Barrières doorbreken: tools voor betere communicatie en samenwerking

Het personeel van vandaag de dag is verspreid over meer locaties dan ooit tevoren. Bedrijven bezetten meerdere locaties en zakelijke partnerschappen over de hele wereld. Naast fysieke scheiding worden teams binnen hetzelfde bedrijf van elkaar gescheiden door projecten en afdelingen. Deze barrières leiden helaas tot communicatiesilo’s, waardoor scheiding wordt bevorderd en teamwork en samenwerking worden beperkt.  

Silo’s kunnen een belangrijk (en schadelijk) effect hebben op uw bedrijf. Ze zorgen voor barrières tussen teams en verstoren vaak de communicatie binnen uw hele organisatie. Maar dat is niet alles. Laten we eens kijken naar de bredere impact die silo’s in uw bedrijf kunnen hebben. 

• Beperkt de communicatie en belemmert de bedrijfscultuur: Teams die werken in silo’s en niets met elkaar delen remmen uiteindelijk de bedrijfscultuur af. Medewerkers hunkeren naar communicatie, samenwerking en een bloeiende werkomgeving. Ze willen zich op hun gemak voelen en zichzelf zijn en zich voelen alsof ze deel uitmaken van een team. Sterker nog, 47 procent van de werknemers vind het motiverend wanneer collega’s succes op de werkplek met elkaar bespreken.   
• Creëert dubbel werk – Vaak ontdek je tot je frustratie dat iemand anders in jouw bedrijf (hoogstwaarschijnlijk in een ander team of op een andere afdeling) hetzelfde werk doet of dezelfde informatie zoekt. Wanneer teams in het duister tasten in projecten van andere teams, kan dit een grote impact hebben op de productiviteit van uw bedrijf.
• Blokkeert informatie voor degenen die het nodig hebben -De gemiddelde werknemer besteedt bijna 20 procent van zijn werkweek aan interne informatie zoeken of collega’s opsporen die kunnen helpen met specifieke taken.

Hieronder leest u hoe u communicatietools kunt gebruiken om deze silo’s af te breken en medewerkers in staat te stellen ideeën te delen als nooit tevoren.

Stroomlijn bestandsbeheer en opslag

Bestanden delen moet vlekkeloos gebeuren tussen teams, tools, apps en afdelingen. Een platform of suite met goed geïntegreerde tools maakt duidelijke verbindingen mogelijk tussen mensen, content en zakelijke apps in de hele organisatie. Als onderdeel van een dergelijke suite kunnen teamsites werknemers helpen samen te werken aan documenten, informatie op te slaan en projecten te beheren. Dit maakt cross-team realtime delen en bewerken van documenten mogelijk om samenwerking op verschillende niveaus te ondersteunen, terwijl het tegelijkertijd een gemakkelijke plek biedt om alles te vinden.  

Om de productiviteit te verbeteren, moeten teamsites overal toegankelijk zijn, informatie veilig beschikbaar zijn en samenwerking over afstanden en vanaf mobiele apparaten mogelijk worden gemaakt.

Verhoog het gebruik van team- of projectgebaseerde communicatiehulpmiddelen

Teams die niet regelmatig communiceren, weten vaak niet waar de ander aan werkt. Sociale netwerken van bedrijven die zijn gebouwd voor communicatie tussen verschillende organisaties kunnen helpen deze silo’s en muren af te breken. Medewerkers kunnen bedrijfs- en afdelingsgroepen samenstellen over onderwerpen van gedeeld belang, successen en lessen om problemen op te lossen of ideeën te crowdsourcen.  

Organisaties worden ook vaak geconfronteerd met management- en executive silo’s, gemaakt op basis van organisationele hiërarchie, interne communicatiepraktijken en bedrijfscultuur. Deze hiërarchische barrières kunnen worden afgebroken door groepen te maken in teamgebaseerde communicatiehulpmiddelen om werknemers in staat te stellen deel te nemen aan tweerichtingsgesprekken met leidinggevenden.

Verbetering van interpersoonlijke relaties

Gemakkelijk toegankelijke communicatiehulpmiddelen, zoals chatberichten, spraakoproepen en videoconferenties, bieden werknemers meerdere manieren om contact te maken met hun collega’s. Als ze hun manier van communiceren mogen kiezen – en bijna overal contact kunnen leggen met collega’s – zullen werknemers eerder contact opnemen met anderen en een sterkere interpersoonlijke relatie opbouwen.

De juiste samenwerkingshulpmiddelen kunnen helpen de belemmeringen voor communicatie te verminderen, betere toegang tot hulpbronnen te bieden en teams te helpen productiever te zijn.