De ultieme SharePoint Checklist voor Admins

Alles wat je moet nalopen om jouw SharePoint-omgeving veilig, efficiënt en gebruiksvriendelijk te houden.

🧩TL;DR

Met deze ultieme checklist houd je grip op beveiliging, structuur, documentbeheer, automatisering, gebruiksvriendelijkheid en onderhoud.

Download of bekijk de infographic en ontdek stap voor stap hoe je jouw SharePoint-omgeving veilig, overzichtelijk en toekomstbestendig maakt.

SharePoint vormt voor veel organisaties het centrale platform binnen Microsoft 365. Het is dé plek waar documenten samenkomen, teams informatie delen en processen worden gestroomlijnd. Maar naarmate een omgeving groeit, sluipen er vaak ongemerkt problemen in: rechten raken verouderd, de structuur wordt onoverzichtelijk en gebruikers weten niet meer waar ze wat kunnen vinden.

Een goed ingerichte SharePoint-omgeving vraagt daarom om structureel beheer. Niet alleen om alles veilig te houden, maar ook om de gebruikservaring van medewerkers optimaal te houden. Voor veel beheerders is het echter lastig om te weten waar te beginnen of wat regelmatig gecontroleerd moet worden.

Om dat proces eenvoudiger te maken, hebben we een overzicht gemaakt: De ultieme SharePoint Checklist voor Admins.
Deze checklist helpt je stap voor stap bij het controleren van je SharePoint-omgeving — van beveiliging en structuur tot adoptie en onderhoud.

Bekijk hieronder de volledige infographic en ontdek of jouw omgeving nog helemaal up-to-date is.

De ultieme SharePoint checklist voor admins 04

Inhoudsopgave

Uitleg bij de 6 checklist-onderdelen

De infographic geeft in één oogopslag de belangrijkste aandachtspunten weer. Hieronder lichten we elk onderdeel kort toe, zodat je begrijpt waarom het belangrijk is en hoe je het in de praktijk kunt toepassen.

1. Beveiliging & Toegangsbeheer

Een solide beveiliging is de basis van elke SharePoint-omgeving. Toegang tot informatie moet goed geregeld zijn. Niet te ruim, maar ook niet te beperkend.

Controleer daarom regelmatig wie toegang heeft tot welke sites en documenten. Beperk externe toegang tot vertrouwde domeinen en maak gebruik van Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) om rechten centraal te beheren.
Daarnaast is Multi-Factor Authentication (MFA) voor beheerders onmisbaar, en audit logs helpen je om verdachte activiteiten snel op te sporen.

Tip: Plan minimaal elk kwartaal een rechtenreview om onnodige toegang te verwijderen en risico’s te beperken.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

2. Structuur & Navigatie

Een logische structuur zorgt ervoor dat gebruikers snel vinden wat ze zoeken en dat informatie duurzaam georganiseerd blijft. Denk aan een duidelijke hiërarchie van hub-sites en teamsites, ondersteund door consistente metadata en naming conventions.

Gebruik centrale navigatie-elementen (zoals global navigation via Viva Connections) en houd de navigatiediepte beperkt tot drie niveaus. Zo blijft SharePoint overzichtelijk — ook voor nieuwe medewerkers.

Tip: Maak vooraf een contentstructuur op basis van afdelingen of projecten en gebruik sjablonen om consistentie te waarborgen.

SharePoint templates

3. Documentbeheer & Versiebeheer

Versiebeheer voorkomt dat belangrijke bestanden verloren gaan of overschreven worden. Door versiegeschiedenis in te schakelen, kunnen gebruikers eenvoudig eerdere versies herstellen.
Daarnaast helpen retentie- en archiveringsbeleid om documenten automatisch te beheren volgens wettelijke of interne richtlijnen.

Gebruik documentsets of sjablonen om standaardisatie te bevorderen en controleer of het check-in/check-out-mechanisme goed is ingesteld voor bibliotheken met meerdere bewerkers.

Tip: Combineer versiebeheer met Power Automate-workflows om goedkeuringsprocessen te automatiseren.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-02

4. Automatisering & Integratie

SharePoint werkt het best wanneer het slim samenwerkt met andere Microsoft 365-tools. Denk aan Power Automate voor goedkeuringsflows, Microsoft Forms voor inputverzameling en Lists voor gestructureerde data.

Controleer regelmatig of integraties met Teams, OneDrive en Outlook goed functioneren en of data consistent blijft tussen de verschillende platforms.

Tip: Automatiseer herhalende taken (zoals archivering of notificaties) om tijd te besparen en fouten te voorkomen.

5. Gebruiksvriendelijkheid & Adoptie

Een technisch perfecte omgeving is waardeloos als gebruikers er niet mee kunnen of willen werken. Daarom is adoptie een cruciaal onderdeel van goed beheer.

Zorg voor een aantrekkelijke startpagina met nieuws, veelgebruikte links en interne updates. Voeg een korte handleiding of FAQ toe en bied ruimte voor feedback. Door regelmatig gebruikersdata te analyseren (bijvoorbeeld via de SharePoint Usage Reports) ontdek je waar mensen afhaken of juist veel tijd besteden.

Tip: Betrek key-users bij veranderingen en geef korte trainingen of video-updates bij nieuwe functies.

6. Onderhoud & Updates

Een SharePoint-omgeving is nooit “af”. Technologie verandert, medewerkers wisselen, en nieuwe veiligheidsrichtlijnen komen voortdurend bij. Daarom is periodiek onderhoud essentieel.

Plan een kwartaalreview om oude sites te verwijderen, inactieve accounts op te schonen en opslaglimieten te bewaken.
Daarnaast is het belangrijk om het Microsoft 365 Message Center te volgen: hier vind je aankomende updates die invloed kunnen hebben op jouw SharePoint-configuratie.

Tip: Documenteer elke wijziging in een beheerlogboek, zodat toekomstige beheerders snel zien wat er wanneer is aangepast.

Extra tip: Maak er een levend document van

SharePoint is continu in beweging. Microsoft voegt regelmatig nieuwe functies toe, verandert instellingen en scherpt beveiligingsmaatregelen aan. Wat vandaag best practice is, kan over een paar maanden alweer verouderd zijn.

Daarom is het slim om van je checklist een levend document te maken — een centraal overzicht dat je periodiek bijwerkt en deelt met je beheerteam.
Gebruik bijvoorbeeld een SharePoint-lijst of Teams-kanaal om bij te houden welke controles zijn uitgevoerd en waar nog verbeterpunten liggen.

Til jouw SharePoint-beheer naar een hoger niveau

Een goed ingerichte en onderhouden SharePoint-omgeving is de ruggengraat van moderne samenwerking. Door regelmatig de punten uit deze checklist te doorlopen, voorkom je dat je omgeving veroudert of onveilig wordt en geef je gebruikers de beste ervaring mogelijk.

Bij OfficeGrip helpen we organisaties dagelijks met het optimaliseren, migreren en beheren van hun SharePoint-omgevingen.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Wil je weten hoe jouw organisatie haar SharePoint beter kan structureren of beveiligen??

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001