Blog

Het laatste nieuws van OfficeGrip

outlook-cortana-assistent-functie-2

Start een gesprek met uw persoonlijke
productiviteitsassistent in Outlook met Cortana

Je draagt je mobiele apparaat met je mee naar elke kamer van je huis, naar vrienden, op wandelingen en van en naar kantoor. Je mobiele apparaat is echt je dagelijkse metgezel geworden, binnen handbereik om je te helpen verbonden te blijven met mensen en dingen die je belangrijk vindt. Microsoft wilt graag dat die metgezel je tijdens de dag wat extra hulp kan bieden. Via Cortana, je Microsoft 365 persoonlijke productiviteitsassistent, willen ze het makkelijker en sneller maken om dingen gedaan te krijgen. Daarom komen ze binnenkort met nieuwe zogenaamde ‘conversationele AI-mogelijkheden’ in Outlook

Laat Cortana je dag gemakkelijker maken

Met je mobiele apparaat vrijwel altijd aan je zijde, biedt het gebruik van je stem een snelle en gemakkelijke manier om je tijd en inbox te beheren. Microsoft bekijkt manieren waarop Cortana je kan helpen. Dit kan zijn bij het plannen van vergaderingen of het opstellen van e-mailberichten. Maar bijvoorbeeld ook bij het vinden van bestanden, e-mails en mensen die voor jou relevant zijn. En dit dus met behulp van de kracht van jouw stem in Outlook. Door gebruik te maken van natuurlijke taal, spraakherkenning, machine learning en taalkunde op basis van Microsoft AI-technologie, leert Cortana jezelf en je stem kennen. Hiermee helpt het je georganiseerd te blijven, verbonden te blijven met mensen en dingen die belangrijk voor je zijn. Ook houdt je de controle te houden over je dag.

Hoe en wanneer is Cortana beschikbaar in Outlook?

Microsoft zal de komende weken starten met de uitrol van conversational AI in Outlook voor iOS. Het duurt echter ongeveer een maand voordat alle in aanmerking komende klanten zijn bereikt. Je weet dat het beschikbaar is wanneer je Outlook-app wordt bijgewerkt. Daarna zie je knoppen voor nieuwe afspraken en berichten op uw Inbox- en Agendaschermen. Wanneer ingedrukt en uitgevouwen, is een Ask Cortana-microfoonpictogram beschikbaar, evenals andere veelvoorkomende Outlook-taken. Microsoft zal in de loop van de tijd steeds meer mogelijkheden blijven toevoegen. Als een persoonlijke productiviteitsassistent die een natuurlijk onderdeel is van Microsoft 365, verwerkt Cortana gegevens veilig en beveiligd om aan je behoeften te voldoen.

miniatuurafbeelding 1 onderschrift Druk lang op de knop voor nieuw bericht in Outlook voor iOS
Druk lang op de knop voor nieuw bericht in Outlook voor iOS

LET WEL OP: In eerste instantie zal deze nieuwe conversational AI-mogelijkheid met Cortana beschikbaar zijn in het Engels voor klanten in de Verenigde Staten die Outlook voor iOS gebruiken met een Microsoft 365-werkaccount.

Beheer uw tijd in Outlook met hulp van Cortana

Het effectief beheren van je tijd en je verplichtingen kan een uitdaging zijn op een mobiele telefoon. Door ondersteunende functies te bieden, kan Cortana helpen bij het plannen van nieuwe evenementen en de evenementdetails op het scherm aanpassen. En dit via taal in plaats van te tikken of te typen. Cortana kan je helpen verbonden te blijven met de mensen en gebeurtenissen die voor jou relevant zijn met inzichten uit de Microsoft Graph. Hierdoo blijf je gemakkelijker op de hoogte van belangrijke verplichtingen. Met tijd- en locatiesuggesties, kan het plannen van je dag in Outlook je tijd en moeite besparen wanneer je Cortana om hulp vraagt.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je volgende week een vergadering wilt plannen met 3 collega’s. Dit kan normaal meer dan 15 schermtikken kosten om dit in te stellen. Cortana in Outlook kan proactief mensen en locaties voorstellen en er een standaard Teams-meeting van maken. Met deze nieuwe mogelijkheid kun je Cortana in Outlook eenvoudig vragen om:

“Plan een Teams-meeting op dinsdag volgende week met Megan en Chris om de product lancering te bespreken …

Met Conversational AI kun je een gesprek voeren met je persoonlijke productiviteitsassistent. Zo kun je Cortana vragen om ontvangers, datums, tijden en eventueel de locatie te wijzigen op basis van je eigen voorkeuren. En dat allemaal met je stem.

Als je bijvoorbeeld met je stem een nieuwe afspraak maakt, kun je zeggen:

“Plan morgen om 14.00 uur een afspraak met Megan en Chris om het budget te bespreken …

Verander het in 15:00 …

Verander de titel in 2021 Planning en voeg Matthieu toe. “

Ook bouwt Microsoft door op de Microsoft Search-mogelijkheden die sinds deze maand beschikbaar zijn in Outlook Mobile. Zo kun je Cortana vragen om specifieke gebeurtenissen op te zoeken. 

miniatuurafbeelding 2 van blogpost met de titel Start een gesprek met uw persoonlijke productiviteitsassistent in Outlook met Cortana

Je kunt jouw stem gebruiken om te zoeken naar evenementen met specifieke mensen in je organisatie gedurende een bepaald tijdsbestek, waardoor het een natuurlijkere en efficiëntere ervaring wordt.

Zet het gesprek voort via e-mail

Je kunt ook spraakopdrachten in gesproken taal gebruiken in je Postvak IN en in e-mailberichten. Microsoft begint met het leveren van de ondersteunende functionaliteiten met Cortana. Hiermee willen ze je o.a. helpen bij het opstellen van snelle berichten en het doorsturen van e-mails naar je contacten.

Met de nieuwe berichtknop in je Postvak IN met prioriteit kun je Cortana vragen een kort bericht te starten. Je kunt bijvoorbeeld op de knop voor nieuw bericht drukken en op het microfoonpictogram tikken om Cortana te vragen:

“Stuur een e-mail naar Matthieu over de planning voor 2021”

Hierna wordt een nieuw bericht aangemaakt met je collega als ontvanger en “Planning 2021” als onderwerp. Vervolgens kun je de rest van je bericht typen.

Dicteer je e-mail bericht

Ook zal Microsoft in de komende maanden het gemakkelijker maken om volledige, langere e-mailberichten op te stellen door Dictate toe te voegen aan Outlook voor iOS. Op deze manier kun je doorgaan met het opstellen van berichten met jouw stem zoals je dat nu al kan. Gebruik deze spraakgestuurde mogelijkheid in Office Mobile met Word als ook met de dicteeroptie in veel Microsoft 365 Windows- en Mac-app.

Daarnaast introduceert Microsoft een nieuwe manier om je berichten snel te beheren terwijl je ze leest. Met een nieuwe microfoon bovenaan het bericht of gesprek dat je in Outlook hebt geopend; kun je dingen zoals:

“Stuur dit door naar mijn manager” – Outlook zal het bericht opstellen met het e-mailadres van jouw manager in de lijst Aan: waar u meer ontvangers kunt toevoegen en een getypte opmerking kunt toevoegen.

“Reageer hierop” of “Allen beantwoorden ” of “Reageer en voeg Alex hieraan toe” – op dezelfde manier stelt Outlook het bericht op met de juiste ontvangers, zodat je snel extra tekst kunt toevoegen en eenvoudig jouw antwoord kunt verzenden.

Met deze nieuwe microfoon in je berichten kun je ook Play My Emails starten in Outlook voor iOS, zodat je handsfree kunt doorgaan en ervoor kunt kiezen om te luisteren naar Cortana die je nieuwe berichten voorleest in je inbox.

Ook interessant

Lees hieronder meer artikelen over Outlook.

4 Outlook tips voor zakelijke tijdsbeheersing

4 Outlook tips voor zakelijke tijdsbeheersing

4 Outlook tips voor zakelijke tijdsbeheersing Vanuit huis werken wordt steeds populairder. We zijn meer binnen en besteden meer tijd…
Besteed minder tijd aan het voorbereiden van vergaderingen

Besteed minder tijd aan het voorbereiden van vergaderingen

Microsoft Teams is het enige platform met op maat gemaakte mogelijkheden voor iedereen binnen uw bedrijf, van management tot eerstelijns…
Interactieve Yammer-emails in Outlook on the web zijn nu beschikbaar

Interactieve Yammer-emails in Outlook on the web zijn nu beschikbaar

Gebruikers van Outlook on the web kunnen nu communiceren met Yammer-gesprekken, polls, vragen en complimenten zonder hun Outlook-inbox te verlaten.…
Logo-OfficeGrip

OfficeGrip

Officegrip zet uw bedrijf in de cloud. Daarbij passen wij de nieuwste technologie toe van Microsoft. Wij voorzien uw bedrijf van het complete Office365 pakket aangevuld met Sharepoint, Dynamics en de beste trainingen zodat u optimaal gebruik kunt maken van uw nieuwe IT-omgeving.