OfficeGrip_logo

Hoe creëer je succesvol een hybride werkplek

Vanaf elke locatie toegang tot gegevens

De manier waarop wij aan het werken zijn is enorm aan het veranderen. We zijn mobieler dan ooit en hebben vanaf verschillende locaties toegang nodig tot gegevens. Werken vanuit huis, bij klanten, op kantoor of op andere locaties gebeurt steeds vaker. De wereld is nu eenmaal steeds mobieler aan het worden, waardoor een hybride werkplek gebruikelijker begint te worden. Wij bespreken hier hoe je succesvol een hybride werkplek creëert.

Inhoudsopgave

Waarom een hybride werkplek faciliteren

We kunnen er niet meer omheen, hybride en vanaf verschillende locaties werken is iets wat blijft. Het heeft voor zowel werknemer als werkgever veel voordelen. Denk dan aan het verkleinen van de reistijd, meer persoonlijke tijd, betere concentratie en lagere kosten voor beide partijen. Werknemers vinden het prettig om gedeeltelijk vanuit huis te kunnen werken, omdat het meer flexibiliteit biedt. Dit kan de tevredenheid van werknemers verbeteren.

Met hybride werken wordt dus gedeeltelijk op kantoor en gedeeltelijk vanuit een andere locatie bedoeld. Om dit te kunnen regelen is een degelijke ICT-omgeving nodig. Dit kan voor organisaties een grote verandering teweeg brengen. Werknemers hebben namelijk vanaf elke locatie toegang nodig tot gegevens. Op het moment dat je als organisatie een hybride werkplek faciliteert, behoud je controle over de veiligheid.

Gegevensbeveiliging is namelijk iets wat extreem belangrijk is. Je wilt niet dat kwaadwillende toegang krijgen tot verschillende soorten bedrijfsgegevens. Dit kan namelijk grote gevolgen met zich meebrengen voor de organisatie en werknemers. Daarom moet je als organisatie zijnde goed nadenken hoe je werknemers toegang geeft tot deze gegevens, om zo een hybride werkplek te faciliteren.

Waaruit bestaat een hybride werkplek

Een hybride werkplek kan op verschillende manieren worden ingericht. Elke organisatie werkt anders en heeft daardoor verschillende behoeftes. Het is belangrijk om te kijken wat je precies met een hybride werkplek wilt gaan doen en wat je als organisatie belangrijk vindt. Het faciliteren van hardware en software oplossingen hoort bij een hybride werkplek.

Het verzorgen van de hardware klinkt als zelfsprekend, maar verdient toch de benodigde aandacht. De beveiliging van apparaten en het beheer ervan moet op afstand mogelijk worden. Met verschillende oplossingen is het mogelijk om dit succesvol in te richten, maar daar moet wel aandacht aan worden besteed. Dit zorgt er namelijk voor dat werknemers met technische vragen op afstand geholpen kunnen worden.

De software kant is net wat ingewikkelder, omdat er verschillende applicaties zijn die helpen om beter hybride te werken. Wij richten bijvoorbeeld alle hybride werkplekken op basis van Microsoft 365 in, omdat dit de mogelijkheid creëert om de complete ICT-omgeving te beheren. De verschillende applicaties maken het mogelijk om op een veilige manier toegang te krijgen tot gegevens.

Succesvol hybride werkplek creëren

Hoe werkt een hybride werkplek in Microsoft 365

Microsoft 365 is een omgeving waarin enorm veel mogelijk is. We focussen ons hier specifiek op een aantal applicaties binnen deze omgeving. De applicaties die we bespreken hebben voornamelijk invloed op de eindgebruiker en helpen deze efficiënter te werken.

Op het moment dat je als organisatie ervoor kiest om hybride te gaan werken, moet je ervoor zorgen dat de ICT-omgeving daarop aansluit. Het hybride werken maakt het namelijk lastiger om in contact te komen met collega’s. Collega’s kunnen namelijk vanuit huis of een andere locatie werken, waardoor je ze niet even snel kan aanspreken. Dit probleem is gemakkelijk op te lossen door daar de juiste middelen voor te gebruiken.

Microsoft Teams om optimaal samen te werken

Kijk bijvoorbeeld naar Microsoft Teams. Dit is een applicatie die het mogelijk maakt om te bellen, chatten, samenwerken en vergaderen. Met deze functionaliteiten kunnen collega’s dus makkelijker contact met elkaar hebben en snel gegevens delen. Het voordeel voor de organisatie is dat je deze omgeving compleet kan beheren. Gegevens en documenten worden daardoor op een veiligere manier gedeeld. Het heen en weer mailen van documenten is inefficiënt, omdat het voor dubbele gegevens kan zorgen. Microsoft Teams lost dit probleem op.

Verder worden er regelmatig applicaties gebruikt zoals WeTransfer, Dropbox of andere clouddiensten die buiten het beheer van de organisatie vallen. Bepaalde gegevens wil je als organisatie beter kunnen beschermen, wat op deze manier niet mogelijk is. Met Microsoft Teams geef je werknemers een veilige omgeving om toch gegevens te kunnen delen.

SharePoint om veilig gegevens te delen

Bij een hybride werkplek hebben werknemers vanaf elke locatie toegang nodig tot gegevens. Dit kun je inrichten met VPN-verbindingen en virtual desktop oplossingen, maar dat brengt complexiteit met zich mee. Er zijn gebruikersscenario’s te bedenken waarin dit wenselijk is, alleen volstaat regelmatig een SharePoint omgeving binnen een organisatie.

Met een SharePoint omgeving komen namelijk alle bedrijfsgegevens in één centrale omgeving staan. Bij SharePoint maakt iedereen gebruik van de meest recente gegevens binnen de organisatie, omdat alles direct met de cloud wordt gesynchroniseerd. Dit maakt het dus mogelijk om hybride te werken en gegevens op te slaan. Je kunt SharePoint eigenlijk zien als een soort archief van alle documenten. Microsoft Teams is echt bedoeld om samen te werken, en SharePoint om definitieve gegevens in op te slaan.

Beleid hybride werken

Hybride werken gebeurt vanuit de cloud

Om hybride te werken wordt er gebruik gemaakt van de cloud. Je creëert eigenlijk een moderne werkplek, waarmee werknemers vanaf elke locatie toegang hebben. Dit doen wij dus met een Microsoft 365 oplossing, waarin verschillende productiviteitsapps zitten. Werknemers zijn vaak al bekend met Microsoft Word, Excel, PowerPoint en Outlook, waardoor het makkelijker te implementeren is. In de moderne werkplek worden deze applicaties gebruikt en zijn deze toegankelijk via verschillende platformen.

Het beleid bij het hybride werken

Als organisatie is het belangrijk om over het beleid van het hybride werken na te denken. Een moderne werkplek inrichten kan namelijk op verschillende manieren. Een accountantskantoor heeft andere behoeftes dan bijvoorbeeld een ziekenhuis. Het beleid met betrekking tot het delen van gegevens is dus een belangrijk onderdeel.

Binnen Microsoft 365 kun je verschillende beleidsregels toepassen. De complete omgeving werkt op basis van toegangsrechten, waardoor er verschillende toegangsniveaus binnen de organisatie zijn. Het is afhankelijk van wat je precies als organisatie doet en in hoeverre je de rechten wilt toewijzen. Vaak zien wij bij grotere organisaties dat er strengere rechten zijn dan bij kleinere organisaties. Dit komt omdat het bij kleinere organisaties makkelijker te managen is. Hoe duidelijker het beleid binnen de organisatie is, hoe makkelijker het wordt om een moderne werkplek succesvol in te richten.

Tot slot

Het hybride werken is iets wat in populariteit aan het toenemen is. Een ICT-omgeving moet daarom goed aansluiten en werknemers helpen efficiënter te werken. De inrichting van een moderne werkplek helpt om beter hybride te kunnen werken. In ons eBook geven wij meer informatie over de voordelen van een moderne werkplek:

Download het gratis eBook:

De voordelen van een moderne werkplek

De voordelen van een moderne werkplek cover

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Om spam te voorkomen vragen we u de
    onderstaande code over te typen.

    Meer lezen

    Achtergrond

    Inventariseer kwetsbaarheden: De fundering van cyberweerbaarheid

    Het inventariseren van kwetsbaarheden is meer dan een technische noodzaak; het is een strategische stap die de ruggengraat vormt van elke cybersecurity-strategie. Deze blog biedt een analyse van deze procedure, evalueert de gevolgen voor bedrijfscontinuïteit en rampenherstelplanning, en geeft concrete aanbevelingen om organisaties te beschermen tegen hedendaagse cyberdreigingen.

    Lees meer...
    Achtergrond

    Secure7: Versterking van uw cyberweerbaarheid in het licht van NIS2

    Cybersecurity is een cruciaal onderwerp in onze steeds meer gedigitaliseerde wereld. Het beschermt onze gegevens, systemen en infrastructuur tegen kwaadwillende aanvallen en bedreigingen. Met de voortdurende groei van technologie en het toenemende aantal cyberaanvallen, wordt het waarborgen van digitale veiligheid steeds urgenter.

    Lees meer...
    header-nis2-self-assessment-8
    Beveiliging

    Nieuw! Het OfficeGrip NIS2 Self Assessment

    Met trots kondigen wij in dit blog de lancering van het OfficeGrip NIS2 Self Assessment aan. Dit Assessment is speciaal ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het navigeren door de complexiteit van de aanstaande NIS2-regelgeving. Deze kosteloze online zelfevaluatie kunt u inzetten om inzicht te krijgen in hoeverre uw organisatie impact gaat ervaren van de NIS2 wetgeving en in welke mate u al voldoet aan de beoogde NIS2 cyberveiligheid maatregelen.

    Lees meer...

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!