Waarom elke SharePoint-site meerdere documentbibliotheken zou moeten hebben

Binnen veel organisaties wordt SharePoint ingezet als centrale plek voor documentbeheer, samenwerking en informatie-uitwisseling. Toch zien we in de praktijk vaak dat elke SharePoint-site slechts één documentbibliotheek bevat. Dat lijkt op het eerste gezicht overzichtelijk, maar na verloop van tijd leidt het vaak tot onoverzichtelijke structuren, inefficiënt beheer en frustratie bij gebruikers.

Wanneer alle documenten in één bibliotheek worden opgeslagen, ontstaat er al snel een wirwar van mappen, submappen en versies. Het terugvinden van informatie wordt lastig, machtigingen zijn moeilijk te beheren en de prestaties van de site kunnen achteruitgaan. Gelukkig is er een eenvoudige en krachtige oplossing: het gebruik van meerdere documentbibliotheken per SharePoint-site.

In dit artikel laten we zien waarom deze aanpak niet alleen logisch is, maar ook essentieel voor een schaalbare, veilige en overzichtelijke SharePoint-omgeving. Of we nu werken aan projecten, afdelingsinformatie beheren of samenwerken met externe partners — meerdere bibliotheken per site maken écht het verschil.

Inhoudsopgave

Wat is een documentbibliotheek in SharePoint?

Een documentbibliotheek in SharePoint is een centrale plek binnen een site waar we bestanden kunnen opslaan, organiseren, delen en beheren. Denk aan het als een digitale archiefkast, maar dan met slimme functies zoals versiebeheer, machtigingen, metadata en integratie met Microsoft 365-apps zoals Word, Excel en Teams.

Elke SharePoint-site bevat standaard één documentbibliotheek, vaak simpelweg “Documenten” genoemd. Veel organisaties gebruiken deze ene bibliotheek voor álle bestanden binnen de site. Hoewel dat in het begin overzichtelijk lijkt, wordt het al snel onoverzichtelijk naarmate het aantal documenten groeit of meerdere teams samenwerken binnen dezelfde site.

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen:

  • Een documentbibliotheek: een container voor bestanden met eigen instellingen, machtigingen en metadata.
  • Mappen binnen een bibliotheek: een manier om bestanden te groeperen, maar zonder aparte instellingen of machtigingen per map.
  • Meerdere bibliotheken binnen één site: elk met hun eigen structuur, rechten en beheeropties.

Door meerdere bibliotheken te gebruiken binnen één SharePoint-site, creëren we een flexibele en schaalbare structuur die beter aansluit bij de behoeften van teams, projecten en afdelingen.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

De voordelen van meerdere documentbibliotheken per site

Het gebruik van meerdere documentbibliotheken binnen één SharePoint-site biedt een reeks voordelen die bijdragen aan een betere structuur, efficiënter beheer en een prettigere gebruikerservaring. Hieronder lichten we de belangrijkste voordelen toe:

Betere organisatie en overzicht

Door documenten te verdelen over meerdere bibliotheken kunnen we ze logisch groeperen op basis van bijvoorbeeld onderwerp, afdeling of project. Dit voorkomt dat één bibliotheek overvol raakt en maakt het navigeren en terugvinden van bestanden veel eenvoudiger.

Voorbeeld: In plaats van één grote bibliotheek met mappen voor “HR”, “Finance” en “IT”, maken we drie aparte bibliotheken aan. Zo blijft elke sectie overzichtelijk en gericht op de juiste doelgroep.

Specifieke machtigingen per bibliotheek

Elke bibliotheek kan zijn eigen toegangsrechten hebben. Dit betekent dat we per bibliotheek kunnen bepalen wie bestanden mag bekijken, bewerken of verwijderen — zonder ingewikkelde uitzonderingen op mapniveau.

Voorbeeld: De HR-bibliotheek is alleen toegankelijk voor HR-medewerkers, terwijl de projectbibliotheek gedeeld kan worden met externe partners.

Eigen instellingen en metadata per bibliotheek

Elke bibliotheek kan afzonderlijk worden ingericht met:

  • Versiebeheer (bijv. alleen hoofdversies of ook concepten)
  • Inhoudstypen (bijv. contracten, rapporten, handleidingen)
  • Metadata (bijv. projectnaam, status, verantwoordelijke)

Dit maakt het mogelijk om per bibliotheek maatwerk toe te passen dat aansluit bij het type documenten dat erin wordt opgeslagen.

Verbeterde prestaties en zoekervaring

Een enkele bibliotheek met duizenden documenten kan traag worden en onoverzichtelijk aanvoelen. Door documenten te verdelen over meerdere bibliotheken:

  • Laden pagina’s sneller
  • Wordt zoeken efficiënter en gerichter
  • Verminderen we de kans op fouten of duplicaten

Flexibiliteit in beheer en automatisering

Met meerdere bibliotheken kunnen we eenvoudiger:

  • Workflows toepassen per type document
  • Retentie- en archiveringsregels instellen
  • Rapportages maken per bibliotheek

Dit maakt het beheer schaalbaar en toekomstbestendig.

SharePoint templates

Praktische toepassingen en voorbeelden

Het idee van meerdere documentbibliotheken per SharePoint-site klinkt logisch in theorie, maar hoe ziet dat er in de praktijk uit? Hieronder geven we een aantal concrete voorbeelden van hoe je dit slim kunt toepassen binnen verschillende soorten SharePoint-sites.

Afdelingssite (bijv. HR, Marketing, Finance)

Een afdelingssite bevat vaak uiteenlopende soorten documenten, elk met hun eigen gevoeligheid en levenscyclus. Door deze te verdelen over aparte bibliotheken, houden we het overzicht én de controle.

Voorbeeldstructuur:

  • Beleid & Procedures – Alleen-lezen voor medewerkers, bewerkbaar door managers.
  • Formulieren & Sjablonen – Voor hergebruik door het hele team.
  • Personeelsdossiers – Alleen toegankelijk voor HR-medewerkers.
  • Campagnemateriaal (voor Marketing) – Deelbaar met externe bureaus.

Projectsite

Projecten brengen vaak veel documentatie met zich mee: van plannen en rapportages tot contracten en notulen. Door deze te scheiden in bibliotheken, kunnen we per documenttype specifieke workflows en metadata toepassen.

Voorbeeldstructuur:

  • Projectdocumentatie – Voor plannen, voortgangsrapportages, etc.
  • Contracten & Overeenkomsten – Met versiebeheer en goedkeuringsflows.
  • Notulen & Actielijsten – Voor teamoverleg en besluitvorming.
  • Externe documenten – Voor gedeelde bestanden met partners of leveranciers.
voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-02

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Hoewel het gebruik van meerdere documentbibliotheken per SharePoint-site veel voordelen biedt, zijn er ook valkuilen. Hieronder bespreken we de meest voorkomende fouten én hoe je ze kunt vermijden.

Te veel bibliotheken zonder duidelijke structuur

Soms slaan teams door en maken ze voor elk klein onderwerp een aparte bibliotheek aan. Dit leidt tot verwarring, versnippering en een onoverzichtelijke gebruikerservaring.

Voorkomen:

  • Denk vooraf na over een logische indeling.
  • Beperk het aantal bibliotheken tot functionele groepen (bijv. per documenttype of doelgroep).
  • Gebruik duidelijke en consistente namen.

Verkeerd ingestelde machtigingen

Een veelgemaakte fout is het handmatig aanpassen van machtigingen op mapniveau binnen één bibliotheek, wat leidt tot fouten en onbedoelde toegang.

Voorkomen:

  • Gebruik bibliotheken als natuurlijke scheiding voor toegangsbeheer.
  • Stel machtigingen in op bibliotheekniveau, niet op map- of bestandsniveau.
  • Documenteer wie toegang heeft tot welke bibliotheek.

Geen afspraken over gebruik en beheer

Zonder duidelijke afspraken over hoe bibliotheken gebruikt worden, ontstaan er snel doublures, verouderde documenten en onduidelijkheid.

Voorkomen:

  • Stel richtlijnen op voor naamgeving, versiebeheer en archivering.
  • Wijs een of meerdere beheerders aan per site of bibliotheek.
  • Communiceer de structuur en afspraken met alle gebruikers.

Geen gebruik van metadata of inhoudstypen

Als we alleen vertrouwen op mappenstructuren, benutten we niet de kracht van SharePoint om documenten slim te filteren en te sorteren.

Voorkomen:

  • Gebruik metadata om documenten te labelen (bijv. projectnaam, status, verantwoordelijke).
  • Maak gebruik van inhoudstypen voor verschillende documentsoorten.
  • Automatiseer processen met Power Automate waar mogelijk.

Door deze valkuilen te vermijden, zorgen we ervoor dat onze SharePoint-omgeving niet alleen goed gestructureerd is, maar ook duurzaam en gebruiksvriendelijk blijft.

overzicht-microsoft-365-beveiligings-functies-01

Ga er mee aan de slag

Het gebruik van meerdere documentbibliotheken per SharePoint-site is geen overbodige luxe, maar een slimme strategie voor organisaties die hun informatiebeheer serieus nemen. Door documenten logisch te groeperen, machtigingen beter te regelen en instellingen per bibliotheek af te stemmen op het type inhoud, creëren we een omgeving die overzichtelijk, veilig en schaalbaar is.

Of het nu gaat om afdelingsinformatie, projectdocumentatie of samenwerking met externe partijen — meerdere bibliotheken helpen ons om structuur aan te brengen en grip te houden op onze digitale werkomgeving. Door bewust te kiezen voor deze aanpak, voorkomen we veelvoorkomende valkuilen en leggen we de basis voor een toekomstbestendige SharePoint-structuur.

Het is dus tijd om onze bestaande sites onder de loep te nemen: waar kunnen we slimmer organiseren, beter beveiligen en efficiënter samenwerken? De oplossing begint vaak met iets eenvoudigs — een extra bibliotheek.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het correct inrichten van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001