Hoe gebruik je SharePoint voor projectbeheer en samenwerking binnen teams?

📊TL;DR

Effectief projectbeheer vraagt om overzicht, duidelijke communicatie en een centrale plek voor documenten en taken. SharePoint biedt dit allemaal binnen Microsoft 365: van versiebeheer en taakopvolging tot dashboards en rapportages.

Door gebruik te maken van SharePoint site templates start je snel en consistent, zodat elk project een stevige basis heeft.

Met de juiste inrichting wordt SharePoint niet alleen een documentbibliotheek, maar een volwaardige hub voor samenwerking en projectmanagement.

Projecten zijn vaak een bron van frustratie. Deadlines worden gemist, documenten circuleren in talloze versies via e-mail, en het overzicht over wie wat doet raakt snel zoek. Zeker in grotere teams – of wanneer meerdere afdelingen samenwerken – kan projectbeheer al snel voelen als het managen van chaos.

Veel organisaties gebruiken daarvoor een mix van losse tools: een planningstool hier, een chatapp daar, en documenten verspreid over verschillende locaties. Het gevolg? Versnippering, dubbel werk en een gebrek aan overzicht.

Microsoft SharePoint biedt hier een oplossing. Als onderdeel van Microsoft 365 fungeert het als centrale hub voor samenwerking, documentbeheer en communicatie. Wat veel organisaties nog niet weten: SharePoint kan ook uitstekend worden ingezet als projectmanagementtool. Met de juiste structuur en het slim gebruik van SharePoint site templates zet je in korte tijd een professionele projectomgeving neer waarin teams efficiënt samenwerken.

In dit artikel ontdek je hoe je SharePoint kunt gebruiken voor projectbeheer, waarom het zo geschikt is, en hoe site templates je helpen direct overzicht en structuur te creëren.

Inhoudsopgave

Wat is SharePoint en waarom is het geschikt voor projectbeheer?

SharePoint is van oorsprong ontwikkeld als platform voor documentbeheer en intranet, maar het is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een veelzijdige samenwerkingsomgeving. Het biedt organisaties de mogelijkheid om informatie centraal op te slaan, te delen en te structureren. Doordat SharePoint volledig is geïntegreerd in het Microsoft 365-ecosysteem, werkt het naadloos samen met applicaties als Teams, Planner, Outlook en OneDrive.

Maar wat maakt SharePoint nu juist zo geschikt voor projectbeheer?

1. Centrale informatiebron

Alle documenten, taken en communicatie rondom een project worden op één plek opgeslagen. Geen eindeloze zoektochten naar de laatste versie van een bestand: SharePoint houdt automatisch versiegeschiedenis bij en voorkomt dat werk verloren gaat.

2. Samenwerking in real-time

Teams kunnen tegelijkertijd werken in documenten, notities bijhouden en elkaar direct voorzien van feedback. In combinatie met Microsoft Teams ontstaat er een krachtige samenwerkingstool die zowel synchroon (vergaderingen, chat) als asynchroon (documenten en lijsten) werkt.

3. Flexibiliteit en schaalbaarheid

SharePoint kan eenvoudig worden aangepast aan de behoeften van een project. Van kleine, tijdelijke projectgroepen tot complexe, organisatiebrede programma’s: het platform groeit mee.

4. Integratie met projecttools

Door de koppeling met Microsoft Planner of Project Online kunnen takenlijsten, tijdlijnen en dashboards eenvoudig worden toegevoegd. Daarmee combineer je het overzicht van projectmanagement met de kracht van centrale documentatie.

5. Veiligheid en toegangsbeheer

Projecten bevatten vaak gevoelige informatie. SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden om rechten en toegang per gebruiker of groep te regelen, zodat alleen de juiste mensen de juiste informatie zien.

Kortom: SharePoint is veel meer dan een opslagplek voor documenten. Het is een complete samenwerkingsomgeving die – mits goed ingericht – een stevig fundament vormt voor effectief projectbeheer.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Projectbeheer in SharePoint stap voor stap

Om SharePoint écht in te zetten als projectmanagementtool, is het belangrijk om de juiste functies slim te gebruiken. Hieronder vind je de belangrijkste bouwstenen die samen een compleet projectbeheerproces vormen.

Documenten en versies beheren

Een van de grootste uitdagingen in projecten is versiebeheer: wie heeft het laatste document en waar staat het opgeslagen? SharePoint lost dit probleem elegant op. Alle projectdocumenten worden centraal bewaard en automatisch voorzien van versiegeschiedenis. Hierdoor kun je altijd terug naar een eerdere versie en is het duidelijk wie welke wijzigingen heeft aangebracht.

Taken en deadlines volgen

Projecten vallen of staan met goede taakverdeling en duidelijke deadlines. Met de integratie van Microsoft Planner en To Do binnen SharePoint kun je eenvoudig takenlijsten opstellen, toewijzen en opvolgen. Denk aan een takenbord in Kanban-stijl of een Gantt-achtige tijdlijn die direct inzicht geeft in de voortgang.

Communicatie en updates bundelen

Veel projectinformatie raakt versnipperd doordat teams gebruikmaken van losse chatapps of e-mail. SharePoint maakt het mogelijk om alle communicatie rondom een project te bundelen. Combineer je dit met Microsoft Teams, dan heb je een krachtige combinatie: Teams voor snelle communicatie, SharePoint voor de gestructureerde opslag van projectinformatie.

Rapportage en dashboards

Wil je de voortgang of status van een project inzichtelijk maken? Dan zijn SharePoint-lijsten en de integratie met Power BI onmisbaar. Hiermee bouw je dashboards die niet alleen projectdata laten zien, maar ook trends en knelpunten signaleren. Dit maakt het makkelijker om tijdig bij te sturen.

Met deze functies heb je in feite alles wat je nodig hebt om projecten overzichtelijk en beheersbaar te maken, zonder dat je hoeft te schakelen tussen allerlei losse tools.

SharePoint templates

SharePoint Site Templates voor projectbeheer

Een van de krachtigste – en vaak onderbenutte – functies van SharePoint zijn de site templates. Dit zijn vooraf ingerichte sjablonen waarmee je in korte tijd een complete projectsite opzet. Zo hoef je niet steeds vanaf nul te beginnen en weet je zeker dat je projectomgeving direct de juiste structuur heeft.

Wat zijn SharePoint site templates?

Een site template is een kant-en-klare projectsite die je direct kunt inzetten. Denk aan pagina’s voor documenten, takenlijsten, nieuwsfeeds, of dashboards. Je kunt ze naar wens uitbreiden met webparts (bijvoorbeeld een kalender, projectstatus of Yammer-feed), maar de basis staat al klaar.

Voordelen van site templates

  • Snelle start: in enkele klikken heb je een volledige projectomgeving ingericht.

  • Consistente structuur: alle projecten in de organisatie hebben dezelfde opzet, waardoor medewerkers zich snel wegwijs voelen.

  • Directe adoptie: teams kunnen meteen aan de slag, zonder eerst te hoeven nadenken over indeling of functies.

Populaire templates voor projectbeheer

  • Project Management Site
    Ideaal voor het beheren van documenten, taken, tijdlijnen en rapportages. Alles wat een projectteam nodig heeft om te starten.

  • Team Site
    Gericht op dagelijkse samenwerking: bestanden delen, notities bijhouden en projectnieuws delen. Perfect voor kleinere teams of subprojecten.

  • Communication Site
    Speciaal bedoeld om updates, mijlpalen of statusrapportages te delen met stakeholders en het bredere management.

Praktische tip

Kies altijd het template dat het beste past bij de aard van je project. Een communicatie-intensief project vraagt bijvoorbeeld om een Communication Site, terwijl een technisch implementatieproject beter gediend is met een Project Management Site. Je kunt templates bovendien combineren en aanpassen, zodat ze precies aansluiten bij jouw manier van werken.

voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-02

Best practices voor SharePoint als projecttool

Het succes van SharePoint als projectmanagementplatform valt of staat met de manier waarop je het inricht en gebruikt. Met deze best practices zorg je dat jouw projecten soepel verlopen:

Houd de structuur eenvoudig

Een veelgemaakte fout is dat SharePoint-sites te complex worden ingericht. Gebruik een heldere navigatie, duidelijke mappenstructuren en consistente naamgeving voor documenten. Hoe eenvoudiger de opzet, hoe sneller teams ermee aan de slag kunnen.

Maak gebruik van metadata en kolommen

In plaats van uitgebreide mappenstructuren kun je documenten ook voorzien van metadata (bijvoorbeeld projectfase, verantwoordelijke of status). Hierdoor wordt zoeken, filteren en rapporteren een stuk efficiënter.

Stel toegangsrechten slim in

Niet iedereen hoeft overal bij te kunnen. Stel per site of documentbibliotheek duidelijke rechten in, zodat gevoelige informatie alleen zichtbaar is voor de juiste mensen. Dit verhoogt zowel de veiligheid als de focus binnen teams.

Automatiseer processen met Power Automate

Herhalende taken zoals meldingen bij deadlines, goedkeuringsprocessen of herinneringen kun je eenvoudig automatiseren met Power Automate. Dit bespaart tijd en verkleint de kans dat iets tussen wal en schip valt.

Blijf templates evalueren en optimaliseren

Gebruik je regelmatig SharePoint site templates? Zorg dan dat je periodiek bekijkt of ze nog passen bij de manier van werken. Vaak is een kleine aanpassing genoeg om de adoptie en efficiëntie flink te verbeteren.

overzicht-microsoft-365-beveiligings-functies-01

Start vandaag nog met gestructureerd projectbeheer

SharePoint is veel meer dan een plek om documenten op te slaan. Het is een volwaardig platform voor samenwerking, communicatie en projectbeheer. Door slim gebruik te maken van de functies voor taakbeheer, dashboards en documentversies creëer je overzicht en structuur. En met site templates kun je direct een consistente en professionele projectomgeving neerzetten, zonder dat je alles zelf hoeft te ontwerpen.

Wil jij je projecten naar een hoger niveau tillen? Start dan vandaag nog met SharePoint. Of je nu een klein team aanstuurt of een complex project met meerdere stakeholders beheert: met de juiste inrichting wordt SharePoint de ruggengraat van je projectmanagement.

SharePoint succesvol inrichten

Wil jij weten hoe je SharePoint succesvol inricht?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het correct inrichten van uw SharePoint omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001