Met een moderne werkplek wordt het mogelijk om vanaf elke locatie te werken.
Bescherm je medewerkers en gegevens tegen cyberbedreigingen.
Verhoog de productiviteit binnen je organisatie
Digitale transformatie met de eindgebruiker als middelpunt
De beste Office-apps voor uw organisatie
Het samenwerkings- platform voor uw team
Het mobiele, intelligente intranet
De bekende Office suite van Microsoft
Vergroot creativiteit en productiviteit met je dagelijkse AI-companion
Microsoft gecertificeerde technici lossen uw problemen op.
Strategisch advies op maat voor uw organisatie
Bij een Microsoft 365 implementatie komt veel kijken. Het implementeren van een Microsoft 365 omgeving heeft grote impact op een organisatie. Daarom is het belangrijk om goed na te denken over de inrichting, omdat een slechte implementatie invloed heeft op de bedrijfsprocessen. Bij een Microsoft 365 implementatie moet er worden gekeken naar de structuur, beveiliging, gebruikersbehoefte en nog veel meer. De kracht van Microsoft 365 is de flexibiliteit, waardoor het optimaal kan aansluiten bij allerlei type organisaties. Het nadeel van deze flexibiliteit is dat je ontelbaar veel mogelijkheden hebt voor de inrichting. Wij bespreken hier hoe je Microsoft 365 succesvol kan implementeren.
Je eerste instinkt zal waarschijnlijk zeggen dat je moet beginnen bij de technische kant van de implementatie. Dit is inderdaad een stap waar je naar moet kijken, maar daar begint een Microsoft 365 implementatie eigenlijk niet mee. Het traject begint bij de menselijke kant van de organisatie. Waar Microsoft 365 implementaties vaak falen, is de menselijke kant van dit traject. Organisaties die direct met de technische kant beginnen hebben niet de verschillende gebruikersscenario’s duidelijk in beeld. Dit creëert een negatieve ervaring bij werknemers en kan de omgeving minder bruikbaar maken.
Een implementatie begint dus door te kijken naar de menselijke kant. Organisaties werken allemaal op een andere manier, waardoor er niet een kant-en-klare oplossing is. Het is daarom belangrijk om met werknemers in gesprek te gaan en naar de werkprocessen te kijken. Ga met een aantal werknemers per afdeling in gesprek en kijk kritisch naar de werkprocessen. Welke processen zijn efficiënt, welke processen moeten worden aangepast en welke kunnen worden geautomatiseerd?
Door werknemers te betrekken binnen een Microsoft 365 implementatie verhoog je het draagvlak. Werknemers kunnen verandering lastig vinden, omdat zij gewend zijn om in bepaalde patronen te werken. Een nieuwe IT-omgeving brengt verandering aan in deze patronen, waardoor werknemers op een andere manier moeten gaan werken. Door ze bij de implementatie te betrekken wordt het draagvlak verhoogd binnen de organisatie. Daarom is een adoptie & change management traject enorm belangrijk.
De vragen die je moet stellen bij een Microsoft 365 implementatie verschillen per organisatie. Het belangrijkste is om de huidige werkprocessen duidelijk in beeld te krijgen. Sommige processen moeten worden aangepast en andere kunnen juist in de nieuwe omgeving worden geïmplementeerd. Een aantal vragen die je moet stellen zijn:
Bij een Microsoft 365 implementatie is het belangrijk om de juiste mensen te betrekken. Deze key-users geven input bij de inrichting van een Microsoft 365 omgeving. Zorg ervoor dat elke afdeling op zijn minst één vertegenwoordiger heeft, omdat deze feedback noodzakelijk is voor een succesvolle implementatie.
Een Microsoft 365 implementatie begint dus bij de menselijke kant. De vervolgstap is kijken naar de technische kant van een Microsoft 365 implementatie. Hierbij is het belangrijk om te kijken naar de wensen van werknemers. Het kan voorkomen dat een bedrijfsproces aangepast moet worden, omdat het niet het meest efficiënte proces is. Bij de technische implementatie wordt voornamelijk de beveiliging van Microsoft 365, verschillende gebruikersscenario’s en structuur van de omgeving besproken. De wensen van werknemers worden ook besproken bij de technische implementatie.
Bij de implementatie van Microsoft 365 is het belangrijk om een duidelijke structuur te hebben. Applicaties zoals SharePoint hebben per afdeling een aparte omgeving. Dit is nodig om documenten op een gestructureerde manier op te slaan. Voor werknemers is het wel mogelijk om toegang te krijgen tot de omgeving van andere afdelingen. Dit is compleet afhankelijk van de verschillende toegangsrechten die worden toegepast. Een omgeving met gevoelige personeelszaken kan bijvoorbeeld voor een groot gedeelte worden afgeschermd, waardoor alleen selecte personen toegang hebben tot deze omgeving.
Een veilige werkomgeving begint bij het bepalen van de rechtenstructuur. Deze rechtenstructuur zorgt ervoor dat werknemers niet ongelimiteerd toegang hebben tot de complete omgeving. In de basis wil je daarom zo min mogelijk rechten toekennen. Het voordeel van deze rechten, is dat het op basis van gebruikersaccounts kan worden toegewezen. Zo kan in bulk de rechten van een afdeling worden aangepast of juist per persoon. De toegekende rechten kunnen altijd worden aangepast, maar het is belangrijk om de Microsoft 365 implementatie hierop aan te passen.
Bij de technische kant wordt ook gekeken naar de structuur in applicaties zoals SharePoint en Microsoft Teams. Deze applicaties spelen een essentiële rol binnen de Microsoft 365 omgeving. Elke afdeling krijgt een aparte omgeving waarin gegevens kunnen worden gedeeld. De inrichting van deze omgeving is gedeeltelijk afhankelijk van de input van werknemers. De structuur en de manier waarop gegevens worden opgeslagen kan verschillen per organisatie. Daarom is het bij een Microsoft implementatie belangrijk om te kijken naar de verschillende gebruikersscenario’s binnen de organisatie.
De beveiliging van een Microsoft 365 omgeving is essentieel bij een implementatie. Microsoft biedt verschillende mogelijkheden om de Microsoft 365 omgeving veilig te houden. Denk dan aan Microsoft Defender for Endpoint, Microsoft Endpoint Manager en Conditional Access. Bij een Microsoft 365 implementatie moet kritisch worden gekeken naar de beveiliging. Het aantal cyberaanvallen blijft groeien, waardoor een beveiligde werkomgeving enorm belangrijk is voor de bedrijf continuïteit. De beveiligingsmogelijkheden van Microsoft 365 hebben wij hier uitgebreid toegelicht.
Bij een Microsoft 365 implementatie begin je met de menselijke kant. De wensen van elke afdeling moeten goed vertegenwoordigd worden in dit traject. Deze wensen worden bij de technische implementatie meegenomen en toegepast, zodat een Microsoft 365 omgeving goed aansluit bij de organisatie. Bij de technische kant wordt er onder andere ook gekeken naar de beveiliging, structuur en rechten die moeten worden toegepast. Op het moment dat de oplevering succesvol is, worden alle gebruikers getraind om te werken met de nieuwe omgeving.
Een Microsoft 365 implementatie is pas succesvol als werknemers weten hoe het systeem optimaal gebruikt kan worden. Daarom is het trainen van gebruikers een belangrijk onderdeel bij een implementatie. Werknemers hebben ondersteuning nodig om alle belangrijke functionaliteiten optimaal te gebruiken, omdat een Microsoft 365 omgeving de werkwijze binnen organisaties verandert. Door werknemers goed te trainen en begeleiden wordt er optimaal gebruik gemaakt van de nieuwe omgeving.
Een training wordt altijd op maat gemaakt voor een organisatie. De omgeving is naar wens ingericht, maar werknemers moeten het wel op de juiste manier gebruiken. Met een gebruikerstraining zorg je ervoor dat alle werknemers op dezelfde manier in de omgeving tewerk gaan. Het helpt werknemers om hun werkpatronen aan te passen aan de nieuwe omgeving. Voor gebruikers die uitgebreidere uitleg nodig hebben kan er een aparte training worden gegeven. Met deze training krijgen zij de diepgaandere functionaliteiten te zien in Microsoft 365.
Werknemers willen graag persoonlijke ondersteuning krijgen bij het gebruiken van een nieuwe omgeving. Dit kan door middel van een floorwalk traject. Met een floorwalker haal je een Microsoft 365 expert in huis. Op deze manier krijgen werknemers een aanspreekpunt binnen de organisatie om direct vragen te stellen. Dit is enorm handig voor organisaties, omdat deze vragen tussen de werkzaamheden door gesteld kunnen worden. Op deze manier ziet een floorwalker direct waar eindgebruikers tegenaan lopen, waarna deze verder kunnen worden geholpen.
Een Microsoft 365 implementatie bestaat dus uit verschillende onderdelen. Het is vooral belangrijk om niet alleen te kijken naar de technische implementatie. De menselijke kant bij een Microsoft 365 traject is minstens zo belangrijk. Door kritisch te kijken naar de huidige IT-omgeving wordt het mogelijk om een goede IT-infrastructuur aan te leggen. Voor meer informatie kunt u ons eBook hieronder downloaden:
Ook in de bruisende wereld van festivals en evenementen is technologie een onmisbare kracht geworden. Van ticketverkoop tot beveiliging, bijna elk aspect wordt ondersteund door digitale systemen. Maar wat als die systemen niet zo veilig blijken te zijn als we denken?
Bij OfficeGrip brengen we continu innovaties naar onze klanten om hun werk efficiënter en effectiever te maken. Microsoft Teams is het kloppende hart van moderne samenwerking, en we zijn erg enthousiast over de nieuwste verbeteringen die de samenwerking verder zullen versterken en hybride vergaderingen nog effectiever zullen maken.
Al meer dan 25 jaar levert Dell Precision veelzijdige ontwerpen, top prestaties en betrouwbaarheid om u in staat te stellen uw meest veeleisende toepassingen te beheersen. Van prijswinnende filmmakers en animators tot ultramoderne architecten en ingenieurs, tot datawetenschappers en VR-ontwikkelaars, ons uitgebreide portfolio stelt u in staat om een geschikte workstation te vinden die uw doel en creatieve expertise aandrijft.
Contact
Supportdesk
Bezoekadressen
Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!
