Aanbevolen procedures voor het gebruik van Office 365 op een traag netwerk

Zou het niet handig zijn als uw Internet-verbinding altijd snel is en nooit ‘down’ zou zijn? Ooit komt die dag. Maar tot die tijd zijn er praktische dingen die u kunt doen om een traag netwerk te omzeilen en nog steeds aan uw dagelijkse werk toe te komen. Alhoewel Office 365 een cloud-based service is, geeft het u ook veel mogelijkheden om offline te werken en uw veranderingen te blijven synchroniseren. Daarnaast is het soms efficiënter werken met offline inhoud omdat toepassingen sneller kunnen worden uitgevoerd en de gebruikersinterface sneller is. Het punt is dit: Office 365 biedt u het beste van beide werelden. Hier ziet u hoe u kunt profiteren van alletwee.

TIP   Wilt u zien hoe traag (of snel) uw netwerkverbinding is? Probeer de Ookla Speedtest-app of de Network Speed Test-app.
 
In dit artikel

Waarom is mijn netwerk zo traag?

Hoewel we geen controle hebben over de prestaties van het netwerk zelf, is het handig om te begrijpen wat er achter de schermen gebeurt. Het internet is complex genoeg, maar er zijn enkele concepten die inzicht in de situatie kunnen verbeteren. De aanbevelingen in dit artikel op te volgen kan helpen prestatieproblemen op te lossen en frustraties te verminderen.

Bandbreedte en de latentie    De twee belangrijkste maatregelen van de prestaties van het netwerk zijn bandbreedte en de latentie:

• Bandbreedte is de snelheid van doorvoer gemeten in bits per seconde. Groter is beter. Bandbreedte is vergelijkbaar met een waterleiding. Hoe groter de leiding, hoe meer water er doorheen kan stromen, hoe groter de doorvoer.
• Wachttijd is de tijd die het duurt om de informatie te verkrijgen van een server of service met het apparaat en wordt gemeten in milliseconden. Sneller is beter. Latentie kan worden veroorzaakt door een aantal factoren, zoals lage bandbreedte, een tijdelijke verbinding of zendtijd.

Veelvoorkomende problemen    Naast de bandbreedte en de latentie, hebben andere problemen een weerslag op de prestaties van het netwerk en deze zijn vaak onvoorspelbaar. Prestaties van het netwerk kan op basis van de tijd van de dag of de fysieke locatie schommelen. Het netwerk kan verstopt raken wanneer bepaalde gebeurtenissen optreden, zoals een natuurramp of een belangrijke publieke gebeurtenis, die het gebruik van het Internet doen oplopen. De grootte en complexiteit van de pagina die geladen wordt en het aantal en de grootte van bestanden die worden overgebracht zijn van directe invloed op de prestaties. Een Wi-Fi-verbinding kan tijdelijk verslechteren: bijvoorbeeld het vragen naar een online poll tijdens een grote conferentie-vergadering van duizenden door te vragen aan iedereen op hetzelfde moment te tweeten.

Overwegingen voor een satelliet netwerk    Een satelliet netwerk is handig wanneer een normaal land netwerk niet haalbaar is, zoals op een cruise schip of in een afgelegen wetenschappelijk gebied. Deze netwerken maken gebruik van satellieten die in een baan 22,000 mijl boven de evenaar geplaatst zijn. Echter een daadwerkelijke overdracht reist ongeveer 50.000 km en een satelliet-netwerk heeft een lagere latentie (ms 500 of meer) dan een normaal land netwerk (20-50ms). Onder goede omstandigheden heeft u waarschijnlijk weinig last van deze latentie, maar voor het downloaden van grote bestanden, het streamen van video’s en spelen van games, waarschijnlijk wel. Een ander probleem is ‘rain fade’ in zware weersomstandigheden, zoals onweer en sneeuwstormen, kan satelliet transmissie tijdelijk worden onderbroken.

Weet u zeker dat het aan het netwerk ligt?

Controleer op het moment dat er prestatieproblemen zijn eerst of uw apparaat niet de oorzaak van het probleem is. Er zijn twee dingen die u kunt doen, die een grote verbetering kunnen opleveren:

• Controleer of het apparaat goed werkt en of zich geen schadelijke software op uw computer bevindt.
• Koop meer geheugen als dat mogelijk is. Geheugen toevoegen is de meest eenvoudige en vaak de meest effectieve manier om de prestaties op uw apparaat te verbeteren. Dit is met name handig wanneer u met grote bestanden en video’s werkt.

Zie Prestaties & onderhoud en Problemen met de prestaties van het Windows-systeem corrigeren voor meer informatie.
 

Aanbevolen procedures voor het gebruik van uw browser

Uw browser is uw toegangspoort tot Office 365, vandaar dat deze een invloed kan hebben op de prestaties, met name hoe lang het duurt om een pagina te laden en hoe vaak u terugkomt bij de Office365 service.

Browsers in het algemeen

Hier volgen enkele suggesties voor browsers in het algemeen:

• Schakel browser add-ons uit die de prestaties mogelijk beïnvloeden.
• Verhoog de cachegrootte voor uw temporary internet files.
• Nadat u zich heeft aangemeld bij uw werk- of schoolaccount, laat u het browservenster gedurende de dag open. U kunt andere tabbladen en vensters openen zonder dat u zich opnieuw hoeft aan te melden. Als u zich wilt aanmelden bij een andere account, gebruik dan Private-navigatie.
• Zodra elke pagina is gedownload en geopend, houdt u deze pagina’s open door tabbladen te gebruiken. Het is eenvoudig om tussen tabbladen te navigeren en de pagina later op de dag te gebruiken. Vernieuw een pagina alleen als u de meest recente gegevens op die pagina nodig heeft.
• Als het te lang duurt voor een pagina wordt geopend, stopt u met het downloaden van de pagina (druk op Esc) en vernieuwt u de pagina (druk op F5).
• Als de videoprestaties slecht zijn, kunt u misschien de video downloaden en op uw apparaat bekijken. Mogelijk is er een downloadkoppeling beschikbaar of kunt u met de rechtermuisknop op de videokoppeling klikken en Doel opslaan als selecteren.

Browser-specifiek

Hier volgen enkele suggesties voor uw specifieke browser:

• Internet Explorer    Upgrade naar Internet Explorer versie 11 of hoger voor aanzienlijke verbeteringen ten opzichte van vorige versies. Zie problemen met Internet Explorer oplossen voor meer informatie.
• FireFox    Voor meer informatie, Zie Firefox is traag of werkt niet.
• Safari    Zie voor meer informatie de Apple-Safari.
• Chroom    Zie voor meer informatie Chrome Help.

Aanbevolen procedures voor het gebruik van Outlook en Outlook Web App

Het lezen, schrijven en organiseren van e-mail is een belangrijk onderdeel van iedereens werkdag. Zowel Outlook als Outlook Web App (OWA) bieden offlineondersteuning. Het gebruik van een e-mail-app op uw smartphone is een nuttig alternatief. Gebruik de volgende opties die het beste aan uw wensen voldoen:

• Voer een upgrade uit naar Outlook 2013 SP1 of hoger voor aanzienlijke prestatieverbeteringen ten opzichte van eerdere versies.
• Met Outlook Web App kunt u offlineberichten, contactpersonen en agenda-items maken die worden geüpload zodra OWA weer verbinding kan maken met Office 365. Zie Outlook Web App offline gebruiken voor meer informatie over het instellen en gebruiken van OWA in de offlinemodus.
• In Outlook kunt u werken in cachemodus, waarbij automatisch verbinding wordt gemaakt wanneer dit mogelijk is. U kunt Outlook uw gehele postvak laten downloaden of slechts een gedeelte hiervan. Zie Exchange-modus met cache inschakelen en De hoeveelheid offline beschikbare e-mail wijzigen voor meer informatie.
• Outlook beschikt ook over een off line-modus. Hiertoe moet u eerst de cache-modus instellen zodat de gegevens van uw account worden gekopieerd naar uw computer. Off line Outlook probeert te verbinden met het verzenden en ontvangen van instellingen, of wanneer u handmatig instellen en on line werkt. Zie Werk offline om onnodige verbindingskosten te voorkomen, instellingen voor verzenden en ontvangen wijzigen wanneer u offline werkt en overschakelen van off line naar on line-modus voor meer informatie.
• Als u een smartphone heeft, kunt u deze gebruiken om uw e-mail en agenda te sorteren via het netwerk van uw telefoonprovider.

OPMERKING   Hier volgen enkele richtlijnen over wanneer u Outlook of OWA kunt gebruiken. Als u geen gebrek heeft aan schijfruimte op uw apparaat, heeft Outlook een volledige set functies en is mogelijk de beste optie voor u. Als de schijfruimte beperkt is op uw apparaat, kunt u OWA gebruiken. Deze app bevat een subset van functies, maar werkt online het beste. Uiteraard kunt u ze allebei gebruiken, omdat ze goed samenwerken.
 

Aanbevolen procedures voor het gebruik van OneDrive voor Bedrijven

OneDrive voor Bedrijven is ontworpen om online en offline met bestanden te werken. Zodra u het heeft ingesteld, worden wijzigingen automatisch en betrouwbaar gesynchroniseerd, ongeacht waar en wanneer u deze aanbrengt. Als het netwerk traag is, kunt u met de offlineversie van de bestanden werken.

De synchronisatie-app voor OneDrive voor Bedrijven is beschikbaar met Office 2013 (Professional Plus- of Standard-editie) of met een Office 365-abonnement dat Office 2013-toepassingen bevat. Als u geen Office 2013 hebt, kunt u de synchronisatie-app voor OneDrive voor Bedrijven gratis downloaden. Deze app is ook sneller dan wanneer u de opdrachten Openen in Verkenner of Uploaden gebruikt. Zie Bibliotheken van OneDrive voor Bedrijven of SharePoint-sites met uw computer synchroniseren voor meer informatie.

Hier volgen enkele aanvullende richtlijnen voor het gebruik van de synchronisatie-app voor OneDrive voor Bedrijven:

• Als u een grote bibliotheek voor het eerst synchroniseert, start de synchronisatie dan buiten kantooruren, bijvoorbeeld ‘s nachts.
• U kunt de functie Synchronisatie onderbreken gebruiken om de synchronisatie van updates tijdelijk te stoppen. Gebruik deze functie echter slechts voor korte perioden, zoals een paar uur per keer, om te voorkomen dat er lange wachtrijen van updates ontstaan en om het risico op samenvoegconflicten te verkleinen als meerdere personen aan hetzelfde document werken.

Aanbevolen procedures voor het gebruik van OneNote

Elke SharePoint-teamsite heeft een ingebouwd OneNote-notitieblok en u kunt eenvoudig uw eigen notitieblok maken. OneNote is een goede manier om actuele gegevens te verzamelen die u elke dag nodig heeft om taken uit te voeren. Veel teams gebruiken bijvoorbeeld OneNote als een verzamelpunt voor wekelijkse vergaderingen, projectnotities, ideeën, plannen en statusrapporten. U kunt deze verschillende gegevens netjes ordenen met behulp van pagina’s, secties en tabbladen.

Het voordeel van OneNote is echter dat u toegang tot de inhoud heeft vanaf bijna elk apparaat, zoals een desktop, een laptop, een tablet en een smartphone. En u hoeft u geen zorgen te maken over opslaan of synchroniseren, omdat OneNote dit voor u doet.

Zie Microsoft OneNote voor meer informatie.
 

Aanbevolen procedures voor het gebruik van SharePoint-lijsten

Offline werken met lijstgegevens voor het ‘cleanen’, analyseren of rapporteren van gegevens is een goede manier om de invloed van een traag netwerk te minimaliseren. U kunt de meeste lijsten van Microsoft Access 2013 lezen en ernaar schrijven met behulp van koppelingen. U kunt een lijst ook naar een Excel-tabel exporteren, waardoor een one-way gegevensverbinding wordt gemaakt tussen de Excel-tabel en de lijst.

Als de functie Access Services actief is, kunt u aanzienlijk meer gegevens verwerken dan door de drempelwaarde voor lijstweergave wordt bepaald. Standaard is dit meer dan 50.000 items. In zowel Access 2013 en Excel 2013 worden lijstgegevens automatisch verwerkt in kleine batches, waarna de gegevens opnieuw worden geordend. Deze techniek zorgt ervoor dat u met veel meer gegevens kunt werken dan is ingesteld met de drempelwaarde voor de lijstweergave. En dit zonder nadelige gevolgen voor de serviceprestaties van andere gebruikers.
 

Aanbevolen procedures voor het aanpassen van webpagina’s

Als u een webpagina wilt aanpassen, kunt u per ongeluk zorgen voor slechte prestaties van de pagina. Een aantal factoren kan van invloed zijn, zoals de complexiteit en grootte van de pagina, hoeveel webonderdelen zijn toegevoegd, hoeveel lijst- of bibliotheekitems in eerste instantie worden weergegeven en de manier waarop u de pagina codeert.

Zie Prestaties afstemmen SharePoint Online voor meer informatie.