Blog

Het laatste nieuws van OfficeGrip

Hoe implementeer je Microsoft 365 succesvol

Een moderne werkomgeving voor jouw organisatie

De implementatie van een Microsoft 365 omgeving kan een behoorlijke uitdaging zijn. Het is belangrijk om deze omgeving zo goed mogelijk in te richten, omdat op deze manier het meeste uit de omgeving wordt gehaald. Je kunt namelijk enorm veel instellen in Microsoft 365. Dit is nodig omdat elke organisatie op een andere manier werkt. 

Er is dus geen standaard waaraan elke organisatie voldoet. Dit zorgt ervoor dat een succesvolle implementatie van Microsoft 365 erg belangrijk is. Hoe je Microsoft 365 succesvol kunt implementeren lichten wij hier toe.

Breng de huidige organisatie in kaart

Bij een succesvolle implementatie van Microsoft 365 is het belangrijk om de organisatie goed in kaart te brengen. Elke afdeling heeft verschillende behoeftes en profiteert op een andere manier van een Microsoft 365 omgeving. Ga met mensen in gesprek en probeer de pijnpunten op het gebied van IT te bespreken. Het klinkt als een hele simpele stap, maar helaas wordt deze nog regelmatig overgeslagen.

Als je het personeel niet betrekt tijdens het inrichten van een Microsoft 365 omgeving, dan kun je op een hoop weerstand rekenen tijdens de implementatie. Het gaat tenslotte niet alleen over een systeemverandering, maar ook over een gedragsverandering bij het personeel. Bij het implementeren van Microsoft 365 verandert er veel binnen een organisatie. Werknemers moeten opnieuw wennen en leren hoe de systemen werken. Begeleid je de werknemers binnen de organisatie niet? Dan heb je dus kans dat ze op de oude manier verder blijven werken. Dit is uiteraard niet wenselijk als je net een nieuw systeem hebt geïmplementeerd.  

Je wilt dus verschillende groepen personen betrekken bij het implementatietraject van Microsoft 365. Wij maken daarom zelf gebruik van verschillende persona’s en scenario’s bij het implementeren. Dit stelt ons in staat om een goed beeld van de organisatie te krijgen en eventuele moeilijkheden goed in te schatten. Op deze manier kun je een leerplan maken voor de gehele organisatie.

Zorg voor de juiste begeleiding van het personeel

Bij een nieuwe werkomgeving kan een goede begeleiding van het personeel niet ontbreken. Het is belangrijk om alle belanghebbende goed te leren werken met de Microsoft 365 omgeving. Dit zijn tenslotte de mensen die dagelijks met het nieuwe systeem moeten werken. Door deze personen goed te begeleiden haal je het maximale rendement en verhoog je de productiviteit.

Het leermateriaal moet wel goed aansluiten binnen de organisatie. Elke organisatie kan Microsoft 365 namelijk anders gebruiken. Dit betekent dat sommige functionaliteiten belangrijker kunnen zijn dan andere. Wij kijken naar de leerbehoeftes in een Microsoft 365 implementatie en passen ons trainingsmateriaal daarop aan. Op deze manier kunnen we het personeel optimaal begeleiden en trainen.

Een floorwalker kan ook helpen bij een succesvolle implementatie. Dit is iemand die binnen de organisatie rondloopt en vragen beantwoord. Op deze manier kunnen werknemers direct iemand aanspreken die voldoende kennis heeft over het systeem. Het is eigenlijk een laagdrempelige manier om een eindgebruiker optimaal te begeleiden.

Microsoft 365 implementatie training

Denk na over de beveiliging tijdens het implementeren van Microsoft 365

Microsoft 365 creëert een moderne werkplek binnen een organisatie. Dit zorgt ervoor dat werknemers vanaf elke locatie toegang kunnen hebben tot de werkomgeving. Het is daarom belangrijk om goed over de beveiliging na te denken. In Microsoft 365 kan er op basis van identiteits- en toegangsbeheer een veilige verbinding worden gemaakt met de moderne werkomgeving. Denk dan aan verschillende rechten per gebruikersgroepen die worden toegekend. Er zijn veel verschillende mogelijkheden om de complete werkomgeving te beveiligen, maar welke keuzes je daarin maakt hangt uiteraard af van de organisatie en de wensen en behoeftes.

Met Microsoft Azure wordt het mogelijk om bij organisaties direct veiligheidsrisico’s te detecteren en onderzoeken. Binnen een organisatie worden vaak verschillende systemen gebruikt, waardoor het lastig kan zijn om een goed overzicht te krijgen van alle beveiligingsrisico’s. Met Microsoft Azure sentinel identificeer je beveiligingsrisico’s, waardoor je direct actie kan ondernemen. Op deze manier verhoog je direct de veiligheid van alle apparaten binnen een organisatie.

Zo zijn er nog veel meer beveiligingsmogelijkheden binnen een Microsoft 365 omgeving. Denk goed na over de beveiliging tijdens een Microsoft 365 implementatie en bekijk alle mogelijkheden. Je wilt uiteraard niet dat kwaadwillende toegang hebben tot jullie werkomgeving. In samenwerking met Microsoft hebben wij bij OfficeGrip de Security Baseline ontwikkeld. Dit is een kort beveiligingstraject met lagere kosten, waardoor het snel en gemakkelijk kan worden geïmplementeerd. Met de Security Baseline worden de belangrijkste beveiligingsinstellingen ingericht die minimale impact hebben op de eindgebruiker. Neem contact op met onze security experts die je graag meer vertellen over deze oplossing.

Maak gebruik van een gecertificeerd Microsoft Gold partner

Het implementeren van een Microsoft 365 omgeving is een intensieve klus. Het is praktisch gezien haast onmogelijk om zonder een Microsoft partner een succesvolle implementatie te realiseren. Nu hoor ik je al denken “dat zou ik ook zeggen als ik jullie was”. En daar heb je uiteraard een goed punt, maar laat ons nou direct een voorbeeld geven.

Wij krijgen regelmatig nieuwe business partners die al een bestaande Microsoft 365 omgeving hebben. Deze omgeving is dan door een andere IT-leverancier onzorgvuldig in elkaar gezet, wat ervoor zorgt dat de omgeving niet optimaal wordt gebruikt. Op het moment dat het bedrijf begint te groeien worden de problemen in de huidige omgeving steeds duidelijker. Het personeel gaat daarom op zoek naar alternatieve oplossingen, ook wel Shadow IT genoemd. Door de slechte implementatie maak je dus onnodig extra kosten. Het mag duidelijk zijn dat dit een ongewenste situatie is.

Een Microsoft Gold partner is speciaal door Microsoft gecertificeerd. Dit betekent dat je er zeker van kan zijn dat je de juiste kennis in huis haalt. Ons personeel wordt speciaal opgeleid om Microsoft 365 te implementeren. Het is dan ook iets wat niet zomaar iedere IT-leverancier kan.  

Implementeer Microsoft 365 gold partner

Tot slot

Een Microsoft 365 omgeving kan de productiviteit binnen de organisatie verbeteren. Met de verschillende apps kan er optimaal worden samengewerkt en documenten worden gedeeld. Ben je nu benieuwd wat er allemaal met de Microsoft 365 omgeving mogelijk is? Bekijk dan onze Microsoft 365 pagina of spreek een van onze adviseurs.

Meer lezen

Microsoft wordt klimaatpositief 2030
Nieuws

Microsoft wordt klimaatpositief in 2030

Microsoft heeft ambitieuze klimaatdoelstellingen om in 2030 een positieve impact te maken op het klimaat. Samen met de hele wereld wordt er hard gewerkt aan het verminderen van de uitstoot van schadelijke broeikasgassen. Met het klimaatplan van Microsoft wordt de organisatie in 2030 klimaatpositief, wat betekent dat er meer broeikasgassen worden opgenomen dan uitgestoten.

Lees meer...
Hoe werkt Windows 365
Achtergrond

Windows 365 – Windows in de Cloud

Microsoft heeft Windows 365 aangekondigd! Het wordt met Windows 365 mogelijk om Windows 10 & 11 compleet vanuit de Cloud te draaien. Dit betekent dat het mogelijk wordt om vanuit een webbrowser een Windows omgeving te benaderen. Windows 365 kan worden gestreamd naar elk apparaat met internettoegang en een internetbrowser! We bespreken hier de mogelijkheden van Windows 365.

Lees meer...
Hybride werken nieuwe normaal
Achtergrond

Hybride werken wordt het nieuwe normaal

We zien eigenlijk een toenemende trend van mensen die werken vanaf een hybride werkplek. Hybride werken betekent namelijk dat er vanuit kantoor als vanuit huis wordt gewerkt. Dit verschilt uiteraard per functie in hoeverre dit mogelijk is, maar een ding is zeker, hybride werken blijft.

Lees meer...
Logo-OfficeGrip

OfficeGrip

Officegrip zet uw bedrijf in de cloud. Daarbij passen wij de nieuwste technologie toe van Microsoft. Wij voorzien uw bedrijf van het complete Office365 pakket aangevuld met Sharepoint, Dynamics en de beste trainingen zodat u optimaal gebruik kunt maken van uw nieuwe IT-omgeving.