Vergaderingen is al sinds jaar en dag één van de belangrijkste onderdelen van de werkdag en staat ook hoog op de lijst met vaak genoemde frustraties op de werkvloer. Het idee dat vele werknemers hebben is dat vergaderingen vaak tijd verspillen en geen meetbare resultaten opleveren. Topmanagers wonen vaak vergaderingen bij met een sceptische houding en exitstrategieën in de hand.

U denkt misschien dat er voor uw MKB bedrijf niet zoveel op het spel staat. Het is uw bedrijf; u beslist of een vergadering ertoe doet. Houd echter rekening met de kosten als u personeel betaalt om deel te nemen.

Als uw 90 minuten durende vergadering u € 750 aan loonkosten en € 75 aan lunch kost, terwijl al het werk tot stilstand komt, is het dan de moeite waard? Zullen de resultaten van de meeting de kosten en het verlies van 90 minuten productiviteit rechtvaardigen?

U kunt als volgt kwaliteitsvergaderingen leiden voor uw kleine onderneming.

Hoe faciliteer je een vergadering?

Effectieve vergaderingen vereisen:

• Planning
• Tijd- en mensenbeheer tijdens de vergadering
• Follow-ups na de vergadering

Planning

Typische vergaderagenda’s:

• Brainstormen over oplossingen voor uitdagingen en benaderingen van nieuwe kansen. Uw bedrijf heeft een probleem of kans geïdentificeerd. Momenteel weet je niet hoe je verder moet. U moet met uw team brainstormen over ideeën.
• Een product of service ontwerpen of bijwerken. Je team heeft een idee. Nu moeten ze elkaar ontmoeten om de uitvoering ervan te plannen.
• Communiceer belangrijke informatie. Uw bedrijf groeit en nieuwe ontwikkelingen hebben invloed op uw personeel. U wilt deze wijzigingen in één keer aan uw hele team doorgeven.
• Een platform bieden om feedback te ontvangen. U wilt weten wat een groep denkt of wat hun huidige zorgen zijn. Een vergadering is een gelegenheid voor hen om hun gedachten te delen.

Vergaderingen worden nu met iedereen fysiek in dezelfde ruimte of met enkele virtuele deelnemers gehouden. Deelnemers uit verschillende delen van de wereld en verschillende tijdzones kunnen vergaderingen bijwonen met online vergaderoplossingen. Een vergadering wordt nu vaak alleen bepaald door de tijd, niet door de locatie. Vergaderingen die alleen op tijd zijn ingesteld, zijn gemakkelijker bij te wonen, maar dat betekent niet dat er meer moeten zijn.

Heeft u een vergadering nodig?

Dit is de meest kritische vraag in de pre-planningfase van de vergadering: moet u er een hebben? Is een groepsbijeenkomst (digitaal of fysiek) de beste manier om uw probleem op te lossen? Heb je al andere manieren bekeken om je situatie te beheren?

Als u andere vormen van groepscommunicatietools gebruikt, zoals e-mail, projectbeheerplatforms en klantrelatiebeheer (CRM) of verkoopsoftware, is er dan iets dat een vergadering kan doen dat zij niet kunnen? Werken uw teams goed samen met deze tools?

Lukt uw team als u vragen, taken of aankondigingen via projectbeheersoftware aan hen verspreidt?

Houd alleen een groepsbijeenkomst als u denkt dat dit de beste oplossing voor uw huidige probleem biedt.

Wat is uw vergaderonderwerp en het gewenste resultaat?

Zodra u hebt besloten een vergadering te houden, definieert u het onderwerp van de vergadering en bepaalt u wat een succesvol resultaat zou zijn.

Voorbeeld van een onderwerp van een vergadering: uw productiebedrijf heeft een grondstof probleem

Uw bedrijf heeft twee aangepaste productieorders voor apparaten. Helaas hebben ze tegenstrijdige leverdata omdat beide bestellingen een bepaald type aangepaste widget (Type Z) aan hun kernen hebben. Het dilemma is dat je maar één machine hebt die aangepaste Z-widgets maakt.

Gewenst vergaderresultaat: ontdek een manier om beide bestellingen op tijd te leveren

Met uw vergaderonderwerp en uitkomst gedefinieerd, is het tijd om een gedetailleerde vergaderagenda te maken.
Veel agendasjablonen voor vergaderingen zijn online beschikbaar. Deze klassieke vergaderagenda voor Microsoft Word kan bijvoorbeeld voldoen aan vele behoeften van kleine bedrijven.

Elke vergadering is anders. Schets de specifieke stappen van de uitdagingen van elke vergadering naar het doel. Definieer elk deel van de vergadering en verdeel het in getimede secties. Dienovereenkomstig kunnen vergaderingen enkele minuten tot enkele dagen duren.

Hier is een voorbeeld van een agendaoverzicht voor een vergadering van één uur:

• Introducties van deelnemers: 10 minuten
• Onderwerp uitleg: 10 minuten
• Brainstormen: 20 minuten
• Selectie van de beste oplossing: 10 minuten
• Documentatie van de oplossing en taaktoewijzing: 10 minuten

Tijdens de vergadering

Tijdens de eigenlijke vergadering kan een timer helpen het team op koers te houden. Het motiveert deelnemers om vooruit te komen en niet te worden afgeleid door niet-essentiële details.

Vraag de deelnemers om off-topic ideeën en vragen voor een andere keer op te slaan.

Vergeet niet dat iedereen verschilt in de manier waarop ze informatie leren en verwerken. Als iemand met een concept worstelt, vraag hem dan wat hij nodig heeft.

Zou het helpen om het concept te tekenen? Organiseren op Post-it notes? Later opnieuw schriftelijk beoordelen? Als je een klein team hebt, zul je na verloop van tijd meer begrijpen over hoe ze ideeën verwerken.

Daag iedereen in uw vergaderingen uit om ideeën te delen. Een rustig teamlid kan de beste suggesties hebben, hoewel ze misschien niet graag binnen een groep of voor de baas praten.

Wie moet er bij de vergadering zijn?

Nodig zo min mogelijk mensen uit. Een kleinere groep houdt uw vergadering gefocused. Indien nodig kunt u meer deelnemers uitnodigen voor een toekomstige vergadering.

In het productievoorbeeld moet het minimumteam de volgende mensen omvatten:

• Een teamlid die het productieproces als geheel begrijpt
• Een teamlid die de machine bedient die Z-widgets maakt
• Een teamlid die de klanten begrijpt

Hands-off en hands-on teamleden vinden vaak samen de beste oplossingen.

Een machinist van het type Z kent bijvoorbeeld de grenzen van de machine en hoelang het duurt om te reinigen en te resetten. Een ingenieur die naar het grote geheel kijkt, kan misschien een manier vinden om de volgorde van de constructie van het apparaat te variëren.

De oplossing: voor bedrijf A is de Z-widget het eerste deel van het assemblageproces. Voor bedrijf B is de Z-widget het laatste deel. Teams kunnen beginnen met het samenstellen van één set apparaten zonder een Z-widget. Bedrijven A en B ontvangen hun bestellingen op tijd.

Na een vergadering:

• Follow-up met uw deelnemers aan de vergadering
• Bekijk hoe voorgestelde ideeën en oplossingen vorderen
• Bepaal de te nemen volgende stappen
• Sta open voor feedback om toekomstige vergaderingen te verbeteren

Begin met deze tips. Maak indruk op uw personeel en potentiële zakenpartners met uw goed geplande, productieve vergaderingen.