Hoe je communities kunt creëren en beheren binnen Viva Engage

💬TL;DR

Kennisdeling is geen luxe, maar een noodzaak voor organisaties die willen blijven leren, verbeteren en innoveren. Met Viva Engage heb je een krachtig platform in handen om die kennisdeling op een laagdrempelige, sociale en toegankelijke manier te organiseren. Door communities slim in te richten, medewerkers te betrekken en best practices zichtbaar te maken, bouw je stap voor stap aan een cultuur waarin kennis niet verdwijnt in silo’s, maar gedeeld wordt voor het collectieve succes.

Of je nu net begint of al werkt met Viva Engage: er liggen volop kansen om meer uit het platform te halen. Begin klein, experimenteer en laat zien dat kennis delen loont.

Waardevolle kennis blijft in veel organisaties onbenut omdat deze vaak verspreid zit in hoofden, inboxen of vergadernotities. Dit maakt het lastig om best practices te hergebruiken, van elkaar te leren en als organisatie wendbaar te blijven. Viva Engage, onderdeel van Microsoft 365, biedt een sociaal en toegankelijk platform waarmee medewerkers kennis kunnen delen, vragen kunnen stellen en successen kunnen uitwisselen—op een manier die natuurlijk aanvoelt en aansluit bij hun dagelijkse werk.

In deze blog lees je hoe je Viva Engage slim inzet om kennisdeling te stimuleren, expertise zichtbaar te maken en een cultuur van samenwerking en continue verbetering te versterken binnen je organisatie.

Wat is Viva Engage en waarom is het relevant?

Viva Engage is een sociaal communicatieplatform binnen Microsoft 365 dat is ontworpen om medewerkers met elkaar te verbinden, kennisuitwisseling te stimuleren en een gevoel van community te creëren binnen organisaties. Het is de doorontwikkeling van Yammer, maar met een sterkere integratie in de Viva-suite en een focus op employee experience.

Waar traditionele tools zoals e-mail en intranet vaak formeel en top-down zijn, biedt Viva Engage een meer informele, interactieve omgeving. Medewerkers kunnen hier zelf content delen, vragen stellen, reageren op posts en deelnemen aan gesprekken die relevant zijn voor hun werk of interesses. Denk aan het delen van een succesvolle campagne, een handige Excel-tip, of het stellen van een vraag over een intern proces—alles binnen een vertrouwde, veilige omgeving.

Wat Viva Engage onderscheidt, is de nadruk op communityvorming. Je kunt communities opzetten rond thema’s zoals marketing, duurzaamheid, innovatie of klanttevredenheid. Binnen deze communities ontstaat een dynamiek waarin kennis en best practices op een natuurlijke manier worden gedeeld, zonder dat het voelt als een extra taak.

Voor organisaties die willen inzetten op transparantie, samenwerking en continue verbetering, is Viva Engage een krachtig hulpmiddel. Het maakt kennisdeling niet alleen mogelijk, maar ook aantrekkelijk en toegankelijk voor iedereen.

Kennis en best practices delen: de kracht van Viva Engage

Viva Engage blinkt uit in het toegankelijk maken van kennisdeling op een manier die natuurlijk aanvoelt voor medewerkers. In plaats van formele documenten of statische intranetpagina’s, draait het hier om interactie, zichtbaarheid en betrokkenheid.

viva-engage-maak-community-01

Communities als kennishubs

Binnen Viva Engage kun je communities opzetten rond specifieke thema’s, afdelingen of expertisegebieden. Denk aan een community voor marketing, IT-support, duurzaamheid of klantinzichten. Deze communities fungeren als centrale plekken waar medewerkers:

  • Best practices kunnen delen (bijv. een succesvolle campagne of klantbenadering),
  • Vragen kunnen stellen en beantwoorden,
  • Inspirerende voorbeelden of learnings kunnen posten.

Van stille kennis naar gedeelde inzichten

Veel waardevolle kennis zit in de hoofden van medewerkers—ook wel ‘tacit knowledge’ genoemd. Viva Engage maakt het mogelijk om die kennis zichtbaar te maken via informele posts, verhalen, video’s of zelfs korte updates. Een marketeer kan bijvoorbeeld een post delen over een A/B-test die verrassende resultaten opleverde, inclusief tips voor hergebruik.

Gebruiksvriendelijke formats

Viva Engage ondersteunt verschillende contentvormen die kennisdeling laagdrempelig maken:

  • Posts met bijlagen of visuals voor uitleg of voorbeelden,
  • Polls om snel input of feedback te verzamelen,
  • Evenementen zoals live Q&A’s of kennissessies,
  • Verhalen (Stories) om successen of ervaringen persoonlijk te delen.

Organisatiebreed leren

Doordat Viva Engage platformbreed werkt, kunnen inzichten uit één team of regio eenvoudig worden gedeeld met de rest van de organisatie. Dit stimuleert kruisbestuiving tussen afdelingen en voorkomt dat het wiel telkens opnieuw wordt uitgevonden.

Concrete toepassingen binnen je organisatie

Viva Engage is niet alleen een sociaal platform, maar ook een krachtige motor voor kennisdeling in de praktijk. Hier zijn enkele concrete manieren waarop je het kunt inzetten binnen jouw organisatie:

Onboarding van nieuwe medewerkers

Nieuwe collega’s hebben vaak veel vragen en zoeken naar manieren om snel hun weg te vinden. Een onboarding-community binnen Viva Engage kan:

  • Veelgestelde vragen bundelen,
  • Ervaringen van andere starters delen,
  • Tips geven over interne processen of tools,
  • Een plek bieden om laagdrempelig vragen te stellen aan collega’s.

Delen van projectervaringen en learnings

Na afloop van een project worden waardevolle inzichten vaak niet structureel gedeeld. Met Viva Engage kun je:

  • Projectteams aanmoedigen om een korte terugblik te posten,
  • Successen en valkuilen documenteren,
  • Andere teams inspireren met lessons learned.

Cross-functionele samenwerking stimuleren

In grotere organisaties werken afdelingen vaak langs elkaar heen. Communities rond thema’s zoals klantgerichtheid, innovatie of duurzaamheid kunnen:

  • Medewerkers uit verschillende disciplines samenbrengen,
  • Ideeën en initiatieven zichtbaar maken,
  • Best practices uit verschillende hoeken van de organisatie bundelen.

Interne expertise zichtbaar maken

Iedere organisatie heeft stille experts—mensen met diepgaande kennis die niet altijd zichtbaar is. Viva Engage biedt een podium om:

  • Kennis te delen via posts, video’s of Q&A’s,
  • Experts te taggen of uit te nodigen voor AMA’s (Ask Me Anything),
  • Een cultuur te creëren waarin kennisdeling wordt gewaardeerd.

Continu verbeteren en feedback ophalen

Via polls, discussies en open vragen kun je snel input verzamelen over processen, tools of interne communicatie. Dit maakt het makkelijker om:

  • Verbeterpunten te signaleren,
  • Medewerkers actief te betrekken bij verandering,
  • Kleine optimalisaties snel door te voeren.
adoptie-verandering-change-management-01

Best practices voor succesvolle inzet

Om het maximale uit Viva Engage te halen, is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de technische implementatie. Succesvolle kennisdeling vraagt om een combinatie van structuur, cultuur en betrokkenheid. Hieronder vind je een aantal best practices die je helpen om Viva Engage effectief in te zetten binnen je organisatie:

Zorg voor een duidelijke communitystructuur

Begin met het opzetten van communities die logisch zijn voor jouw organisatie. Denk aan:

  • Afdelingsgerichte communities (bijv. Marketing, HR, Sales),
  • Thema- of projectgerichte communities (bijv. Innovatie, Klantbeleving),
  • Informele communities (bijv. Tips & Tricks, Inspiratie, Nieuwe Ideeën).

Een heldere structuur voorkomt versnippering en maakt het makkelijker voor medewerkers om relevante kennis te vinden.

Werk met ambassadeurs of community leads

Wijs per community een of meerdere ambassadeurs aan die:

  • Regelmatig content delen,
  • Vragen beantwoorden of doorverwijzen,
  • Nieuwe leden welkom heten en activeren.

Ambassadeurs spelen een sleutelrol in het op gang brengen én houden van de interactie.

Stimuleer actieve deelname

Maak het aantrekkelijk om bij te dragen door:

  • Successen en bijdragen zichtbaar te waarderen (likes, reacties, shout-outs),
  • Challenges of themaweken te organiseren,
  • Gamification-elementen toe te voegen (bijv. badges of leaderboard).

Maak kennisdeling concreet en persoonlijk

Vermijd abstracte of te formele content. Wat goed werkt:

  • Praktijkvoorbeelden met een duidelijke les,
  • Persoonlijke verhalen of ervaringen,
  • Korte video’s of visuals die een proces of tip uitleggen.

Integreer Viva Engage in de dagelijkse werkstroom

Zorg dat Viva Engage geen losstaand platform is, maar onderdeel wordt van het dagelijks werk:

  • Koppel het aan Teams-kanalen of SharePoint-pagina’s,
  • Verwijs ernaar in nieuwsbrieven of interne communicatie,
  • Gebruik het als verlengstuk van (digitale) kennissessies of events.
voordeel-gebruik-sharepoint-standaard-templates-03

Zet de eerste stap naar een kennisgedreven organisatie

Kennisdeling is geen luxe, maar een noodzaak voor organisaties die willen blijven leren, verbeteren en innoveren. Met Viva Engage heb je een krachtig platform in handen om die kennisdeling op een laagdrempelige, sociale en toegankelijke manier te organiseren. Door communities slim in te richten, medewerkers te betrekken en best practices zichtbaar te maken, bouw je stap voor stap aan een cultuur waarin kennis niet verdwijnt in silo’s, maar gedeeld wordt voor het collectieve succes.

Of je nu net begint of al werkt met Viva Engage: er liggen volop kansen om meer uit het platform te halen. Begin klein, experimenteer en laat zien dat kennis delen loont.

Microsoft Viva - Kennis, communicatie, onderwijs, resources en inzichten

Meer informatie over Microsoft Viva?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Hulp nodig bij het opzetten van een duidelijke Viva Engage omgeving?

Ivie-Hopstaken

Ivie denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO-27001