 02

Benieuwd naar de nieuwste updates in Copilot?

Schrijf je dan nu in voor het gratis webinar!

Inschrijven

Bron

Microsoft Learn: Understand Shadow AI in Microsoft 365 admin center

Gerelateerde verdieping

Waarom ‘Microsoft regelt de security’ een gevaarlijke misvatting is

Endpointbeveiliging met Microsoft Defender for Business

AI-agents bij OfficeGrip

Meer weten over het
grip krijgen op Shadow AI
binnen jouw organisatie?

Marc-bij-de-Vaate

Marc denkt graag
met je mee.