OfficeGrip_logo

SharePoint inrichten

Een modern intranet voor jouw organisatie

Bij een SharePoint inrichting komt veel kijken. Wij bespreken hier de belangrijkste onderdelen bij een SharePoint inrichting.

Het inrichten van een SharePoint omgeving is enorm belangrijk. Een SharePoint omgeving is bedoeld om informatie en gegevens met elkaar te delen. Door SharePoint goed in te richten zorg je voor een prettige werkomgeving voor werknemers. Voor werknemers is het belangrijk dat het inrichten van SharePoint goed gebeurt, omdat het impact heeft op de werkzaamheden. Bij het inrichten van SharePoint moeten namelijk verschillende stappen worden ondernomen. Wij bekijken hier hoe SharePoint veilig en efficiënt kan worden geïmplementeerd.

Inhoudsopgave

Hoe begin je met het inrichten van SharePoint

In de basis bestaat een SharePoint inrichting uit drie verschillende onderdelen. Deze onderdelen zijn allemaal even belangrijk bij het succesvol inrichten van een SharePoint omgeving:

  • Het betrekken van belanghebbenden en key-users
  • De technische inrichting van een SharePoint omgeving
  • Het trainen van eindgebruikers voor efficiënt gebruik


Het succesvol inrichten van SharePoint bestaat in de basis uit deze 3 onderdelen. Een succesvolle SharePoint omgeving wordt samen met de organisatie gemaakt. Dit is essentieel, omdat een SharePoint omgeving altijd op maat moet worden ingericht. Met SharePoint creëer je een modern intranet waarin alle gegevens worden opgeslagen. Het moet daarom goed passen bij jouw organisatie en aan verschillende eisen voldoen.

SharePoint inrichten organisatie

Betrek belanghebbenden bij een SharePoint inrichting

In organisaties werken veel afdelingen op een andere manier. Het is belangrijk om per afdeling inzichtelijk te krijgen hoe de werkprocessen eruit zien. Daarom wordt bij het inrichten van SharePoint een aantal belanghebbende werknemers betrokken per afdeling. Deze geven in de basis input voor het inrichten van een SharePoint omgeving. Op het moment dat er een goed beeld is van de processen, wordt er gekeken naar potentiële verbeteringen binnen dit proces.

Bij het inrichten van een SharePoint omgeving is het belangrijk om alle bedrijfsprocessen in beeld te krijgen. Een aantal van deze processen kunnen efficiënter plaatsvinden in SharePoint, waardoor er tijd wordt bespaard voor werknemers. Door met werknemers in gesprek te gaan kom je als organisatie tot inzichten die je eerst niet had. Bij een SharePoint inrichting is dit enorm belangrijk voor een succesvolle implementatie.

De technische inrichting van SharePoint

Bij de technische inrichting van SharePoint komt relatief veel kijken. Het draait niet alleen om het inrichten van SharePoint, maar ook om het inrichten van Microsoft 365. Veel instellingen worden vanuit Microsoft 365 toegepast, die impact hebben op de complete ICT-omgeving. Denk dan aan toegangsrechten, beveiligingsoplossingen en admin rechten voor SharePoint. Bij de technische inrichting wordt onder andere gekeken naar:

  • Welke verschillende SharePoint sites er nodig zijn
  • De mappenstructuur van een SharePoint omgeving
  • Hoe de inrichting van een pagina eruit komt te zien
  • De rechtenstructuur en toegangsrechten
  • De beveiligingsmogelijkheden om gegevens te beschermen
  • Het delen van gegevens buiten de organisatie

Het is belangrijk om goed na te denken over de technische inrichting van SharePoint, omdat dit impact heeft op de gehele organisatie. Door een goede inrichting help je werknemers veiliger & productiever werken.

SharePoint succesvol inrichten

Het trainen van eindgebruikers

Zijn de bovenste stappen doorlopen, dan is het essentieel om gebruikers te trainen. Voor een nieuwe SharePoint omgeving is het belangrijk om de juiste instructies en trainingsmaterialen te delen. Het kennisniveau van een SharePoint omgeving kan binnen een organisatie verschillen, waardoor begeleiding en training nodig kan zijn. Zonder de eindgebruikers te trainen is het niet mogelijk om SharePoint succesvol in te richten, omdat werknemers anders minder efficiënt werken in de nieuwe omgeving.

Een adoptie & change management traject is daarom essentieel voor een organisatie. Bij dit traject worden werknemers optimaal betrokken bij een nieuwe SharePoint omgeving. Een adoptie & change management traject helpt om SharePoint optimaal in te richten en geeft werknemers de juiste trainingsmaterialen. Het gaat tenslotte niet alleen om een systeemverandering, maar ook om een gedragsverandering van eindgebruikers.

De technische inrichting van SharePoint

De technische inrichting van SharePoint is enorm belangrijk voor het gebruik ervan. Het is belangrijk om de wensen en behoeften van werknemers mee te nemen in de technische implementatie, maar dat mag geen compromis vormen op de veiligheid van gegevens. De technische inrichting van SharePoint heeft dus grote impact op het gebruik ervan. Daarom kijken wij hier naar een aantal belangrijke mogelijkheden die moeten worden ingericht bij een SharePoint omgeving.

De verschillende SharePoint sites inrichten

In de basis begint een SharePoint omgeving bij de verschillende beschikbare sites. Deze sites vormen het startpunt van een SharePoint omgeving. Elke afdeling krijgt een aparte hoofdsite vanuit waar zij toegang hebben tot gegevens. Door gebruik te maken van deze structuur kun je gemakkelijk sites afschermen voor andere afdelingen. Dit kan bijvoorbeeld voor een financiële afdeling noodzakelijk zijn. Niet iedereen binnen de organisatie heeft toegang nodig tot deze gegevens.

De verschillende sites die je aanmaakt vormen het fundament van een SharePoint omgeving. Vanwege de toegangsrechten is het belangrijk om hier goed over na te denken, omdat anders werknemers teveel toegang krijgen tot gegevens. Om een veilige werkomgeving te creëren heb je verschillende SharePoint sites nodig.

SharePoint site voor samenwerking of nieuws/ informatie

Een SharePoint site kan verschillende doelen hebben. In de basis komt het neer op het delen van nieuws/ informatie of het bevorderen van de samenwerking. Een makkelijk voorbeeld is de HR site van een organisatie. Op deze pagina kunnen werknemers de benodigde documenten vinden of algemene informatie opvragen. Dit is een typisch voorbeeld van een nieuws/ informatie site in SharePoint.

Het inrichten van SharePoint draait ook om het bevorderen van de samenwerking. Daarom krijgt elke afdeling een specifieke samenwerkingssite. Dit maakt het makkelijker om gegevens en informatie met elkaar te delen. Het is daarom belangrijk om goed na te denken over welke sites er allemaal precies nodig zijn en wat het doel van deze sites is.

SharePoint nieuwssite
* SharePoint nieuwssite

* SharePoint teamsite

De mappenstructuur inrichten bij SharePoint

Het inrichten van de mappenstructuur bij SharePoint is enorm belangrijk. Je wilt voorkomen dat gegevens in een oneindige mappenstructuur staan opgeslagen. SharePoint is een document management systeem, wat betekent dat gegevens efficiënter kunnen worden opgeslagen. De bedoeling van SharePoint, is dat gegevens snel en gemakkelijk worden gevonden. De mappenstructuur speelt daarin een belangrijke rol.

Stop je alles zomaar weg in verschillende mappen, dan verlies je als organisatie het overzicht bij deze gegevens. Om de mappenstructuur minder complex te maken wordt er in SharePoint gebruik gemaakt van metadata. Deze metadata geeft documenten extra informatie mee, waardoor ze beter kunnen worden gevonden in SharePoint.

Wat doet metadata binnen een SharePoint omgeving

Met metadata voorkom je dat er een eindeloze mappenstructuur in SharePoint wordt gecreëerd. Je geeft in de basis extra gegevens mee aan een document, waardoor je daar makkelijker op kan filteren en selecteren. Deze data kun je bovenaan in een documentenbibliotheek vinden in SharePoint. In de onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van deze documentenbibliotheek: 

SharePoint inrichten metadata

Bij het inrichten van SharePoint zijn deze metadata essentieel voor het vinden van documenten. Het helpt om documenten sneller en gemakkelijker te vinden, waardoor een eindeloze mappenstructuur verleden tijd is. Deze metadata labels kunnen naar wens worden ingericht, waardoor alle documenten van het juiste label kunnen worden voorzien. Zo wordt het makkelijker om documenten te vinden en filters in te stellen. In het onderstaande voorbeeld zie je de metadata die bijvoorbeeld bij een voorstel kan worden toegevoegd:

SharePoint inrichten metadata toepassen

De inrichting van een SharePoint pagina

Een SharePoint pagina inrichten kan op verschillende manieren. Het is belangrijk om na te denken over het doel van een specifieke SharePoint site. Is dit specifiek om documenten te delen? Dan wil je dat uiteraard bovenaan de pagina hebben. Moeten werknemers meer bedrijfsspecifieke gegevens vinden, dan kan de inrichting van een SharePoint pagina er anders uitzien. In dit artikel kun je een aantal voorbeelden vinden van een SharePoint pagina.

SharePoint inrichten met de juiste beveiliging

De beveiliging van een SharePoint omgeving vindt op verschillende manieren plaats. Dit gebeurt in de basis op de volgende manieren:

  • De juiste rechtenstructuur en toegangsrechten voor gebruikers
  • Beveiliging van apparaten binnen de organisatie
  • Algemene beveiliging van Microsoft 365

SharePoint goed inrichten is belangrijk, omdat het met de beveiliging van gegevens heeft te maken. De beveiligingsmaatregelen in Microsoft 365 dragen bij aan het beveiligen van de gegevens, omdat het apparaten veilig houdt en beschermd. Meer informatie over de Microsoft 365 beveiliging kun je hier vinden, maar wij focussen ons hier specifiek op de mogelijkheden in SharePoint.

SharePoint beveiligen met de juiste rechtenstructuur

Bij het inrichten van een SharePoint omgeving is het belangrijk om de juiste rechten toe te wijzen aan gebruikers. Je wilt voorkomen dat werknemers toegang hebben tot alle data, omdat dit een beveiligingsrisico vormt. Bepaalde afdelingen maken gebruik van gevoelige gegevens, waardoor deze niet zomaar gedeeld mogen worden binnen de organisatie.

Voor werknemers is het wel mogelijk om toegang te vragen tot zo’n omgeving. Dit verzoek kan specifiek worden ingediend, waarna een beheerder kan beoordelen of deze gebruiker toegang mag hebben. Het voordeel van dit systeem, is dat de toegang tot gegevens direct kan worden ingetrokken. Zo blijven gegevens optimaal beschikbaar en goed beschermd binnen jouw organisatie.

SharePoint inrichten DLP

Gegevens veilig delen met externen

Het delen van gegevens met externen kan noodzakelijk zijn binnen een organisatie. Dit moet wel op een veilige manier gebeuren, omdat privacygevoelige gegevens anders de organisatie kunnen verlaten. Met verschillende beveiligingsmaatregelen wordt het mogelijk om documenten door kunstmatige intelligentie te laten scannen, waarna het delen beperkt kan worden. Denk dan aan klantgegevens die per ongeluk worden gedeeld met externe personen. Het delen kan worden geblokkeerd, er kan toestemming worden gevraagd of andere beleidseisen worden toegepast voor het delen.

Een goede technische inrichting van SharePoint

De technische inrichting van SharePoint draagt ook bij aan de veiligheid van gegevens. Een slecht ingerichte omgeving kan ervoor zorgen dat het beheren lastiger wordt. Dit wil je voorkomen door bij de inrichting goed na te denken over het doel van de verschillende sites, de mappenstructuren en de beveiligingsmaatregelen die je toepast. SharePoint maakt deel uit van Microsoft 365, waardoor er een breed arsenaal beschikbaar is aan beveiligingsmaatregelen. Meer over de Microsoft 365 beveiliging kun je hier vinden.

SharePoint inrichten en gebruikers optimaal trainen

SharePoint inrichten doe je door de technische en menselijke kant mee te nemen. De techniek kan staan als een huis, maar als werknemers het verkeerd gebruiken verlies je efficiëntie. Het betrekken & begeleiden van werknemers is essentieel voor het succesvol inrichten van SharePoint. Werknemers leveren input voor de omgeving, waardoor deze beter bij jouw organisatie aansluit. Een SharePoint omgeving kan op verschillende manieren worden ingericht. Dit betekent dat het optimaal bij jouw organisatie kan passen, maar daar moeten werknemers wel goed bij betrokken worden.

SharePoint inrichten gebruikerstrainingen

Help gebruikers goed op weg in SharePoint

Een SharePoint inrichting wordt op maat gemaakt. Het trainen van gebruikers helpt om productiever en beter te werken in een SharePoint omgeving. Gebruikers hebben de juiste instructies nodig, omdat het een andere manier van werken vereist. Het is lastig om oude gewoontes af te leren en je werkwijze aan te passen. Daarom gebruiken wij een adoptie & change management traject, waarin werknemers van a tot z worden begeleid tijdens deze transitie.  

Gebruikerstrainingen in groepsverband

Bij een SharePoint inrichting worden vaak groepstrainingen gegeven. In deze trainingen wordt de omgeving nagelopen en worden verschillende handigheidjes gedeeld. Dit maakt het voor werknemers makkelijker om een snelle start te maken met de nieuwe SharePoint omgeving. Tijdens deze trainingen wordt de nieuwe werkwijze uitgelegd en krijgen werknemers duidelijke instructies. Deze worden achteraf ook gedeeld met werknemers, waardoor ze het materiaal nog kunnen nalezen.

Eén-op-één trainingen

Het komt voor dat werknemers extra begeleiding nodig hebben na een training. Tijdens de werkzaamheden kunnen werknemers extra vragen krijgen, waardoor het fijn is als iemand met kennis komt helpen. Dit kan door een één-op-één training of door een floorwalker. Met een floorwalker komt een gecertificeerd Microsoft SharePoint expert op locatie langs. Deze floorwalker beantwoordt alle vragen die tijdens het werken opkomen. Zo worden eindgebruikers snel geholpen om veilig en efficiënt te werken met de nieuwe SharePoint omgeving.

Conclusie

Bij het inrichten van een SharePoint omgeving komt veel kijken. De technische inrichting vereist kennis van de omgeving om dit veilig en efficiënt in te richten. Voor elke SharePoint omgeving wordt een plan gemaakt om optimaal aan te sluiten bij de organisatie. Hiervoor is de input van werknemers essentieel, omdat hun met deze omgeving moeten gaan werken. Een SharePoint omgeving inrichten is dus enorm belangrijk voor het succes ervan.

SharePoint voor admins

Meer informatie over SharePoint?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

SharePoint voor admins

SharePoint voor admins

Meer lezen

Achtergrond

Inventariseer kwetsbaarheden: De fundering van cyberweerbaarheid

Het inventariseren van kwetsbaarheden is meer dan een technische noodzaak; het is een strategische stap die de ruggengraat vormt van elke cybersecurity-strategie. Deze blog biedt een analyse van deze procedure, evalueert de gevolgen voor bedrijfscontinuïteit en rampenherstelplanning, en geeft concrete aanbevelingen om organisaties te beschermen tegen hedendaagse cyberdreigingen.

Lees meer...
Achtergrond

Secure7: Versterking van uw cyberweerbaarheid in het licht van NIS2

Cybersecurity is een cruciaal onderwerp in onze steeds meer gedigitaliseerde wereld. Het beschermt onze gegevens, systemen en infrastructuur tegen kwaadwillende aanvallen en bedreigingen. Met de voortdurende groei van technologie en het toenemende aantal cyberaanvallen, wordt het waarborgen van digitale veiligheid steeds urgenter.

Lees meer...
header-nis2-self-assessment-8
Beveiliging

Nieuw! Het OfficeGrip NIS2 Self Assessment

Met trots kondigen wij in dit blog de lancering van het OfficeGrip NIS2 Self Assessment aan. Dit Assessment is speciaal ontworpen om organisaties te ondersteunen bij het navigeren door de complexiteit van de aanstaande NIS2-regelgeving. Deze kosteloze online zelfevaluatie kunt u inzetten om inzicht te krijgen in hoeverre uw organisatie impact gaat ervaren van de NIS2 wetgeving en in welke mate u al voldoet aan de beoogde NIS2 cyberveiligheid maatregelen.

Lees meer...

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!