Als onderdeel van de recente apps-updates van Microsoft Teams is er nu ook de release van de Microsoft Flow-integratie in Teams. Met deze integratie, direct vanuit Teams, kunt u stromen creëren en beheren, uw ontvangen en verzonden goedkeuringen bekijken en stromen starten met de Flow Bot. 

Stel dat u de Chief Compliance Officer bent op de Juridische afdeling van Contoso Inc. U wilt een goedkeuringsverzoek sturen wanneer een nieuw document wordt geüpload naar de map Juridisch in een SharePoint-documentbibliotheek. Om fiatteurs te informeren en ervoor te zorgen dat iedereen zicht heeft op eventuele feedback, wil u uw teamgenoten op de hoogte stellen via Microsoft Teams. Met de Flow-integratie in Teams kunt u snel een flow creëren en de productiviteit van uw team verhogen. Hieronder wordt uitgelegd hoe u dit kan doen.

Installeer de Flow-app

Installeer de Flow-app in de Teams Store om aan de slag te gaan. Om toegang tot de winkel te krijgen, klikt u op het pictogram onderaan de linker navigatiebalk. Kies vervolgens de Flow-app uit de Beste keuzes of typ ‘Flow’ in het zoekvak.

Creëer een nieuwe stroom in Teams

Nadat u de app hebt geïnstalleerd, ziet u vier tabbladen: Gesprek, Stromen, Goedkeuringen en Over. Op het tabblad Gesprek kunt u communiceren met de FlowBot, op het tabblad Stromen kunt u nieuwe flow/Stromen maken en bestaande beheren en op het tabblad Goedkeuringen worden uw ontvangen en verzonden goedkeuringsverzoeken weergegeven. Klik op het tabblad Stromen en log in.

Klik vervolgens op de knop Maken op basis van sjabloon.

U kunt nu kiezen uit verschillende sjablonen om uw team te verbinden met services zoals SharePoint, Microsoft Forms, Dynamics, Twitter, PowerBI en UserVoice. Selecteer de sjabloon getiteld Start approval for new documents and notify via Teams.

Als u op de sjabloon klikt, wordt de Flow-ontwerper geopend.

Voor de trigger When a file is created selecteert u de SharePoint-site en -bibliotheek die de gegevens voor uw team hosten. Selecteer voor de Post message acties het team en kanaal voor de juridische afdeling. Voer ten slotte de namen van uw teamleden in voor de actie Goedkeuring starten.

Opmerking: alle triggers en acties van SharePoint-bestanden kunnen worden gebruikt voor de bestandsbibliotheek van uw team, omdat de onderliggende gegevensbron SharePoint is.

Sla de stroom op door op de knop Stroom maken te klikken.

Doe uw goedkeuringen in Teams

Laten we onze stroom in actie zien. Ga in het juridische kanaal naar het tabblad Bestanden en upload een nieuw bestand.

Merk op dat de Flow onmiddellijk wordt geactiveerd en een bericht wordt gepost op het Legal-kanaal met het verzoek het team het nieuw geüploade bestand goed te keuren. Dit bericht komt overeen met de waarden die we hebben ingevoerd tijdens het maken van de stroom. Het bericht wordt gepost in naam van de maker van de flow.

Klik op de ellips om uw persoonlijke apps te bekijken en over te schakelen naar de Flow-app. Navigeer nu naar het tabblad Goedkeuringen. U ziet een goedkeuring in behandeling voor het nieuw geüploade bestand.

Nadat u het bestand hebt bekeken, klikt u op Goedkeuren of Weigeren, voert u een opmerking in en klikt u op Bevestigen.

Bam! Een nieuw bericht wordt op het juridische kanaal geplaatst met details over de fiatteur en zijn/haar opmerkingen.

Gebruik de bot om Flows te starten

De Flow-integratie in Teams bevat ook een Bot waarmee u handmatige flows kunt uitvoeren. Momenteel is dit beperkt tot flows die volgens een schema lopen, met ondersteuning voor alle handmatige flows binnenkort beschikbaar.

Doorgaand met ons eerdere voorbeeld van de Juridische afdeling van Contoso, laten we als voorbeeld nemen dat we een stroom hebben die dagelijks wordt uitgevoerd en een bericht naar het team posten om iedereen eraan te herinneren om bepaalde bestanden te controleren.

Met de Flow-bot kunnen we deze stroom onmiddellijk uitvoeren. Ga naar het tabblad Conversatie. Om de lijst met stromen die u kunt uitvoeren te bekijken, voert u de opdracht List flows in.

Zodra u een lijst met stromen terugkrijgt, voert u de opdracht run flow in gevolgd door de index van de flow die u wilt uitvoeren. Bijvoorbeeld run flow 1.

U zult merken dat de Flow onmiddellijk wordt uitgevoerd en een bericht plaatst in het juridische kanaal.

Dit is nog maar het begin

De Flow-integratie in Teams is nog maar het begin van een lange reis om u en uw team productiever te maken. Met een klein beetje moeite bij het maken van een Stroom zult u zien dat uw team uiteindelijk veel productiever zal zijn op de lange termijn.