OfficeGrip_logo

Hoe implementeer je Microsoft 365 succesvol

Een moderne werkplek voor jouw organisatie

Bij een Microsoft 365 implementatie komt veel kijken. Het implementeren van een Microsoft 365 omgeving heeft grote impact op een organisatie. Daarom is het belangrijk om goed na te denken over de inrichting, omdat een slechte implementatie invloed heeft op de bedrijfsprocessen. Bij een Microsoft 365 implementatie moet er worden gekeken naar de structuur, beveiliging, gebruikersbehoefte en nog veel meer. De kracht van Microsoft 365 is de flexibiliteit, waardoor het optimaal kan aansluiten bij allerlei type organisaties. Het nadeel van deze flexibiliteit is dat je ontelbaar veel mogelijkheden hebt voor de inrichting. Wij bespreken hier hoe je Microsoft 365 succesvol kan implementeren.

Inhoudsopgave

Waar begin je met een Microsoft 365 implementatie

Je eerste instinkt zal waarschijnlijk zeggen dat je moet beginnen bij de technische kant van de implementatie. Dit is inderdaad een stap waar je naar moet kijken, maar daar begint een Microsoft 365 implementatie eigenlijk niet mee. Het traject begint bij de menselijke kant van de organisatie. Waar Microsoft 365 implementaties vaak falen, is de menselijke kant van dit traject. Organisaties die direct met de technische kant beginnen hebben niet de verschillende gebruikersscenario’s duidelijk in beeld. Dit creëert een negatieve ervaring bij werknemers en kan de omgeving minder bruikbaar maken.

De menselijke kant van een Microsoft 365 implementatie

Een implementatie begint dus door te kijken naar de menselijke kant. Organisaties werken allemaal op een andere manier, waardoor er niet een kant-en-klare oplossing is. Het is daarom belangrijk om met werknemers in gesprek te gaan en naar de werkprocessen te kijken. Ga met een aantal werknemers per afdeling in gesprek en kijk kritisch naar de werkprocessen. Welke processen zijn efficiënt, welke processen moeten worden aangepast en welke kunnen worden geautomatiseerd?

Door werknemers te betrekken binnen een Microsoft 365 implementatie verhoog je het draagvlak. Werknemers kunnen verandering lastig vinden, omdat zij gewend zijn om in bepaalde patronen te werken. Een nieuwe IT-omgeving brengt verandering aan in deze patronen, waardoor werknemers op een andere manier moeten gaan werken. Door ze bij de implementatie te betrekken wordt het draagvlak verhoogd binnen de organisatie. Daarom is een adoptie & change management traject enorm belangrijk.

Microsoft 365 implementatie

Welke vragen moet je stellen bij een Microsoft 365 implementatie?

De vragen die je moet stellen bij een Microsoft 365 implementatie verschillen per organisatie. Het belangrijkste is om de huidige werkprocessen duidelijk in beeld te krijgen. Sommige processen moeten worden aangepast en andere kunnen juist in de nieuwe omgeving worden geïmplementeerd. Een aantal vragen die je moet stellen zijn:

  • Wat zijn de huidige werkprocessen?
  • Hoe kunnen deze werkprocessen worden verbeterd?
  • Hoe verbeteren wij de samenwerking tussen verschillende afdelingen?
  • Welke middelen willen wij daarvoor gebruiken?
  • Hoe beveiligen wij de Microsoft 365 omgeving?

Bij een Microsoft 365 implementatie is het belangrijk om de juiste mensen te betrekken. Deze key-users geven input bij de inrichting van een Microsoft 365 omgeving. Zorg ervoor dat elke afdeling op zijn minst één vertegenwoordiger heeft, omdat deze feedback noodzakelijk is voor een succesvolle implementatie.

De technische kant van een Microsoft 365 implementatie

Een Microsoft 365 implementatie begint dus bij de menselijke kant. De vervolgstap is kijken naar de technische kant van een Microsoft 365 implementatie. Hierbij is het belangrijk om te kijken naar de wensen van werknemers. Het kan voorkomen dat een bedrijfsproces aangepast moet worden, omdat het niet het meest efficiënte proces is. Bij de technische implementatie wordt voornamelijk de beveiliging van Microsoft 365, verschillende gebruikersscenario’s en structuur van de omgeving besproken. De wensen van werknemers worden ook besproken bij de technische implementatie.

De technische inrichting van Microsoft 365

Bij de implementatie van Microsoft 365 is het belangrijk om een duidelijke structuur te hebben. Applicaties zoals SharePoint hebben per afdeling een aparte omgeving. Dit is nodig om documenten op een gestructureerde manier op te slaan. Voor werknemers is het wel mogelijk om toegang te krijgen tot de omgeving van andere afdelingen. Dit is compleet afhankelijk van de verschillende toegangsrechten die worden toegepast. Een omgeving met gevoelige personeelszaken kan bijvoorbeeld voor een groot gedeelte worden afgeschermd, waardoor alleen selecte personen toegang hebben tot deze omgeving.

Microsoft 365 succesvol implementeren

De rechtenstructuur in Microsoft 365

Een veilige werkomgeving begint bij het bepalen van de rechtenstructuur. Deze rechtenstructuur zorgt ervoor dat werknemers niet ongelimiteerd toegang hebben tot de complete omgeving. In de basis wil je daarom zo min mogelijk rechten toekennen. Het voordeel van deze rechten, is dat het op basis van gebruikersaccounts kan worden toegewezen. Zo kan in bulk de rechten van een afdeling worden aangepast of juist per persoon. De toegekende rechten kunnen altijd worden aangepast, maar het is belangrijk om de Microsoft 365 implementatie hierop aan te passen.

De structuur van de Microsoft 365 omgeving

Bij de technische kant wordt ook gekeken naar de structuur in applicaties zoals SharePoint en Microsoft Teams. Deze applicaties spelen een essentiële rol binnen de Microsoft 365 omgeving. Elke afdeling krijgt een aparte omgeving waarin gegevens kunnen worden gedeeld. De inrichting van deze omgeving is gedeeltelijk afhankelijk van de input van werknemers. De structuur en de manier waarop gegevens worden opgeslagen kan verschillen per organisatie. Daarom is het bij een Microsoft implementatie belangrijk om te kijken naar de verschillende gebruikersscenario’s binnen de organisatie.

De beveiliging bij een Microsoft 365 implementatie

De beveiliging van een Microsoft 365 omgeving is essentieel bij een implementatie. Microsoft biedt verschillende mogelijkheden om de Microsoft 365 omgeving veilig te houden. Denk dan aan Microsoft Defender for Endpoint, Microsoft Endpoint Manager en Conditional Access. Bij een Microsoft 365 implementatie moet kritisch worden gekeken naar de beveiliging. Het aantal cyberaanvallen blijft groeien, waardoor een beveiligde werkomgeving enorm belangrijk is voor de bedrijf continuïteit. De beveiligingsmogelijkheden van Microsoft 365 hebben wij hier uitgebreid toegelicht.   

Het trainen van gebruikers bij een Microsoft 365 implementatie

Bij een Microsoft 365 implementatie begin je met de menselijke kant. De wensen van elke afdeling moeten goed vertegenwoordigd worden in dit traject. Deze wensen worden bij de technische implementatie meegenomen en toegepast, zodat een Microsoft 365 omgeving goed aansluit bij de organisatie. Bij de technische kant wordt er onder andere ook gekeken naar de beveiliging, structuur en rechten die moeten worden toegepast. Op het moment dat de oplevering succesvol is, worden alle gebruikers getraind om te werken met de nieuwe omgeving.

Microsoft 365 succesvolle implementatie

Waarom gebruikers trainen essentieel is

Een Microsoft 365 implementatie is pas succesvol als werknemers weten hoe het systeem optimaal gebruikt kan worden. Daarom is het trainen van gebruikers een belangrijk onderdeel bij een implementatie. Werknemers hebben ondersteuning nodig om alle belangrijke functionaliteiten optimaal te gebruiken, omdat een Microsoft 365 omgeving de werkwijze binnen organisaties verandert. Door werknemers goed te trainen en begeleiden wordt er optimaal gebruik gemaakt van de nieuwe omgeving.

Hoe worden gebruikers optimaal getraind?

Een training wordt altijd op maat gemaakt voor een organisatie. De omgeving is naar wens ingericht, maar werknemers moeten het wel op de juiste manier gebruiken. Met een gebruikerstraining zorg je ervoor dat alle werknemers op dezelfde manier in de omgeving tewerk gaan. Het helpt werknemers om hun werkpatronen aan te passen aan de nieuwe omgeving. Voor gebruikers die uitgebreidere uitleg nodig hebben kan er een aparte training worden gegeven. Met deze training krijgen zij de diepgaandere functionaliteiten te zien in Microsoft 365.

Een floorwalk traject

Werknemers willen graag persoonlijke ondersteuning krijgen bij het gebruiken van een nieuwe omgeving. Dit kan door middel van een floorwalk traject. Met een floorwalker haal je een Microsoft 365 expert in huis. Op deze manier krijgen werknemers een aanspreekpunt binnen de organisatie om direct vragen te stellen. Dit is enorm handig voor organisaties, omdat deze vragen tussen de werkzaamheden door gesteld kunnen worden. Op deze manier ziet een floorwalker direct waar eindgebruikers tegenaan lopen, waarna deze verder kunnen worden geholpen.

Conclusie

Een Microsoft 365 implementatie bestaat dus uit verschillende onderdelen. Het is vooral belangrijk om niet alleen te kijken naar de technische implementatie. De menselijke kant bij een Microsoft 365 traject is minstens zo belangrijk. Door kritisch te kijken naar de huidige IT-omgeving wordt het mogelijk om een goede IT-infrastructuur aan te leggen. Voor meer informatie kunt u ons eBook hieronder downloaden:

Microsoft 365 voor admins

Meer informatie over Microsoft 365?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

Microsoft 365 voor admins

Microsoft 365 voor admins

Meer lezen

copilot-prompting
Copilot

Microsoft 365 Copilot – de kunst en wetenschap van prompting

Prompting is hoe je Microsoft 365 Copilot vraagt om iets voor je te doen – zoals creëren, samenvatten, bewerken of transformeren. Denk bij prompting aan een gesprek voeren, waarbij je eenvoudige maar duidelijke taal gebruikt en context biedt, zoals je dat ook zou doen met een assistent. Er zijn veel soorten prompts die je kunt gebruiken, afhankelijk van de taak die je gedaan wilt hebben.

Lees meer...
copilot-studio
Copilot

Microsoft Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio is een end-to-end AI-platform voor gesprekken waarmee u copilots kunt maken en aanpassen met behulp van natuurlijke taal of een grafische interface. Met Copilot Studio kunt u eenvoudig copilots ontwerpen, testen en publiceren die aansluiten op uw specifieke behoeften voor interne of externe scenario’s in uw branche, afdeling of rol.

Lees meer...
microsoft-archive
Eindgebruiker

Beheer uw verouderde gegevens met Microsoft 365 Archive

Vaak is het voor organisaties belangrijk om inactieve of verouderde gegevens gedurende langere tijd te bewaren voor toekomstig gebruik. Met Microsoft 365 Archive kunnen deze inactieve gegevens worden verplaatst naar een “koude opslaglaag” (archief) binnen SharePoint.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!