Met SharePoint online creëer je één centrale plek waarin alle bedrijfsdocumenten terecht komen. Dit maakt het voor werknemers gemakkelijker om documenten te vinden en delen met elkaar. SharePoint online is dus een intranet dat toegankelijk is voor de gehele organisatie.
Het is lastig om in één zin te omschrijven wat SharePoint online precies is. Met SharePoint kun je namelijk verschillende dingen doen en heb je veel flexibiliteit in de inrichting. We proberen hier een beeld te geven over wat SharePoint online precies is.
SharePoint online zorgt ervoor dat iedereen snel en gemakkelijk toegang heeft tot documenten. Waar vroeger documenten op een file-server werden geplaats, worden deze met SharePoint online naar de cloud geüpload. Dit zorgt ervoor dat iedereen op een snelle manier toegang kan hebben tot de benodigde gegevens. Het wordt zo makkelijker om samen te werken en documenten te delen.
Op een file-server heb je het risico dat bestanden worden overschreven, waardoor je deze niet kan terughalen. Hier heb je bij een SharePoint omgeving geen last van. Met SharePoint online maakt je gebruik van automatisch versiebeheer, waardoor het mogelijk wordt om de juiste versie terug te halen. Zie dit eigenlijk als een automatische back-up van alle gegevens die er zijn. Het is dus niet nodig om zelf handmatig allerlei back-ups te maken van gegevens.
Het kan voorkomen dat je met een collega samen in één document moet werken. Dit zorgt op de traditionele manier voor verschillende versies en aanpassingen. Je raakt hierdoor gemakkelijk het overzicht kwijt en bent langer aan het zoeken naar het juiste document.
Met SharePoint wordt het mogelijk om in realtime documenten samen te bewerken. SharePoint online integreert nauw samen met Microsoft Office 365, waardoor er in de Microsoft apps samengewerkt kan worden. Een Excel document kan op deze manier door 2 personen tegelijk worden aangepast, zonder verschillende versies op te slaan. Dit maakt het vele malen makkelijker om samen te werken met collega’s.
Collega’s kunnen ook makkelijker documenten naar elkaar toesturen. Vanuit een SharePoint omgeving heeft iedereen toegang tot werkgegevens, waardoor deze niet heen en weer gemaild hoeven te worden. Dit bespaart tijd en geeft een overzicht van de beschikbare documenten. Documenten worden automatisch opgeslagen en gesynchroniseerd naar de cloud, waardoor gegevensverlies verleden tijd is. De documenten kunnen door de functie “automatisch opslaan” worden opgeslagen, waardoor je als gebruiker zelf niet kan vergeten iets op te slaan.
Wat SharePoint online nu precies is? SharePoint is een plek om alle documenten te delen met de organisatie. Het plaatsen van documenten in de SharePoint online omgeving heeft een aantal voordelen. SharePoint zorgt ervoor dat je vanaf elke locatie toegang hebt tot de gegevens. Wordt er in de organisatie regelmatig vanuit huis gewerkt? Dan kan SharePoint online eigenlijk niet ontbreken. Documenten zijn toegankelijk vanaf elk apparaat en kunnen via de cloud worden geraadpleegd. Dit maakt het voor medewerkers mogelijk om met persoonlijke apparaten toegang te krijgen tot werkgegevens. Uiteraard zijn er verschillende instellingsmogelijkheden in SharePoint. Zo kunnen er andere toegangsrechten worden ingesteld voor persoonlijke apparaten. SharePoint online maakt gebruik van een rechtenstructuur, waardoor niet iedereen toegang heeft tot alle documenten.
Met SharePoint behoud je als organisatie grip op alle data. Het is mogelijk om op basis van toegangsrechten verschillende beleidsinstellingen te maken. Dit zorgt ervoor dat niet alle documenten in één keer zichtbaar zijn voor iedereen. De toegangsrechten kunnen per afdeling worden toegekend of bijvoorbeeld per persoon. Op deze manier kan je de toegang tot verschillende documenten optimaal beheren.
Het wordt op deze manier ook veiliger om documenten te delen met derden. Er kan tijdelijk toegang worden verleend voor externe leveranciers en andere partijen. Op deze manier weet je wie er toegang heeft en kun je de toegang ontzeggen. Het is mogelijk om voor externe leveranciers een timer in te stellen, waarna de toegang tot de gegevens automatisch verloopt. Op deze manier blijf je in controle over alle bedrijfsgegevens die er aanwezig zijn.
Het is bij SharePoint belangrijk om aandacht te besteden aan de inrichting van de omgeving. Elke organisatie is anders, waardoor de implementatie kan verschillen. Bij OfficeGrip maken wij gebruik van een gestandaardiseerde implementatie, die waar nodig wordt aangepast aan de organisatie.
Een SharePoint online omgeving wordt dus op maat gemaakt voor een organisatie. Het is belangrijk om personeel bij dit proces te betrekken. Hun moeten tenslotte in de nieuwe omgeving gaan werken. Om dit zo succesvol mogelijk te implementeren moet de omgeving goed passen bij de organisatie. Personeel moet worden begeleid en getraind om de nieuwe omgeving in gebruik te nemen. Op deze manier wordt er zo efficiënt mogelijk gewerkt met de nieuwe SharePoint omgeving. Bekijk voor meer informatie ons SharePoint implementatie traject.
Met SharePoint online creëer je een veilige omgeving om gegevens met elkaar uit te wisselen. SharePoint is een flexibel platform en compleet naar wens in te richten. Je kunt ongelofelijk veel met een SharePoint omgeving doen. We hebben hier een aantal voordelen besproken, maar dit is nog lang niet alles. In ons eBook gaan we dieper in op SharePoint. Download dit eBook hieronder!
Ontdek hoe je de meest voorkomende SharePoint-ergernissen voorkomt. Van vindbaarheid en gebruiksgemak tot adoptie en security: maak SharePoint een tool die collega’s wél waarderen.
Ontdek de verborgen functies van SharePoint die je werkdag makkelijker maken. Van slimme metadata en versiebeheer tot automatische workflows en intranet. Haal meer uit je Microsoft 365-omgeving.
Surveys Agent is de nieuwste AI-functionaliteit binnen Microsoft 365 Copilot. Ontdek hoe deze slimme assistent je helpt om snel en effectief enquêtes te ontwerpen, te versturen en te analyseren zonder gedoe of extra tools.
ADRES
Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel
CUSTOMER CARE
LINKS
