Het verschil tussen klassiek en modern SharePoint

en waarom modern SharePoint de beste keuze is voor de meeste organisaties

Sinds haar introductie heeft SharePoint zich ontwikkeld van een eenvoudige documentbeheertool tot een uitgebreid platform dat naadloze samenwerking en efficiënte workflows mogelijk maakt.

Met de komst van modern SharePoint is er een nieuwe standaard gezet voor gebruiksvriendelijkheid, integratie en prestaties. Terwijl klassiek SharePoint nog steeds in gebruik is bij veel organisaties, biedt modern SharePoint aanzienlijke verbeteringen die het de voorkeur geven voor de meeste hedendaagse zakelijke behoeften.

In dit artikel duiken we diep in de verschillen tussen klassiek en modern SharePoint. We bespreken de kenmerken, voordelen en beperkingen van beide versies, en leggen uit waarom modern SharePoint de toekomst is voor organisaties die streven naar optimale productiviteit en samenwerking. Of je nu een IT-beheerder bent die verantwoordelijk is voor de SharePoint-omgeving van je organisatie, of een eindgebruiker die gewoon het beste uit zijn tools wil halen, dit artikel biedt waardevolle inzichten om je te helpen de juiste keuze te maken.

Wat is klassiek SharePoint

sharepoint-klassiek-team-site-01

Klassiek SharePoint, vaak aangeduid als “on-premises SharePoint” of “SharePoint Classic” is de oorspronkelijke versie van SharePoint die sinds de vroege jaren 2000 beschikbaar is. Het werd ontworpen als een platform voor documentbeheer en samenwerking binnen organisaties. Klassiek SharePoint werd voornamelijk geïnstalleerd en beheerd op de eigen servers van een organisatie, wat volledige controle bood over de omgeving, maar ook aanzienlijke IT-resources vereiste.

Klassiek SharePoint biedt een breed scala aan functies die organisaties helpen bij het beheren van documenten, workflows en samenwerking. Enkele van de belangrijkste kenmerken zijn:

  • Documentbibliotheken: Voor het opslaan, organiseren en delen van documenten.
  • Lijsten: Voor het beheren van gegevens en informatie in een gestructureerde vorm.
  • Sites en Subsites: Voor het creëren van verschillende werkruimten binnen een organisatie.
  • Workflows: Voor het automatiseren van bedrijfsprocessen en goedkeuringsstromen.
  • Aanpassingsmogelijkheden: Met behulp van SharePoint Designer en aangepaste code.
  • Beveiliging en machtigingen: Gedetailleerde controle over wie toegang heeft tot welke informatie.

Beperkingen en nadelen

Hoewel klassiek SharePoint veel krachtige functies biedt, zijn er ook enkele beperkingen en nadelen:

  • Complexiteit: Het beheren en onderhouden van een on-premises SharePoint-omgeving kan complex en tijdrovend zijn.
  • Gebruikersinterface: De interface van klassiek SharePoint kan verouderd en minder intuïtief aanvoelen in vergelijking met moderne webapplicaties.
  • Aanpassingen: Hoewel aanpassingen mogelijk zijn, kunnen ze vaak leiden tot compatibiliteitsproblemen bij updates en upgrades.
  • Integratie: Klassiek SharePoint biedt minder naadloze integratie met andere moderne tools en services binnen het Microsoft 365-ecosysteem.
  • Schaalbaarheid: Het schalen van een on-premises SharePoint-omgeving kan duur en uitdagend zijn, vooral voor groeiende organisaties.

Deze beperkingen hebben geleid tot de ontwikkeling van modern SharePoint, dat is ontworpen om veel van deze uitdagingen aan te pakken en een meer gebruiksvriendelijke en geïntegreerde ervaring te bieden.

Wat is modern SharePoint

SharePoint Lookbook samenwerken

Modern SharePoint, geïntroduceerd door Microsoft als onderdeel van het Microsoft 365-ecosysteem, is de nieuwste versie van SharePoint die is ontworpen om een meer intuïtieve, gebruiksvriendelijke en geïntegreerde ervaring te bieden. Het is cloud-gebaseerd, wat betekent dat het wordt gehost op de servers van Microsoft, waardoor organisaties profiteren van regelmatige updates, verbeterde beveiliging en schaalbaarheid zonder de noodzaak van uitgebreide on-premises infrastructuur.

Modern SharePoint biedt een breed scala aan verbeterde functies die zijn ontworpen om samenwerking en productiviteit te bevorderen:

  • Moderne sites: Responsieve en mobielvriendelijke sites die eenvoudig te maken en te beheren zijn.
  • Communicatiesites: Voor het delen van nieuws, rapporten en andere informatie binnen de organisatie.
  • Teamsites: Voor samenwerking binnen teams met geïntegreerde Microsoft 365-tools zoals Teams, Planner en OneNote.
  • Verbeterde documentbibliotheken en lijsten: Met een intuïtieve interface, snelle bewerkingen en verbeterde zoekfunctionaliteit.
  • Hub Sites: Voor het verbinden en organiseren van verschillende SharePoint-sites binnen een organisatie.
  • Power Automate integratie: Voor het automatiseren van workflows en processen.
  • Microsoft Graph: Voor verbeterde zoekmogelijkheden en gepersonaliseerde inhoudssuggesties.
  • Beveiliging en compliance: Geavanceerde beveiligingsfuncties zoals gegevensversleuteling, DLP (Data Loss Prevention) en nalevingsbeheer.

Voordelen en verbeteringen ten opzichte van klassiek SharePoint

Modern SharePoint biedt verschillende voordelen en verbeteringen ten opzichte van klassiek SharePoint:

  • Gebruiksvriendelijkheid: De moderne interface is intuïtiever en responsiever, wat de gebruikerservaring aanzienlijk verbetert.
  • Integratie: Naadloze integratie met andere Microsoft 365-tools zoals Teams, OneDrive en Power BI, wat de samenwerking en productiviteit bevordert.
  • Beheer en onderhoud: Omdat modern SharePoint cloud-gebaseerd is, neemt Microsoft het grootste deel van het beheer en onderhoud op zich, waardoor IT-afdelingen worden ontlast.
  • Schaalbaarheid: Modern SharePoint kan eenvoudig worden opgeschaald om aan de groeiende behoeften van een organisatie te voldoen, zonder de noodzaak van extra on-premises infrastructuur.
  • Beveiliging: Regelmatige updates en verbeterde beveiligingsfuncties zorgen ervoor dat gegevens veilig blijven en voldoen aan de nieuwste compliance-eisen.
  • Aanpassingsmogelijkheden: Eenvoudigere en flexibelere aanpassingsopties zonder de noodzaak van complexe code, dankzij tools zoals Power Apps en Power Automate.

Deze verbeteringen maken modern SharePoint een krachtige en aantrekkelijke keuze voor organisaties die streven naar een efficiënte en toekomstbestendige samenwerkingstool.

Vergelijking tussen klassiek en modern SharePoint

sharepoint-modern-team-interface-01
Modern SharePoint

Gebruikersinterface en gebruiksvriendelijkheid

Modern SharePoint biedt een veel intuïtievere en gebruiksvriendelijkere interface dan klassiek SharePoint. De moderne interface is ontworpen met een responsief ontwerp, wat betekent dat het zich automatisch aanpast aan verschillende schermformaten, inclusief mobiele apparaten. Dit maakt het voor gebruikers gemakkelijker om toegang te krijgen tot en te navigeren door SharePoint, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken. Bovendien zijn de moderne pagina’s visueel aantrekkelijker en eenvoudiger te bewerken, met drag-and-drop functionaliteit en ingebouwde webonderdelen.

Aanpassingsmogelijkheden

Modern SharePoint biedt meer flexibiliteit en eenvoud als het gaat om aanpassingen. Met tools zoals Power Apps en Power Automate kunnen gebruikers zonder diepgaande technische kennis aangepaste formulieren en geautomatiseerde workflows maken. Dit staat in contrast met klassiek SharePoint, waar aanpassingen vaak complexe code en gebruik van SharePoint Designer vereisten. Modern SharePoint maakt het ook gemakkelijker om pagina’s en sites aan te passen met behulp van kant-en-klare webonderdelen en sjablonen.

Moderne SharePoint communicatie site

Integratie met andere Microsoft 365-tools

Een van de grootste voordelen van modern SharePoint is de naadloze integratie met andere Microsoft 365-tools zoals Teams, OneDrive, Planner en Power BI. Deze integratie bevordert samenwerking en productiviteit door gebruikers in staat te stellen om eenvoudig documenten te delen, samen te werken aan projecten en toegang te krijgen tot gegevens en analyses binnen één platform. Klassiek SharePoint biedt minder geïntegreerde ervaringen, wat kan leiden tot inefficiënte workflows en silo’s van informatie.

Beheer en beveiliging

Modern SharePoint biedt verbeterde beveiligingsfuncties die voldoen aan de nieuwste compliance-eisen. Omdat het cloud-gebaseerd is, profiteert modern SharePoint van regelmatige updates en beveiligingspatches die automatisch door Microsoft worden beheerd. Dit vermindert de belasting voor IT-afdelingen en zorgt ervoor dat gegevens altijd beschermd zijn tegen de nieuwste bedreigingen. Klassiek SharePoint vereist daarentegen dat organisaties zelf verantwoordelijk zijn voor het bijwerken en beveiligen van hun on-premises omgeving, wat tijdrovend en kostbaar kan zijn.

Prestatie en schaalbaarheid

Modern SharePoint biedt betere prestaties en schaalbaarheid dankzij de cloud-infrastructuur van Microsoft. Organisaties kunnen eenvoudig opschalen om aan hun groeiende behoeften te voldoen zonder de noodzaak van extra on-premises hardware. Dit maakt modern SharePoint bijzonder geschikt voor organisaties die snel willen groeien of fluctuaties in hun werklast ervaren. Klassiek SharePoint kan daarentegen beperkt zijn door de capaciteit van de on-premises infrastructuur, wat kan leiden tot prestatieproblemen en hogere kosten voor hardware-upgrades.

Wanneer klassiek SharePoint nog steeds nuttig kan zijn

Hoewel modern SharePoint veel voordelen biedt, zijn er nog steeds situaties waarin klassiek SharePoint nuttig kan zijn:

  • Legacy systemen: Organisaties die sterk afhankelijk zijn van legacy systemen en aangepaste oplossingen die specifiek zijn gebouwd voor klassiek SharePoint, kunnen ervoor kiezen om bij de klassieke versie te blijven om compatibiliteitsproblemen te vermijden.
  • On-premises behoeften: Voor organisaties die om veiligheids- of compliance-redenen hun gegevens on-premises moeten houden, kan klassiek SharePoint een betere optie zijn, omdat het volledige controle biedt over de infrastructuur en gegevensopslag.
  • Kostenbeperkingen: In sommige gevallen kunnen de kosten van migratie naar modern SharePoint een belemmering vormen, vooral voor kleinere organisaties met beperkte IT-budgetten. Klassiek SharePoint kan dan een meer kosteneffectieve oplossing zijn op de korte termijn.

Waarom modern SharePoint de beste keuze is voor de meeste organisaties

Voor de meeste organisaties biedt modern SharePoint aanzienlijke voordelen die het de voorkeur geven boven klassiek SharePoint. We hebben een aantal voordelen al hierboven benoemd, maar we zetten ze nog een keer op een rij samen met andere voordelen:

  • Gebruiksvriendelijkheid: De moderne interface is intuïtiever en responsiever, wat de gebruikerservaring verbetert en de adoptie binnen de organisatie vergemakkelijkt.
  • Integratie: Naadloze integratie met andere Microsoft 365-tools bevordert samenwerking en productiviteit, waardoor teams efficiënter kunnen werken.
  • Beheer en onderhoud: Omdat modern SharePoint cloud-gebaseerd is, neemt Microsoft het grootste deel van het beheer en onderhoud op zich, wat IT-afdelingen ontlast en kosten bespaart.
  • Schaalbaarheid: Modern SharePoint kan eenvoudig worden opgeschaald om aan de groeiende behoeften van een organisatie te voldoen, zonder de noodzaak van extra on-premises infrastructuur.
  • Beveiliging: Regelmatige updates en verbeterde beveiligingsfuncties zorgen ervoor dat gegevens veilig blijven en voldoen aan de nieuwste compliance-eisen.
  • Innovatie: Modern SharePoint profiteert van continue innovaties en nieuwe functies die door Microsoft worden geïntroduceerd, waardoor organisaties altijd toegang hebben tot de nieuwste technologieën en verbeteringen.

Deze voordelen maken modern SharePoint een krachtige en toekomstbestendige keuze voor organisaties die streven naar optimale samenwerking en productiviteit.

Migratie van klassiek naar modern SharePoint

Mogelijk stappenplan voor een succesvolle migratie

Inventarisatie
  • Analyseer de huidige SharePoint-omgeving, inclusief het aantal sites, gebruikers, en bestanden.
  • Identificeer maatwerkoplossingen en bepaal welke gegevens moeten worden gemigreerd, gearchiveerd of verwijderd.
1
Design
  • Ontwerp de nieuwe SharePoint-omgeving met een focus op schaalbaarheid en toekomstige groei.
  • Organiseer workshops om input van gebruikers te verzamelen en een flexibele architectuur te creëren.
2
Inrichting nieuwe omgeving
  • Implementeer de nieuwe SharePoint-omgeving volgens het ontwerp.
  • Zorg voor geavanceerde beveiligingsmaatregelen en een intuïtieve navigatiestructuur.
3
Adoptie
  • Betrek gebruikers bij het adoptieproces door middel van trainingen en communicatie.
  • Creëer bewustzijn over de voordelen van modern SharePoint en hoe het hun werk zal verbeteren.
4
Migratie
  • Gebruik een migratietool zoals de SharePoint Migration Tool (SPMT) om gegevens over te zetten.
  • Voer de migratie gefaseerd uit om eventuele problemen snel te kunnen identificeren en oplossen.
5
Beheer
  • Monitor de nieuwe omgeving en voer regelmatig updates en beveiligingspatches uit.
  • Zorg voor continue ondersteuning en optimalisatie om de gebruikerservaring te verbeteren.
5

Tips en best practices voor een soepele overgang

  • Voorbereiding: Zorg voor een grondige voorbereiding door de huidige omgeving te analyseren en duidelijke doelen te stellen.
  • Betrek gebruikers: Communiceer het waarom en hoe van de migratie met je team en betrek hen bij het proces.
  • Gebruik migratietools: Maak gebruik van betrouwbare migratietools zoals SPMT om de migratie te vergemakkelijken.
  • Testen: Voer uitgebreide tests uit met een kleine gebruikersgroep om eventuele problemen vroegtijdig te identificeren.
  • Training: Zorg voor voldoende training en ondersteuning voor gebruikers om de adoptie van de nieuwe omgeving te bevorderen.

Go modern today!

Modern SharePoint vertegenwoordigt de toekomst van digitale samenwerking en documentbeheer. Met zijn cloud-gebaseerde infrastructuur, regelmatige updates en continue innovaties biedt modern SharePoint een platform dat meegroeit met de behoeften van organisaties. Het stelt teams in staat om efficiënter samen te werken, gegevens veilig te beheren en snel in te spelen op veranderende zakelijke eisen.

Door te kiezen voor modern SharePoint, kunnen organisaties profiteren van de nieuwste technologieën en best practices, waardoor ze beter voorbereid zijn op de uitdagingen van de toekomst. Of het nu gaat om het verbeteren van de gebruikerservaring, het verhogen van de productiviteit of het waarborgen van gegevensbeveiliging, modern SharePoint biedt de tools en functionaliteiten die nodig zijn om succesvol te zijn in de moderne zakelijke omgeving.

SharePoint succesvol inrichten

Meer informatie over SharePoint nodig?

Alles over SharePoint weten?

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Hulp nodig bij de overstap naar modern SharePoint?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.