3 quick wins voor een slimmere digital werkplek zonder grote investering

🔧TL;DR

Geen tijd voor lange trajecten? In dit blog ontdek je drie direct toepasbare quick wins voor een slimmere digitale werkplek met Microsoft 365 zonder grote investering. 

Denk aan beter samenwerken in Teams, automatiseren met Power Automate en sneller zoeken met Microsoft Search.

In veel organisaties is de digitale werkplek inmiddels een onmisbaar onderdeel van de dagelijkse operatie. Toch blijft het potentieel vaak onbenut. Medewerkers schakelen tussen talloze apps, zoeken eindeloos naar documenten en verliezen tijd aan handmatige taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. Het gevolg? Frustratie, inefficiëntie en gemiste kansen.

Gelukkig hoeft het verbeteren van de digitale werkplek niet altijd gepaard te gaan met grote investeringen of langdurige IT-projecten. In dit artikel delen we drie praktische quick wins die je direct kunt toepassen binnen Microsoft 365. Ze zijn laagdrempelig, snel te implementeren en leveren direct resultaat op – zonder dat je een compleet verandertraject hoeft op te tuigen.

Benieuwd hoe je met minimale inspanning maximale impact kunt maken? Lees dan snel verder.

Quick Win 1: Slimmer samenwerken met Microsoft Teams-kanalen

Waarom deze quick win?

Veel teams gebruiken Microsoft Teams vooral als chattool, terwijl het platform veel meer te bieden heeft. Door gestructureerd gebruik te maken van Teams-kanalen kun je communicatie centraliseren, documenten overzichtelijk delen en samenwerking stroomlijnen zonder extra kosten of tools.

Wat is het probleem?

Zonder duidelijke structuur ontstaan er losse chats, dubbele bestanden en onduidelijkheid over waar informatie te vinden is. Dit leidt tot inefficiëntie en frustratie, vooral bij hybride of remote teams.

De oplossing: vaste kanalen per project of thema

Richt per project, afdeling of thema een vast kanaal in binnen Teams. Geef elk kanaal een duidelijke naam en beschrijving, en gebruik tabs om relevante bestanden, notities of apps direct beschikbaar te maken. Zo weet iedereen waar ze moeten zijn voor specifieke informatie of overleg.

Direct toepasbare acties:

  • Pin belangrijke berichten bovenaan het kanaal, zoals deadlines of vergaderlinks.
  • Koppel SharePoint-documenten aan het kanaal via de tab “Bestanden” voor centrale opslag.
  • Gebruik de agenda-integratie om vergaderingen direct vanuit het kanaal te plannen.
  • Maak een korte ‘kanaalhandleiding’ voor nieuwe teamleden, zodat ze snel wegwijs zijn.

Bonus: verhoog adoptie met kleine gewoontes

Moedig je team aan om updates en vragen in het juiste kanaal te plaatsen in plaats van via e-mail. Dit zorgt voor transparantie en maakt informatie terugvinden een stuk eenvoudiger.

SharePoint templates

Quick Win 2: Automatiseren met Power Automate

Waarom deze quick win?

Veel dagelijkse taken binnen organisaties zijn repetitief en tijdrovend: denk aan het goedkeuren van documenten, het versturen van meldingen of het bijhouden van statusupdates. Deze processen kosten niet alleen tijd, maar zijn ook foutgevoelig. Met Power Automate kun je dit soort taken eenvoudig automatiseren – zonder dat je hoeft te kunnen programmeren.

Wat is het probleem?

Veel dagelijkse taken binnen organisaties zijn repetitief en tijdrovend: denk aan het goedkeuren van documenten, het versturen van meldingen of het bijhouden van statusupdates. Deze processen kosten niet alleen tijd, maar zijn ook foutgevoelig. Met Power Automate kun je dit soort taken eenvoudig automatiseren – zonder dat je hoeft te kunnen programmeren.

De oplossing: start met een eenvoudige flow

Power Automate biedt kant-en-klare sjablonen waarmee je binnen enkele minuten een workflow kunt opzetten. Denk aan:

  • Een automatische melding in Teams bij een nieuw document in SharePoint.
  • Een goedkeuringsflow voor facturen of aanvragen.
  • Een dagelijkse samenvatting van taken uit Planner via e-mail.

Direct toepasbare acties:

  • Kies een sjabloon in Power Automate en pas deze aan je eigen proces aan.
  • Test de flow eerst met een kleine groep gebruikers om feedback te verzamelen.
  • Monitor het gebruik via het Power Automate-dashboard om te zien waar je tijd bespaart.
  • Documenteer de flow kort zodat collega’s weten wat er gebeurt en waarom.

Bonus: verhoog adoptie met interne showcases

Laat één team een simpele flow bouwen en presenteer het resultaat in een korte demo. Dit inspireert andere teams om ook te automatiseren en verlaagt de drempel om ermee aan de slag te gaan.

Quick Win 3: Slimmer zoeken met Microsoft Search

Waarom deze quick win?

In een digitale werkplek draait alles om informatie: documenten, e-mails, chats, notities en taken. Maar als die informatie moeilijk te vinden is, gaat kostbare tijd verloren. Microsoft Search, geïntegreerd in Microsoft 365, biedt krachtige zoekmogelijkheden die vaak onderbenut blijven.

Wat is het probleem?

Medewerkers zoeken dagelijks naar bestanden, gesprekken of contactgegevens, maar gebruiken vaak alleen de standaard zoekbalk zonder filters of context. Hierdoor vinden ze niet altijd wat ze nodig hebben, of duurt het veel langer dan nodig.

De oplossing: contextueel zoeken met Microsoft Search

Microsoft Search begrijpt de context waarin je werkt. Zoek je in Outlook, dan krijg je e-mailgerichte resultaten. Zoek je in SharePoint, dan krijg je documenten en sites. Door slim gebruik te maken van filters, metadata en trefwoorden kun je veel sneller bij de juiste informatie komen.

Direct toepasbare acties:

  • Gebruik zoekfilters zoals bestandstype, auteur of datum om sneller te vinden wat je zoekt.
  • Voeg metadata toe aan documenten in SharePoint, zoals tags of categorieën, voor betere vindbaarheid.
  • Train medewerkers in het gebruik van de zoekbalk in verschillende apps (Teams, Outlook, SharePoint).
  • Maak een ‘zoekgids’ met tips en voorbeelden van slimme zoekopdrachten.

Bonus: combineer met Viva Topics voor extra context

Als je organisatie Viva Topics gebruikt, kun je zoekresultaten verrijken met contextuele kenniskaarten. Zo vinden medewerkers niet alleen documenten, maar ook relevante expertise en definities.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een slimmere werkplek

Een moderne digitale werkplek hoeft niet complex of duur te zijn. Met deze drie quick wins; gestructureerd samenwerken in Teams, automatiseren met Power Automate en slimmer zoeken via Microsoft Search kun je direct tijd besparen, frustratie verminderen en de productiviteit verhogen. En het mooiste? Je hebt er geen grote IT-investering voor nodig.

Wil je meer uit Microsoft 365 halen zonder lange trajecten? Begin dan vandaag nog met één van deze quick wins. Kleine stappen, grote impact.

De voordelen van een moderne werkplek cover

Meer informatie over de moderne werkplek?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie.

Download
Klaar om de samenwerking binnen uw organisatie te verbeteren?
Terence denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001