Compliance checklist

voor Microsoft 365 gebruikers

Compliance is tegenwoordig een cruciaal aspect voor bedrijven die gebruikmaken van cloudgebaseerde diensten zoals Microsoft 365. Compliance verwijst naar het naleven van wet- en regelgeving, industriestandaarden en interne beleidsregels die zijn ontworpen om de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van gegevens te waarborgen. Voor organisaties die werken met gevoelige informatie, zoals persoonlijke gegevens van klanten of bedrijfsgeheimen, is het naleven van deze regels van essentieel belang om juridische en financiële risico’s te minimaliseren.

Waarom is Compliance belangrijk voor Microsoft 365 gebruikers?

Microsoft 365 biedt een uitgebreide suite van productiviteits- en samenwerkingshulpmiddelen die door miljoenen bedrijven wereldwijd worden gebruikt. Met de toename van cyberdreigingen en strengere regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) in Europa en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in de Verenigde Staten, is het naleven van compliance-eisen belangrijker dan ooit. Niet-naleving kan leiden tot aanzienlijke boetes, reputatieschade en juridische gevolgen.

Het doel van dit artikel is om Microsoft 365 gebruikers een praktische en overzichtelijke checklist te bieden die hen helpt bij het waarborgen van compliance binnen hun organisatie. Door het volgen van deze checklist kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze voldoen aan de relevante wet- en regelgeving, terwijl ze tegelijkertijd de beveiliging en integriteit van hun gegevens verbeteren.

In de volgende secties zullen we de basisprincipes van compliance bespreken, de ingebouwde compliance tools van Microsoft 365 verkennen en een gedetailleerde checklist presenteren die je kunt gebruiken om compliance binnen je organisatie te waarborgen. Laten we beginnen.

Inhoudsopgave

Basisprincipes van Compliance

Wat is compliance?

Compliance verwijst naar het naleven van wet- en regelgeving, industriestandaarden en interne beleidsregels die zijn ontworpen om de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van gegevens te waarborgen. Voor organisaties betekent dit dat ze moeten voldoen aan specifieke eisen die zijn vastgesteld door overheidsinstanties, brancheorganisaties en interne richtlijnen om ervoor te zorgen dat hun gegevens en processen veilig en betrouwbaar zijn.

Belangrijke wet- en regelgeving

Er zijn verschillende wet- en regelgevingen die van toepassing kunnen zijn op organisaties die Microsoft 365 gebruiken. Enkele van de meest relevante zijn:

  • GDPR (General Data Protection Regulation): Deze Europese regelgeving is van toepassing op alle organisaties die persoonsgegevens van EU-burgers verwerken. Het stelt strenge eisen aan gegevensbescherming en privacy.
  • HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act): Deze Amerikaanse wetgeving is van toepassing op organisaties die gezondheidsinformatie verwerken. Het stelt eisen aan de beveiliging en privacy van medische gegevens.
  • CCPA (California Consumer Privacy Act): Deze wetgeving is van toepassing op bedrijven die persoonsgegevens van inwoners van Californië verwerken. Het biedt consumenten meer controle over hun persoonlijke gegevens.
  • NIS2 (Network and Information Security Directive): Deze Europese richtlijn, die in januari 2023 in werking is getreden, heeft tot doel een hoog gemeenschappelijk niveau van cybersecurity in de EU te bereiken. De NIS2-richtlijn breidt de reikwijdte uit, versterkt de eisen en introduceert geharmoniseerde sancties voor entiteiten en sectoren.
  • eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services Regulation): Deze verordening stelt eisen aan elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties binnen de interne markt van de EU. Het doel is om veilige en naadloze elektronische interacties tussen bedrijven, burgers en overheden te bevorderen.

Risico's van niet-naleving

Het niet naleven van compliance-eisen kan ernstige gevolgen hebben voor organisaties, waaronder:

  • Boetes en sancties: Overheidsinstanties kunnen aanzienlijke boetes opleggen aan organisaties die niet voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld, overtredingen van de GDPR kunnen leiden tot boetes van maximaal 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is.
  • Reputatieschade: Niet-naleving kan leiden tot negatieve publiciteit en verlies van vertrouwen bij klanten, partners en stakeholders. Dit kan een langdurige impact hebben op de reputatie en het succes van een organisatie.
  • Juridische gevolgen: Organisaties kunnen te maken krijgen met rechtszaken en juridische claims van betrokkenen wiens gegevens zijn blootgesteld of misbruikt als gevolg van niet-naleving.

Door het begrijpen van deze basisprincipes van compliance, kunnen Microsoft 365 gebruikers beter voorbereid zijn om de nodige stappen te ondernemen om naleving te waarborgen en de risico’s van niet-naleving te minimaliseren. In de volgende sectie zullen we de ingebouwde compliance tools van Microsoft 365 verkennen die organisaties kunnen helpen bij het naleven van deze eisen.

Microsoft 365 Compliance tools

Microsoft 365 biedt een reeks ingebouwde tools en functies die organisaties kunnen helpen bij het naleven van compliance-eisen in de vorm van Microsoft Purview. 

Microsoft Purview is een uitgebreide set oplossingen die je organisatie kan helpen bij het beheren, beschermen en beheren van gegevens, waar deze zich ook bevinden. Deze tools zijn ontworpen om gegevens te beschermen, risico’s te beheren en naleving te waarborgen. Hieronder volgt een overzicht van enkele van de belangrijkste compliance tools binnen Microsoft 365:

microsoft-purview-tools-2

Microsoft Purview Compliance Manager

Microsoft Purview Compliance Manager is een tool die organisaties helpt bij het beheren van hun compliance-eisen door middel van een gecentraliseerd dashboard. Enkele functies van Compliance Manager zijn:

  • Beoordeling van compliance: Compliance Manager biedt een overzicht van de huidige compliance-status van je organisatie en identificeert gebieden die aandacht nodig hebben.
  • Aanbevelingen en acties: De tool biedt aanbevelingen en acties die je kunt ondernemen om de compliance-status te verbeteren.
  • Documentatie en rapportage: Compliance Manager helpt bij het documenteren van compliance-inspanningen en het genereren van rapporten voor interne en externe audits.

Microsoft Purview Audit

Microsoft Purview Audit is een tool die organisaties helpt bij het onderzoeken van beveiligingsincidenten en nalevingsproblemen door middel van uitgebreide auditlogboeken. Enkele functies van Purview Audit zijn:

  • Toegang tot auditlogboeken: Purview Audit biedt toegang tot gedetailleerde auditlogboeken, waardoor je beveiligingsincidenten en nalevingsproblemen kunt onderzoeken.
  • Ondersteuning van forensische onderzoeken: De tool ondersteunt forensische onderzoeken door auditlogboeken te bewaren en te analyseren.
  • Aangepaste retentiebeleid: Purview Audit biedt de mogelijkheid om retentiebeleid aan te passen, zodat auditlogboeken bewaard blijven op basis van specifieke behoeften.
  • Hoge bandbreedte toegang: De tool zorgt voor hoge bandbreedte toegang tot auditgegevens, wat diepgaande analyses mogelijk maakt.

Microsoft Purview eDiscovery (preview)

Microsoft Purview eDiscovery (electronic discovery) is een tool die organisaties helpt bij het zoeken, identificeren en bewaren van elektronische informatie die relevant is voor juridische zaken of onderzoeken. Met eDiscovery kunnen organisaties:

  • Zoeken naar gegevens: eDiscovery kan worden gebruikt om e-mails, documenten en andere gegevens te doorzoeken op basis van specifieke zoekcriteria.
  • Informatie bewaren: eDiscovery kan helpen bij het bewaren van gegevens die relevant zijn voor juridische zaken, zodat ze niet per ongeluk worden verwijderd of gewijzigd.
  • Gegevens exporteren: eDiscovery maakt het mogelijk om gevonden gegevens te exporteren voor verdere analyse of juridische procedures.

Microsoft Purview Communication Compliance

Microsoft Purview Communication Compliance is een tool die organisaties helpt bij het detecteren, vastleggen en aanpakken van ongepaste communicatie om nalevings- en beveiligingsrisico’s te minimaliseren. Enkele functies van Communication Compliance zijn:

  • Detectie van ongepaste communicatie: Communication Compliance detecteert en handelt op ongepaste communicatie, zoals bedreigingen, intimidatie en het delen van gevoelige informatie.
  • Ondersteuning van naleving: De tool helpt bij het naleven van regelgeving en interne gedragsregels door communicatie in e-mails, Teams, en andere platforms te monitoren.
  • Privacybescherming: Communication Compliance biedt ingebouwde privacyfuncties, zoals pseudonimisering van gebruikersnamen en rolgebaseerde toegangscontrole.
  • Flexibele remediëringsworkflows: De tool biedt workflows om snel actie te ondernemen op overtredingen, zoals het verwijderen van berichten of het informeren van afzenders.

Microsoft Purview Data Lifecycle Management

Microsoft Purview Data Lifecycle Management is een tool die organisaties helpt bij het beheren van de volledige levenscyclus van hun gegevens, van creatie tot verwijdering, om naleving en efficiëntie te waarborgen. Enkele functies van Data Lifecycle Management zijn:

  • Retentie en verwijdering van inhoud: Data Lifecycle Management biedt mogelijkheden om inhoud te behouden die nodig is en te verwijderen wat niet meer nodig is, wat helpt bij het naleven van wettelijke en regelgevende vereisten.
  • Mailbox-archivering: De tool biedt mailbox-archivering om gebruikers extra opslagruimte te bieden en ondersteunt auto-uitbreidende archivering voor mailboxen die meer dan 100 GB opslag nodig hebben.
  • Retentiebeleid en labels: Data Lifecycle Management maakt gebruik van retentiebeleid en labels om specifieke retentie- en verwijderingsinstellingen toe te passen op verschillende soorten inhoud.
  • Risicobeheer: Door verouderde gegevens te verwijderen, helpt de tool bij het verminderen van risico’s en aansprakelijkheden, en verkleint het de kans op beveiligingsincidenten.

Door gebruik te maken van deze ingebouwde compliance tools binnen Microsoft 365, kunnen organisaties hun gegevens beter beschermen, risico’s beheren en voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. In de volgende sectie zullen we een gedetailleerde checklist presenteren die je kunt gebruiken om compliance binnen je organisatie te waarborgen.

Checklist voor Compliance in Microsoft 365

Het waarborgen van compliance binnen Microsoft 365 vereist een gestructureerde aanpak. Hieronder volgt een gedetailleerde checklist die je kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat je organisatie voldoet aan de relevante wet- en regelgeving.

Stap 1: Identificering en classificering van gegevens
  • Gegevensinventarisatie:

    • Maak een inventaris van alle gegevens die binnen je organisatie worden verwerkt.
    • Identificeer waar deze gegevens worden opgeslagen (bijvoorbeeld SharePoint, OneDrive, Exchange).

  • Gegevensclassificatie:

    • Classificeer gegevens op basis van gevoeligheid (bijvoorbeeld vertrouwelijk, intern, openbaar).
    • Gebruik Microsoft Purview Information Protection om labels toe te passen op gegevens.
1
Stap 2: Beveiliging en bescherming van gegevens
  • Toegangsbeheer:

    • Implementeer rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot gevoelige gegevens.
    • Gebruik Azure Active Directory (AAD) om gebruikers en groepen te beheren.

  • Encryptie:

    • Zorg ervoor dat gegevens zowel in rust als tijdens overdracht worden versleuteld.
    • Gebruik BitLocker voor versleuteling van gegevens op apparaten en Microsoft Purview Information Protection voor versleuteling van gegevens in de cloud.

  • Data Loss Prevention (DLP):

    • Stel DLP-beleid in om te voorkomen dat gevoelige gegevens per ongeluk worden gedeeld met onbevoegde personen.
    • Configureer DLP-beleid in Microsoft Purview Data Loss Prevention om specifieke soorten gevoelige informatie te detecteren en te beschermen.
2
Stap 3: Monitoring en auditing
  • Activiteitenlogboeken:

    • Schakel auditlogboeken in om activiteiten binnen Microsoft 365 te monitoren.
    • Gebruik Microsoft Purview Audit om toegang te krijgen tot auditlogboeken en rapporten.

  • eDiscovery en auditrapporten:

    • Gebruik Microsoft Purview eDiscovery (preview) om relevante gegevens te zoeken, identificeren en bewaren voor juridische zaken of onderzoeken.
    • Genereer regelmatige auditrapporten om naleving te monitoren en te documenteren.
3
Stap 4: Beleid en procedures
  • Opstellen van beleidsregels:

    • Ontwikkel en implementeer beleidsregels voor gegevensbescherming en compliance.
    • Zorg ervoor dat beleidsregels duidelijk en toegankelijk zijn voor alle medewerkers.

  • Training en bewustwording van medewerkers:

    • Bied regelmatige training aan medewerkers over gegevensbescherming en compliance.
    • Verhoog het bewustzijn van medewerkers over de risico's en verantwoordelijkheden met betrekking tot gegevensbescherming.
4
Stap 5: Regelmatige evaluatie en bijwerking
  • Periodieke audits:

    • Voer regelmatige interne audits uit om de naleving van beleidsregels en procedures te evalueren.
    • Documenteer de bevindingen en neem corrigerende maatregelen indien nodig.

  • Bijwerken van procedures en tools:

    • Houd de wet- en regelgeving bij en werk procedures en tools bij om aan nieuwe eisen te voldoen.
    • Evalueer en verbeter continu de compliance-strategie van je organisatie.
5

Conclusie

In deze blog hebben we het belang van compliance voor Microsoft 365 gebruikers besproken en een gedetailleerde checklist gepresenteerd om naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Compliance is essentieel om de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van gegevens te beschermen en om juridische en financiële risico’s te minimaliseren.

De checklist voor compliance in Microsoft 365 biedt hopelijk een gestructureerde aanpak om gegevens te identificeren en te classificeren, gegevens te beveiligen en te beschermen, monitoring en auditing uit te voeren, beleidsregels en procedures op te stellen en regelmatige evaluaties en bijwerkingen te doen.

Waarom kiezen voor OfficeGrip als uw Microsoft Security Partner?

Bij OfficeGrip helpen wij u bij het beveiligen van uw digitale werkplek. Als gecertificeerde Microsoft partner hebben wij de expertise om uw organisatie te ondersteunen bij elke stap, van de initiële beveiligingsanalyse tot en met implementatie en training. Wij zorgen ervoor dat uw medewerkers veilig en efficiënt kunnen werken met de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt.

Is uw organisatie voorbereid op de NIS2 wetgeving?

Doe het Self Assessment en ontdek het zelf!

Klaar om de cyberweerbaarheid van uw organisatie te verhogen?

Jacintha denkt graag
met u mee.