OfficeGrip_logo

Hoe plan je een SharePoint-hubsite

SharePoint hubsites helpen u bij het organiseren van uw intranet. Ze helpen u om aan de behoeften van uw organisatie te voldoen  door sites te verbinden en te organiseren op basis van project, afdeling, afdeling, regio, etc. Om de meeste waarde uit hub-sites te halen, is enige planning vooraf vereist. In dit artikel komt u meer te weten over hub-sites en hoe u deze kunt plannen.

Inhoudsopgave

Wat zijn SharePoint hubsites

SharePoint-hubsites vormen een belangrijke bouwsteen voor uw intranet. Ze zijn het “bindweefsel” dat u gebruikt bij het samen organiseren van families van teamsites en communicatiesites.

Een van de belangrijkste principes van moderne intranetten op basis van Microsoft SharePoint is dat elke werkeenheid (afdeling) een aparte siteverzameling moet krijgen. Dit helpt u om de controle hierover en de groei in de loop van de tijd te beheren. Elke communicatiesite en Microsoft 365-groepsgebonden teamsite wordt gemaakt als een siteverzameling die zijn eigen machtigingen kan hebben. Een hubsite (meestal gemaakt op basis van een communicatiesite) moet ook worden beschouwd als zijn eigen werkeenheid die vele andere sites samenbrengt.

Subsites vs hubsites

In het verleden gebruikten veel organisaties subsites om bindweefsel te maken voor hun intranet. Ze gebruikten de gedeelde navigatie van de siteverzameling om sites te verbinden en de hiërarchische structuur van subsiterelaties om sites binnen sites te nesten. Subsites bieden echter geen ruimte voor flexibiliteit en verandering. Aangezien subsites een fysieke constructie zijn die wordt weerspiegeld in de URL, verbreekt u alle intranetverbindingen in uw inhoud als u uw zakelijke relaties reorganiseert. Subsites kunnen ook uitdagingen opleveren als het gaat om governance, omdat veel functies (inclusief beleidsfuncties zoals retentie en classificatie) in SharePoint van toepassing zijn op alle sites binnen de siteverzameling, of je dat nu wilt of niet. Dit betekent dat u vaak een functie voor de hele siteverzameling moet inschakelen, zelfs als deze slechts op één subsite van toepassing is.

Hubsites gemaakt voor verandering

Wat is het enige dat we zeker weten dat er in elk bedrijf zal gebeuren? Verandering! Naarmate uw organisatie evolueert, heeft u intranetten nodig die het gemakkelijk maken om ervaringen af te stemmen op de manier waarop u werkt en die zich kunnen aanpassen aan de onvermijdelijke veranderingen in de manier waarop u werkt. Dit is een belangrijk voordeel van SharePoint-hubsites; ze modelleren relaties als schakels, in plaats van hiërarchie of eigendom, zodat u zich kunt aanpassen aan de veranderingen in de manier waarop u werkt in een dynamische, veranderende wereld.

sharepoint-hubsite-plannen-1

Aan de slag met hubsites

Voordat u daadwerkelijk hubs-sites gaat maken, willen we de drie dingen samenvatten die hub-sites u bieden:

  • Gedeelde navigatie en merk-identiteit

  • Roll-up van inhoud en zoeken

  • Een thuisbestemming voor de hub

Laten we nu eens kijken naar de informatie die u via uw intranet probeert te delen en de zakelijke resultaten die u probeert mogelijk te maken.

Een intranet kan vele rollen spelen in een organisatie. Het is een intern gerichte site, een plek om belangrijk nieuws te communiceren en een samenwerkingsplatform. Het is ook een manier om uw bedrijfscultuur te laten zien. Het kan de basis zijn van uw digitale werkplek. Met een intranet kun je verhalen vertellen en informatie delen. Door werknemers een stem te geven op uw intranet, kunt u overstappen naar een cultuur van samenwerking die uw organisatie in staat stelt te transformeren en zich aan te passen aan veranderingen.

Veel succesvolle intranetten bevatten de volgende elementen:

  • Communicatie : bijvoorbeeld een startpagina met nieuws uit de hele organisatie om werknemers op de hoogte te houden, algemene navigatie, links naar belangrijke tools en informatie, interne marketingpromoties en een plek om werknemers te betrekken bij belangrijke onderwerpen.

  • Inhoud : Een plek voor de functionele delen van de organisatie, zoals Human Resources (HR), Juridische zaken en Informatietechnologie (IT), om hun diensten aan te bieden aan de rest van de organisatie. Het HR-gedeelte van het intranet kan bijvoorbeeld zijn waar werknemers kunnen zien hoeveel vakantiedagen ze nog hebben, of hun arbeidsvoorwaardenprogramma visie of tandheelkundige dekking biedt, of welke training beschikbaar is voor individuele rollen. Het juridische gebied kan zijn waar werknemers een voorbeeld van een geheimhoudingsovereenkomst kunnen vinden die ze kunnen sluiten voordat ze een gesprek hebben met een potentiële leverancier.

  • Acties en activiteiten : Links naar het tijdregistratiesysteem of het onkostendeclaratieformulier en een plek waar managers onkosten of urenstaten kunnen goedkeuren.

  • Samenwerking : Plaatsen waar teams werk gedaan kunnen krijgen en waar op rollen of onderwerpen gebaseerde communities kennis kunnen delen en expertise kunnen gebruiken in de hele organisatie en zelfs met externe partners.

  • Cultuur : Verhalen en plaatsen die werknemers in staat stellen om deel te nemen of te leren, inclusief profielen, gemeenschappen en clubs, en zelfs afbeeldingen en branding die de organisatiestructuur weerspiegelen. Soms belichaamt zelfs de intranetnaam de cultuur. Een elektriciteitsbedrijf heeft bijvoorbeeld een intranet genaamd “The Grid” met berichten en promoties om ervoor te zorgen dat “niemand buiten The Grid werkt”.

  • Mobiliteit : de mogelijkheid voor werknemers om hun werk gedaan te krijgen vanaf elk apparaat terwijl ze onderweg zijn.

  • Zoeken : de mogelijkheid voor werknemers om content te vinden, zelfs als ze niet weten waar deze zich bevind

3 belangrijke bouwstenen

De nadruk op elk van deze elementen kan variëren op basis van de prioriteiten van de organisatie en tot op zekere hoogte de digitale volwassenheid van de organisatie. Microsoft 365 biedt drie belangrijke bouwstenen om u te helpen uw intranet zo te maken dat u ervaringen kunt configureren die aansluiten bij uw organisatie, uw medewerkers en uw gereedheid. Verschillende organisaties zullen de bouwstenen op verschillende manieren gebruiken, maar de bouwstenen zelf weerspiegelen gemeenschappelijke patronen die organisaties gebruiken om werk gedaan te krijgen:

  • Teamsites (samenwerking)

  • Communicatiesites (communicatie)

  • Hubsites (verbinding)

 

In de kern hebben de drie soorten bouwstenen een gemeenschappelijke structuur. Ze delen bijvoorbeeld dezelfde set interne webonderdelen. Er zijn echter enkele fundamentele verschillen in intentie, gebruiksverwachtingen, beheer (inclusief hoe ze zijn gemaakt) en hoe en welke webonderdelen u op elk type site zou kunnen gebruiken.

Teamsite
Communicatiesite
Hub-site
Primaire bedrijfsdoelstelling
Samenwerken
Als u een plek wilt creëren waar de leden van een werkgroep of projectteam kunnen samenwerken aan projectresultaten, een evenement kunnen plannen, de status kunnen volgen of ideeën kunnen uitwisselen, dan wilt u een teamsite. Teamsites zijn standaard verbonden met een Microsoft 365-groep om een volledige reeks communicatie- en samenwerkingstools te leveren, waaronder Microsoft Teams en Planner.
Communiceren
Als u een bericht wilt uitzenden, een verhaal wilt vertellen, inhoud wilt delen om te bekijken (maar niet te bewerken), of diensten of mensen onder de aandacht te brengen, wilt u een communicatiesite. Eigenaren van communicatiesites willen vaak een betrokkenheidscomponent opnemen, bijvoorbeeld een “Ask Business Development”-gebied op een site die informatie over bedrijfsontwikkeling communiceert. Dit is een geweldige plek om een Yammer-groep te verbinden.
Verbinden
Als u een gedeelde ervaring wilt creëren voor een familie van gerelateerde sites: om gerelateerde inhoud te ontdekken door site-activiteit en nieuws op te rollen, gerelateerde sites te organiseren zodat ze een gemeenschappelijke navigatie delen en een gemeenschappelijk uiterlijk toe te passen.
Auteurs van inhoud
Alle leden zijn inhoudsauteurs die gezamenlijk inhoud maken en bewerken.
Klein aantal contentauteurs en een veel groter aantal contentlezers of consumenten.
Hub-site-eigenaar definieert de gedeelde ervaringen voor hub-navigatie en thema. Leden van hubsites maken inhoud op de hubsite zoals bij elke andere SharePoint-site. Eigenaren en leden van de sites die zijn gekoppeld aan de bovenliggende hub, maken inhoud op afzonderlijke sites.
Governance
(zoals toegestaan voor uw organisatie op basis van de instellingen in het Security & Compliance center)
Microsoft 365 Group, plus SharePoint-groepen en machtigingsniveaus
SharePoint-groepen
Hetzelfde als het oorspronkelijke sitetype. Hub-sites wijzigen de machtigingen van een gekoppelde site niet.
Gemaakt door
Site-eigenaar (tenzij dit is uitgeschakeld in uw organisatie) of beheerder .
Site-eigenaar (tenzij dit is uitgeschakeld in uw organisatie)
Globale beheerder of SharePoint-beheerder in Microsoft 365
Voorbeelden
– Projectteam dat samenwerkt om deliverables te voltooien en taken te beheren.
– Planningscommissie voor vakantiefeesten die de jaarlijkse bijeenkomst plant.
– HR-prestatiemanagementteam.
– Uitvoerend comité—verschillende leiderschapsgroepen binnen de organisatie.
– Extranetsite om samen te werken met Partner A.
– Publicatie van richtlijnen voor zakenreizen door het reisteam.
– Beleid en procedures.
– Micro-site voor een nieuw bedrijfsinitiatief.
– Middelen voor het verkoopteam voor een product of dienst.
– HR-hub die een verbinding en roll-up biedt voor alle HR-functies, zoals secundaire arbeidsvoorwaarden, compensatie, prestatiebeheer, talentacquisitie en een managerportal.
– Verkoophub die bedrijfsbronnen biedt voor de verkooporganisatie en regionale verkoopteams en communicatiesites verbindt.
– Locatiespecifieke hub die de communicatie- en teamsites groepeert voor een specifieke locatie (het kantoor in New York).

Aan de slag Gids

SharePoint voor Admins

Alle informatie die jij als admin nodig hebt over SharePoint in één gids! In de SharePoint voor admin gids bespreken wij alle functionaliteiten en handige functies die jij kunt gebruiken.

SharePoint voor admins

Wat moet een hubsite zijn?

Hub-sites vullen de zoekervaring aan door u te helpen informatie in context te ontdekken.

Een van de grootste uitdagingen bij intranetontwerp is uitzoeken hoe de intranetnavigatie moet worden georganiseerd. In de nieuwe wereld waarin alle team- en communicatiesites peer-siteverzamelingen zijn, moeten informatiearchitecten nadenken over het creëren van ervaringen waarmee intranetgebruikers kunnen vinden wat ze nodig hebben in meerdere ‘vind’-scenario’s:

  • Ik weet dat het bestaat, en ik weet waar het is
  • Ik weet dat het bestaat, maar ik weet niet waar het is
  • Ik weet niet of het bestaat
 

Het ontdekken van informatie

Deze scenario’s zijn mogelijk met een combinatie van navigatie, zoeken en ontdekking en zouden een factor moeten zijn bij het ontwerpen en organiseren van uw hubsites. Een van de belangrijke mogelijkheden die hub-sites mogelijk maken, is de toevallige ontdekking van informatie, omdat ze contextueel relevante inhoud kunnen weergeven van sites die u misschien niet volgt, maar die wel aan de hub zijn gekoppeld. De startpagina van SharePoint is gebouwd om het ontdekken en zoeken in de inhoud van de hele organisatie te ondersteunen, maar als u al een bepaalde context in gedachten heeft, kunnen hubsites zeer nuttig zijn om die ervaringen te beperken tot een handvol gerelateerde sites.

Voorbeelden van hubsites

Denk als uitgangspunt bij uw hubplanning na over hubsites voor belangrijke functies die uw gebruikers nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen, bijvoorbeeld: HR, Financiën, Communicatie of Public Relations, Juridisch en IT. Deze functies kunnen vertegenwoordigd zijn in verschillende organisatie-afdelingen of business units in grote organisaties of gecombineerd tot de rol van een paar mensen in kleinere organisaties.

Laten we HR als voorbeeld nemen. HR omvat vaak de volgende deelfuncties:

  • Salaris en declaraties
  • Talentacquisitie of werving
  • Prestatiebeheer
  • Professionele ontwikkeling of training
  • Managerportal
 

Gebruikmakend van het leidende principe van het maken van een site voor elke werkeenheid, kunt u nadenken over een HR-familie van sites die zes functionele sites voor elk van deze functies zou kunnen bevatten, plus een HR-home dat de gerelateerde sites verbindt om een algemene HR-ervaring te bieden. Dit is een andere manier om na te denken over de waarde van hubsites: ze stellen u in staat een ervaring te creëren die het ontdekken van informatie voor een specifieke context verbetert (in ons voorbeeld voor werknemers die op zoek zijn naar HR-informatie).

sharepoint-hubsite-plannen-3

Klassiek intranet vs. modern SharePoint

In het klassieke intranetmodel had u mogelijk een HR-site gemaakt en subsites gebruikt om elke HR-functie te ondersteunen. In de nieuwe platte wereld van moderne SharePoint-sites is de HR-familie verbonden met behulp van de HR-hub om dat bindweefsel te bieden voor navigatie binnen de familie en om de mogelijkheid te bieden om serendipiet inhoud te ontdekken over een gerelateerd lid van de familie wanneer gebruikers navigeren naar de HR thuis. Als u bijvoorbeeld op de HR-hub een nieuwsaankondiging leest over open inschrijving omdat u bezig bent met de onboarding van een nieuwe werknemer, bent u wellicht blij te horen dat een nieuwe versie van de onboarding toolkit is zojuist vrijgegeven op de Talent Acquisition-site. Evenzo, als u het beleid voor het delen van kantoren van het HR-team probeert te vinden, zult u het op prijs stellen dat u uw zoekopdracht kunt beperken tot alleen de HR-gerelateerde sites, in plaats van de hele organisatie.

Startplek voor gebruikers

U hoeft niet voor elke functie een hubsite te hebben. Als een functie echter meerdere, logisch verschillende services biedt (zoals in het HR-voorbeeld), is het een goede gewoonte om een hubsite te maken om een enkele startplaats voor uw gebruikers te bieden. Vaak beginnen intranetgebruikers hun zoektocht met browsen. Hubsites helpen de voordelen van browsen (“Ik weet dat dit een HR-onderwerp is”) te combineren met de voordelen van een nauwkeuriger zoekopdracht (“Ik wil informatie vinden over de voordelen van visie, niet over de strategische visie van het bedrijf”). Zelfs als de gebruikers niet weten welke subfunctie een dienst levert, kunnen ze naar de HR-hub navigeren en vervolgens, met behulp van het zoekbereik van de hub, zoeken (of navigeren) binnen de HR-hub om snel te vinden wat ze nodig hebben.

Hubsites als oplossing voor regionale afdelingen

Sommige organisatorische functies hebben een bedrijfsbrede reikwijdte, maar een regionale of productuitvoering. Denk bijvoorbeeld aan een verkoopafdeling die sites voor verkoopregio’s en sites voor locatiegebaseerde kantoren kan hebben. Dit is altijd al een uitdaging geweest voor de hiërarchie van intranetcontent met behulp van subsites. Maken we de verkoopsite Zuidoost een subsite van de site Regio Zuidoost of de Verkoopsite? En wat gebeurt er als een afdeling in de Regio Zuidoost verhuist; bijvoorbeeld van de Regio Zuidoost naar de Regio Noordoost? Dit type dynamische organisatiebeweging creëert een nachtmerrie voor intranetorganisatie als u subsites gebruikt, maar niet met hubsites. Het kiezen van een hub kan enige angst veroorzaken omdat een individuele site aan slechts één hub kan worden gekoppeld, maar houd er rekening mee dat inhoud van een site op meerdere hubs kan verschijnen. U kunt bronnen voor de volgende webonderdelen op een hub aanpassen:

  • Nieuws
  • Gemarkeerde inhoud
  • Sites
  • Evenementen

Let op

Een organisatie kan maximaal 2000 hubsites hebben. Mogelijk hebt u niet voor elke functie een hubsite nodig en het is belangrijk om wat planning te maken voordat u hubs maakt.

'One size fits all' bestaat niet

Er is geen “one size fits all”-manier om te bepalen hoe sites in dit scenario moeten worden uitgelijnd op een hub. Begin altijd met het beantwoorden van deze vragen:

  • Wie is je publiek en wat hebben ze nodig?
  • Hoe krijgen de mensen die de informatie nodig hebben hun werk gedaan?

Stem uw hub af om ervaringen te creëren die de gebruiker verder helpen. Misschien wilt u nadenken over hoe mensen in elke werkgroep denken over het werk dat ze doen door regionale sites af te stemmen op de afdelingsfunctie, aangezien verkoopinhoud voor het noordoosten waarschijnlijk op dezelfde manier wordt georganiseerd als verkoopinhoud voor het zuidoosten. Maar dit is heel erg een “het hangt ervan af”-situatie. In sommige organisaties is het veel logischer om alle functies rond een regionale hub te organiseren dan om een functionele hub. Met de multi-geo-mogelijkheden van hubsites kunt u een betere gebruikerservaring creëren door Sales Oostenrijk te associëren met de Oostenrijk-hub en niet met de wereldwijde Sales-hub. In dit type scenario kunt u een koppeling op de Sales-site van Oostenrijk gebruiken om deze te verbinden met de wereldwijde Sales-hub en elke regionale Sales-site toe te voegen aan de hub-navigatie voor wereldwijde Sales.

Let op

Een site kan alleen worden gekoppeld aan een hub-familie. Hub-families kunnen echter met elkaar worden verbonden via links op de pagina of in de hub-navigatie.

Een goede gewoonte is om te beginnen met een consistente aanpak voor alle functies met hetzelfde patroon, zoals Sales. Als u regiospecifieke functies uitlijnt met de regionale hub, doe dat dan voor alle functies. Beide benaderingen zijn geldig, maar vanuit het oogpunt van bruikbaarheid helpt het om consistent te zijn.

Hoe moet ik mijn hubsite organiseren?

Hub-sites bieden twee primaire organisatorische ervaringen waar u rekening mee moet houden als onderdeel van het planningsproces van de hub. Hoewel het maken van een hubsite moet worden gedaan door de globale of SharePoint-beheerder in Microsoft 365, is het plannen, beheren en organiseren van de hubsite de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de hubsite. De organiserende concepten voor hubs zijn:

  • Associatie

  • Navigatie

Associatie

Een site wordt onderdeel van een hub-familie door een SharePoint-site te koppelen aan een hub-site . Bij het maken van een hubsite moeten SharePoint-beheerders alleen bepaalde site-eigenaren toestaan om sites aan de hub te koppelen .

Nadat een SharePoint-beheerder een site-eigenaar toestemming heeft gegeven om hun sites aan een hubsite te koppelen, kan de site-eigenaar ervoor kiezen om de sites aan de hub te koppelen. Wanneer ze dat doen, erft de site het thema van de hubsite en de gedeelde navigatie. Inhoud van hun site wordt opgerold naar de hubsite en de site wordt opgenomen in het zoekbereik van de hubsite.

Door te associëren met de hub wordt de site niet automatisch toegevoegd aan de hub-navigatie. Hubsite-eigenaren bepalen welke sites in de navigatie worden opgenomen. Ze kunnen ook de nieuws-, sites- en gemarkeerde inhoud configureren om activiteiten van alle gekoppelde sites of alleen geselecteerde sites samen te voegen.

Let op

Associatie met een hub verandert niets aan de machtigingen op een site. Als u een site met beperkte toegang koppelt aan een hub, zien alleen gebruikers die toegang hebben tot de beperkte site de inhoud op de hub. Informatie die op de hub-site is opgedoken, is getrimd: als u geen toegang heeft tot de inhoud, ziet u deze niet. Iets dat u misschien wilt overwegen, is het aanpassen van machtigingen op de bijbehorende sites nadat u uw hub-familie heeft samengesteld.

Navigatie

De eigenaar van de hubsite bepaalt welke sites worden weergegeven in de gedeelde navigatie en deze kan ook koppelingen naar andere bronnen bevatten. Deze navigatie verschijnt bovenaan, onder de header. Meestal wilt u gekoppelde sites toevoegen aan uw hub-navigatie. Dat is een van de voordelen van de mogelijkheden die u met een hub kunt inschakelen. Uw hub-navigatie kan maximaal drie niveaus hebben, waarmee u uw hub-familie zo kunt organiseren dat gebruikers relevante inhoud kunnen ontdekken en vinden.

Het is echter mogelijk dat u niet elke gekoppelde site aan uw navigatie wilt toevoegen en u kunt overwegen sites toe te voegen die niet aan de navigatie zijn gekoppeld. Houd rekening met het volgende bij het plannen van uw hubnavigatie.

  • Wilt u privé-sites of sites met beperkte toegang toevoegen aan de navigatie? Misschien. HR wil bijvoorbeeld hun privé-teamsite koppelen aan de HR-hub om het voor HR-teamleden gemakkelijker te maken. Maar de eigenaar van de HR-hub wil misschien de privé-HR-teamsite niet toevoegen aan de gedeelde navigatie voor de HR-hub, omdat dit de privé-HR-site beter vindbaar zou maken voor iedereen in de organisatie, die een toegangsrestrictie krijgt wanneer ze op de knop klikken naar de HR-teamsite. Tenzij de eigenaar van de HR-teamsite veel tijd wil besteden aan het weigeren van toegangsverzoeken, kan het een goed idee zijn om de privé-teamsite buiten de navigatie voor de HR-hub te laten. Aan de andere kant kan er een site zijn die ‘semi-privé’ is en die u geïnteresseerde mensen wilt laten ontdekken. U kunt bijvoorbeeld een community hebben waarvan u het lidmaatschap wil beperken tot mensen met een specifieke expertise, maar u wil ook dat experts in de hele organisatie deze ontdekken. In dit scenario kunnen gebruikers het bericht toegang geweigerd/toegangsverzoek krijgen, maar de site-eigenaar is voorbereid en wil toegang verlenen aan geïnteresseerde mensen.

  • Wil je sites die niet aan de hub zijn gekoppeld aan de navigatie toevoegen? Misschien. Aangezien een afzonderlijke site slechts aan één hub kan worden gekoppeld, biedt het toevoegen van sites die niet aan uw hub zijn gekoppeld, een manier om uw hub te verbinden met gerelateerde sites. Als u er bijvoorbeeld voor kiest om afdelingen/functies binnen een regio te koppelen aan een regionale hub in plaats van de globale functiehub, kunt u navigatielinks van de functiehub toevoegen aan elk van de regiosites. Als u bijvoorbeeld een functiehub voor HR hebt, kunt u de regionale HR-sites (Noordoost-HR, Zuidoost-HR, enzovoort) toevoegen aan de navigatie van de HR-hub om een uitgebreide HR-ervaring te creëren. Houd er rekening mee dat wanneer u dit doet, het nieuws en de activiteit op de regionale HR-sites niet worden weergegeven op de HR-hub (maar wel op de regionale hub). En wanneer u navigeert van de HR-hub naar de regionale HR-site, u bevindt zich op een site met de regionale hub-navigatie en het thema, niet de HR-navigatie en het thema. Er is niets inherent verkeerd of slecht aan dit scenario, maar u moet zich bewust zijn van de implicaties wanneer u uw hub-navigatie-ervaringen plant.

Kan ik slechts één hub-site maken voor mijn hele organisatie?

Er is geen vereiste om meer dan één hub voor uw organisatie te hebben, maar u moet nadenken over wat dit betekent voor zowel de organisatie als het ontdekken van informatie. Het is misschien een manier om te beginnen, maar het zal waarschijnlijk niet zijn waar je eindigt.

Als u maar één hub heeft, mist u de mogelijkheid om gemakkelijk gerelateerde informatie in context te zien. Als u bijvoorbeeld één enterprise-hub heeft, zal het moeilijker zijn om alleen HR-gerelateerd nieuws op de HR-site te vinden. Zelfs kleine organisaties zullen misschien merken dat het beperken van de context waarin gebruikers informatie vinden, nuttig is bij het beheersen van een overdaad aan informatie.

Als u aan de slag wilt met een enkele organisatiehub en u wilt ook context kunnen bieden voor de informatie die gebruikers zien, dan kunt u dat doen, maar hiervoor zijn publicatie afspraken met inhoudsauteurs vereist. Hier zijn een paar manieren om dat resultaat te bereiken met een enkele hub:

  • Naamgevingsconventies : Voeg een voorvoegsel toe aan de titels van nieuwsartikelen en gebruik een webonderdeel met gemarkeerde inhoud om nieuws op te rollen dat bijvoorbeeld begint met HR op de HR-site en Sales op de Sales-site of om nieuws te groeperen op de hubsite.

  • Paginametadata : Wijs een aangepaste eigenschap toe aan een beheerde eigenschap en pas deze toe op pagina’s. Gebruik de metagegevens van uw aangepaste pagina in een webonderdeel met gemarkeerde inhoud op een pagina op een willekeurige site. Deze aanpak geeft u meer flexibiliteit bij de presentatie van informatie.

U kunt waarschijnlijk zien dat deze benaderingen gemakkelijker te implementeren zijn met een kleine ‘schrijvers’-groep en veel moeilijker als het publiceren van inhoud over de hele organisatie wordt verspreid. Als uw organisatie, zoals velen, een gedistribueerd publicatiemodel heeft of er naar streeft, moet u nadenken over de implicaties, training en publicatie-“afspraken” die u moet implementeren als u begint met een enkele organisatiehub.

Weet hoe uw publiek SharePoint-hubsites zal gebruiken

Uw publiek kan SharePoint-hubsites gebruiken via de SharePoint-startpagina in Microsoft 365, zowel de sites zelf als hoe nieuws van de hub naar de startpagina stroomt. Overweeg ook mobiele SharePoint-apps, die kunnen worden gebruikt om toegang te krijgen tot de startpagina van de hub, nieuws en navigatie naar gekoppelde sites. 

Overweeg de waarde van meldingen van mobiele apps. Moedig uw gebruikers aan om onderweg verbonden te blijven met de mobiele SharePoint-app. Zorg ervoor dat u rekening houdt met besturingssystemen, schermformaten, resolutie en vormfactoren. Alle moderne sites, pagina’s, nieuws en lijsten zouden goed moeten werken hierin.

Aanvullende belangrijke overwegingen

  • Hubs vinden als u er meer dan één heeft . Hubsites zijn een belangrijke bouwsteen voor je intranet. Maar voor de meeste organisaties zullen hubsites niet het type globale navigatie bieden dat intranetontwerpers willen. Hier zijn enkele manieren waarop u uw hubsites vindbaar kunt maken:

    • Op de SharePoint-startpagina . Zet uw hub-sites vast in het gebied Aanbevolen koppelingen van de startpagina van SharePoint. Moedig alle gebruikers aan om hubsites te “volgen”.

    • Op de mobiele SharePoint-app. Hub-sites zijn ook te vinden in de mobiele SharePoint-app en zijn nog beter vindbaar als gebruikers hub-sites volgen.

    • Vanuit het organisatieportalAls u een bestaand organisatorisch intranet of portal heeft, kunt u in uw bestaande navigatie naar uw hubsites linken.

    • Op elke hub-site. Overweeg om op elke hubsite een link toe te voegen naar de startpagina van uw organisatieportal. Voeg de link naar de organisatieportal (“home home”) helemaal rechts in uw hub-navigatie toe om de primaire focus van uw hub-site op de hub-site-context te houden.

  • Het juiste publiek bereiken voor nieuws. Hubsites helpen je om nieuws op het juiste moment en in de juiste context bij de juiste mensen te brengen. Nieuws stroomt niet naar de bijbehorende sites, alleen omhoog van de bijbehorende site naar de hub. Als u het grootste bereik voor uw nieuws wilt, publiceert u het op de hubsite. Om hub-nieuws beter zichtbaar te maken, wilt u misschien twee nieuwswebonderdelen op uw startpagina hebben: een voor nieuws dat op de hub-homepagina wordt gepubliceerd en een andere met nieuws dat is opgerold van gekoppelde sites (alle of alleen geselecteerde sites).

  • Naamgevingsconventies voor hubs. Denk na over naamgevingsconventies voor hubsites om ze beter vindbaar te maken. Sommige opties bevatten namen zoals HR Central, HR Hub, HR Portal. Probeer een consistente naamgevingsconventie te kiezen voor alle hubsites.

  • Klaarmaken voor hub. Nadat u uw hubs hebt gepland, kunt u een bestaande site (bij voorkeur een communicatiesite) omvormen tot een hubsite of een nieuwe communicatiesite maken en er een hubsite van maken. Vervolgens kunt u de webonderdelen en navigatie op de hubsite toevoegen en configureren om de hubmogelijkheden te benadrukken.

  • Subsites. Hub-sites lossen veel of de meeste gebruiksscenario’s op waarvoor u eerder subsites gebruikte. We raden aan om voortaan hub-sites te gebruiken om de sites in uw intranet te organiseren. Subsites blijven echter als klassieke functie ondersteund en we zullen de nieuwe teamsitesjabloon als subsite-optie toevoegen.

Gebruik hub-sites wanneer ze aansluiten bij uw bedrijfsresultaten en een behoefte voor uw gebruikers oplossen. De mogelijkheden van hubsites evolueren en Microsoft werkt eraan om enkele van de meest gevraagde functies zo snel mogelijk te implementeren, zoals de mogelijkheid om de navigatielinks in hubsites op specifieke groepen mensen te richten.

Download het gratis eBook:

SharePoint voor admins

SharePoint voor admins

Meer lezen

multi-tenant-kopstuk
Achtergrond

De voordelen van een multitenant-organisatie in Microsoft 365

In de wereld van cloud computing is het concept van een multitenant-organisatie een belangrijk aspect dat bedrijven in staat stelt om (kosten)efficiënter te werken. Microsoft heeft dit concept omarmd en geïmplementeerd in Entra ID en Microsoft 365. In deze blog gaan we dieper in op wat een multitenant-organisatie is, hoe het werkt en wat het kan opleveren.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!