OfficeGrip_logo

Waarop moet je letten bij een Microsoft 365 implementatie

Succesvolle inrichting van Microsoft 365

Een Microsoft 365 omgeving implementeren is niet iets wat je zomaar in een keer doet. Het is belangrijk om goed na te denken over de inrichting, omdat het een grote impact kan hebben op de organisatie. De flexibiliteit van Microsoft 365 zorgt ervoor dat er allerlei inrichtingsmogelijkheden zijn. Elke organisatie werkt namelijk anders, waardoor het belangrijk is om een Microsoft 365 omgeving goed in te richten. Wij bespreken hier een aantal onderdelen waarop jij zeker moet letten bij het implementeren van Microsoft 365.

Inhoudsopgave

Waar moet je beginnen bij een Microsoft 365 implementatie

Een Microsoft 365 implementatie begint eigenlijk altijd bij het kritisch kijken naar jouw organisatie. Hoe zien processen er nu uit? Wat wil je bereiken met Microsoft 365? Welke processen moeten er worden veranderd en ga zo maar door. Het is belangrijk om na te denken over processen die plaats vinden binnen de gehele organisatie. Een Microsoft 365 omgeving heeft enorme impact op jouw organisatie, waardoor de implementatie enorm belangrijk is.

Bij de implementatie moeten de verschillende afdelingen worden betrokken. De processen kunnen onderling nog erg verschillen. Hier moet extra rekening mee worden gehouden, omdat je in de gehele organisatie productiviteitsverbetering wilt doorvoeren. Je wilt met Microsoft 365 ervoor zorgen dat alle afdelingen beter en efficiënter gaan werken.

Betrek werknemers bij het proces

Je kunt niet zelf 100% beslissen hoe alle processen eruit moeten komen te zien. Wellicht heb je een algemeen beeld of een ideale situatie die je voor je ziet, maar dat werkt helaas niet altijd. Elke afdeling werkt op een andere manier, waarmee je rekening moet houden bij de Microsoft 365 implementatie. Het is daarom essentieel om werknemers te betrekken bij het proces. Werknemers leveren de nodige input voor het inrichten van een Microsoft 365 omgeving.

Het is uiteraard niet zo dat alles direct wordt overgenomen, maar het is belangrijk om in gesprek te gaan met elkaar. In deze gesprekken heb je het bijvoorbeeld over de huidige processen. Hoe werkt dit nu en wat kan er beter/ efficiënter. Daarmee schets je een ideale situatie die je nodig hebt bij een Microsoft 365 implementatie. Wees dus kritisch en denk goed na over de veranderingen die je wilt doorvoeren.

Microsoft 365 implementatie werknemers

Maak gebruik van een expert bij een Microsoft 365 implementatie

Het is belangrijk om expertise te zoeken bij een Microsoft 365 implementatie. Met Microsoft 365 creëer je eigenlijk een moderne werkplek, waarmee werknemers vanaf verschillende locaties veilig kunnen werken. Je hebt echt ICT kennis nodig om dit succesvol & veilig in te richten. Heb je de juiste kennis niet in huis en ga je het toch zelf doen, dan heb je kans dat de omgeving niet optimaal wordt ingericht. Dit kan impact hebben op de veiligheid van gegevens.

Grotere organisaties hebben een complete ICT afdeling in dienst. Dit maakt het voor hun wellicht mogelijk om zelf een Microsoft 365 omgeving te implementeren. Wel is het voor deze organisaties belangrijk om de juiste Microsoft certificaten te behalen, omdat dit helpt om een Microsoft 365 omgeving veilig in te richten.

Microsoft 365 implementatie voor MKB organisaties

Wat wij vaak zien in MKB organisaties is dat er een aantal personen verantwoordelijk zijn voor de ICT. Dit zijn regelmatig de meest technische mensen binnen de organisatie, maar er is niet direct een complete ICT afdeling tot beschikking. Daarom raadt Microsoft voor deze organisaties aan om een partner in te schakelen met voldoende ervaring. Deze organisaties hebben voldoende certificeringen en mogen zich daarom Microsoft Gold partner noemen. Het is voor MKB organisaties dus aan te raden om een expert in te schakelen met voldoende kennis.

Wanneer word je Microsoft Gold Partner?

Om Microsoft Gold partner te worden moet je voldoende expertise en kennis bezitten. Een Microsoft 365 partner heeft voldoende certificeringen vanuit Microsoft behaald om de omgeving succesvol te kunnen implementeren. Je moet als partner echt aan verschillende eisen voldoen, voordat je jezelf Microsoft Gold partner mag noemen. Bij OfficeGrip zijn werknemers officieel gecertificeerd om Microsoft 365 implementaties te doen voor organisaties.  

Microsoft 365 implementatie kiezen

De technische kant van een Microsoft 365 implementatie

Bij een Microsoft 365 implementatie is de technische kant enorm belangrijk. Dit is het fundament waarop jouw organisatie gaat werken, waardoor je er extra aandacht aan moet besteden. Bij de technische kant wordt gekeken naar de gegevensopslag, beveiliging van apparaten, de rechtenstructuur en ga zo maar door. De technische kant is een van de onderdelen die de grootste impact op de organisatie heeft.

Je wilt een veilige werkomgeving creëren waarin werknemers de juiste tools hebben. Het moet daarmee wel een goede mix zijn van productiviteit en veiligheid. Met verschillende mogelijkheden kan je dit zo prettig mogelijk maken voor werknemers en toch de benodigde beveiligingsmaatregelen toepassen.

De beveiliging bij een Microsoft 365 implementatie

De Microsoft 365 beveiliging is enorm uitgebreid. Je kunt verschillende beveiligingsinstellingen toepassen om gegevens veilig op te slaan. Wij hebben hier een complete gids geschreven met de meest voorkomende beveiligingsmaatregelen die je kunt nemen. Wat het belangrijkste is, is dat je de juiste oplossingen met elkaar combineert. Door verschillende beveiligingsinstellingen toe te passen wordt het mogelijk om een veilige omgeving te creëren.

Werknemers kunnen met Microsoft 365 vanaf elke locatie toegang krijgen tot gegevens. Dit klinkt misschien niet heel veilig, maar met de juiste oplossingen is dat wel zo. Met bijvoorbeeld Conditional Access worden verschillende datapunten met elkaar vergeleken, voordat er toegang wordt gegeven tot gegevens. Stel dat er opeens iemand vanuit het buitenland inlogt, dan grijpt Conditional Access in. Er wordt dan een keuze gemaakt om voor extra inloggegevens te vragen, toestemming te vragen of de toegang te weigeren. Zo zijn er nog veel meer beveiligingsmogelijkheden die je kunt toepassen. Lees hier meer over deze beveiligingsmaatregelen.

Een SharePoint omgeving

Bij een Microsoft 365 implementatie wordt SharePoint compleet op maat ingericht. Dit wordt de centrale omgeving om gegevens op een veilige manier op te slaan. Voor elke afdeling wordt een aparte SharePoint site gecreëerd waarin zij gegevens kunnen opslaan. De inrichting van een SharePoint omgeving is daarom erg belangrijk. Met een rechtenstructuur wordt de toegang per afdeling bepaald, waardoor gegevens op een veilige manier worden geraadpleegd.   

Waaruit bestaat een SharePoint inrichting

Een SharePoint inrichting bestaat uit verschillende stappen. Met een SharePoint inrichting is het belangrijk om structuur aan te brengen, beveiligingsmaatregelen toe te passen en werknemers te begeleiden. Het is een onderdeel van de Microsoft 365 omgeving, waardoor de implementatie eigenlijk samen verloopt met elkaar. Het is dus niet een aparte omgeving, maar daadwerkelijk onderdeel van Microsoft 365. Je kunt hier meer lezen over hoe je SharePoint succesvol kan inrichten.

Microsoft 365 implementatie training

Een Microsoft Teams omgeving

Microsoft Teams is de centrale samenwerkingshub voor organisaties. Het is een daarom belangrijk om te kijken naar deze omgeving, omdat het werknemers makkelijker laat samenwerken met elkaar. De inrichting wordt vaak naast SharePoint gedaan, omdat deze applicaties nauw met elkaar samenwerken. In de basis is daarom de inrichting vrijwel gelijk, omdat de beveiligingsmaatregelen worden overgenomen vanuit Microsoft 365.

De menselijke kant van een Microsoft 365 implementatie

Bij een Microsoft 365 implementatie is de menselijke kant enorm belangrijk. Je wilt werknemers optimaal kunnen begeleiden en betrekken binnen dit traject. Het verhoogt de veranderbereidbaarheid en maakt het voor werknemers makkelijker om te wennen aan de nieuwe omgeving. De menselijke kant van een Microsoft 365 implementatie is dus essentieel voor het succes.

Trainingen en begeleiding tijdens een implementatie

Een Microsoft 365 omgeving implementeer je niet zomaar in een organisatie. Het is belangrijk om mensen optimaal te begeleiden tijdens dit proces, omdat dit impact heeft op het gebruik van Microsoft 365. Het is enorm belangrijk dat werknemers het systeem op de juiste manier gebruiken. Doen ze dit niet, dan haal je niet het maximale uit de Microsoft 365 omgeving. Het kennisniveau kan tussen werknemers enorm verschillen, waardoor het belangrijk is om de juiste trainingen en begeleiding te geven.

Een floorwalking traject

Met een floorwalking traject haal je een Microsoft 365 expert in huis. Het kan zijn dat werknemers één op één begeleiding nodig hebben. Een floorwalker loopt tijdens werkuren rond en beantwoordt alle vragen die binnenkomen. Dit heeft als voordeel dat werknemers direct in de praktijk worden geholpen. Een floorwalking traject maakt het implementeren van Microsoft 365 veel gemakkelijker, omdat werknemers optimaal worden begeleid bij het gebruik ervan.

Conclusie

Bij een Microsoft 365 implementatie komt dus best veel kijken. Je hebt te maken met de voorbereiding, technische kant en de menselijke kant bij een implementatie. Het is daarom belangrijk om de juiste middelen in te zetten bij een implementatie. Zo zorg je ervoor dat werknemers optimaal aan de slag kunnen binnen deze nieuwe omgeving. Wil je meer weten over de Microsoft 365 inrichting? Download dan gratis ons eBook hieronder:

Microsoft 365 voor admins

Meer informatie over Microsoft 365?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

Microsoft 365 voor admins

Microsoft 365 voor admins

Meer lezen

multi-tenant-kopstuk
Achtergrond

De voordelen van een multitenant-organisatie in Microsoft 365

In de wereld van cloud computing is het concept van een multitenant-organisatie een belangrijk aspect dat bedrijven in staat stelt om (kosten)efficiënter te werken. Microsoft heeft dit concept omarmd en geïmplementeerd in Entra ID en Microsoft 365. In deze blog gaan we dieper in op wat een multitenant-organisatie is, hoe het werkt en wat het kan opleveren.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!