Met alle drukte rondom Microsoft Teams zouden we het u vergeven als u ervan uitgaat dat Microsoft zou willen dat u e-mail, Yammer en andere tools in de Office 365-suite verlaat en alleen nog gebruik maakt van Microsoft Teams voor al uw dagelijkse communicatie. Echter is niets minder waar.
Microsoft Teams is een uitstekende keuze voor het vervangen van tools zoals Skype voor Bedrijven in uw omgeving en maakt snelle teamdiscussies veel eenvoudiger, stelt u in staat om eenvoudig samen met uw collega’s in real-time aan documenten te werken. Het stelt u in staat om geïntegreerde tools en bots te gebruiken in één enkele interface – en kan zelfs het telefoonsysteem van uw organisatie vervangen.
Teams is echter niet ontworpen als een sociaal bedrijfsnetwerk. En net zoals elke tool dat voor het verkeerde doel wordt gebruikt, zullen de mensen in uw organisatie het niet als nuttig beschouwen, als u het gebruikt waar het niet voor bedoeld is. Net zoals e-mail, welke wordt gebruikt voor doeleinden waarvoor het nooit is ontworpen, kan Teams het best worden ingezet om te doen waar het het beste in is. Het sociale netwerk van Microsoft, Yammer, is ontworpen voor open communicatie en samenwerking binnen een organisatie.
Een sociaal netwerk van een onderneming kan worden gebruikt om barrières tussen afdelingen en bedrijfseenheden te slechten en organisaties in staat te stellen ideeën te bespreken en te delen zonder de traditionele hiërarchie te hoeven doorlopen die veel bedrijven hebben.
Een van de beste manieren om te zien waar Yammer in uw organisatie van pas kan komen, is door gebruikersonderzoek te doen om te begrijpen waar mensen in hun huidige rol moeite mee hebben en vervolgens Teams, Yammer en andere hulpmiddelen in de suite in te zetten om de pijnpunten van zakelijke gebruikers op te lossen.
Het is daarom de moeite waard om enkele van de belangrijkste redenen te begrijpen waarom u Yammer zou moeten overwegen in plaats van Teams voor bepaalde soorten gesprekken.
Gebruik de juiste ‘loop’
Microsoft gebruikt een loop model om te laten zien waar u een gesprek start.
De ‘inner loop’ zijn de mensen waarmee u regelmatig communiceert oftewel uw innerlijke kring van collega’s. U werkt dagelijks met hen samen als een team of aan projecten. De communicatie tussen jullie is informeel en u werkt nauw samen om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Microsoft Teams is een geweldige plek voor deze gesprekken.
Daar tegenover bestaat de ‘outer loop’ uit andere mensen in uw organisatie, met wie u een verbinding heeft, maar deze maken niet noodzakelijkerwijs deel uit van uw team. Dit zijn de mensen die u misschien wel wilt betrekken bij hetgeen u doet, maar het zijn niet de mensen die het daadwerkelijk uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld werken aan documentatie in uw team in Microsoft Teams, maar u zult deze moeten delen met een andere afdeling en deze zal het werk moeten beoordelen. Of misschien moet u feedback verzamelen van teams uit het hele bedrijf of wilt u nieuws op grote schaal delen. Yammer is de plek om een open dialoog aan te gaan met mensen in de hele organisatie en hun input te verzamelen. Gebruik het dan ook om die traditionele barrières te doorbreken.
Bekijk relevante informatie, niet alleen recente informatie
E-mail en Microsoft Teams zijn zeer goed in het laten zien wat er nieuw is. Klik op uw activiteitsfeed of open uw Postvak IN en deze wordt meestal op datum gesorteerd. Hoewel technologieën zoals ‘Postvak IN met prioriteit‘ deze rommel helpen verkleinen, kunt u gemakkelijk belangrijke gesprekken in Teams en in uw e-mail missen omdat de huidige gebeurtenissen voorrang hebben.
Yammer sorteert niet alleen op wat het meest recent is. Als u andere sociale media gebruikt, bent u bekend met het concept dat het netwerk u laat zien wat voor u het meest relevant is. In de context van ons privé leven kan dit zijn om ons informatie te geven over de mensen met wie we het meest omgaan of de onderwerpen die we het meest waarderen.
In de werkcontext helpt Yammer hetzelfde te doen. Yammer helpt om nuttige, relevante informatie weer te geven van mensen die aan soortgelijke dingen werken en groepen met relevante informatie in plaats van alleen wat als laatste is besproken. Dit betekent dat de tijd die u in Yammer doorbrengt waardevoller voor u is, omdat u niet alleen door niet relevante discussies heen scrollt. En omdat tijdgevoelige informatie vaak in Teams staat, zijn uw minder frequente bezoeken aan Yammer geen overvloed van het laatste nieuws. U kunt relevante gesprekken voeren, uw input geven en vervolgens weer aan het werk.
Gebruik het voor betrokkenheid van leidinggevenden
Het management-team van uw organisatie zal waarschijnlijk niet hun dagelijkse taken laten vallen en de dag doorbrengen met het bijhouden en verbeteren van het sociale netwerk van het bedrijf, maar het is belangrijk voor hen om de waarde ervan te begrijpen en het te gebruiken waar het waarde toevoegt aan hen en collega’s.
In het traditionele model van top-down communicatie ontvangen medewerkers mogelijk e-mails van de CEO met daarin de laatste wijzigingen of laten ze hun mededeling posten op het intranet of zelfs een papieren nieuwsbrief. In die gevallen is er vaak geen tweerichtingsfeedback. Mensen weten dat zelfs in het geval van een directe e-mail naar het bedrijf vanuit de directiekamer het waarschijnlijk wordt verzonden door een assistent of een secretaris die namens hen verzendt. En wie weet wat er kan gebeuren als u direct antwoord geeft aan de CEO en uw management omzeilt wanneer u uw mening deelt?
Als we naar Teams kijken, is het ook onpraktisch en niet noodzakelijk productief voor de directie om zich bij verschillende teams in de hele organisatie aan te sluiten. Een betere manier om de barometer voor het bedrijfsgevoel te krijgen is om Yammer te gebruiken.
Door het coachen van leidinggevenden over hoe ze een kort moment kunnen besteden aan het verkrijgen van de meest relevante informatie uit Yammer en bijvoorbeeld het leuk vinden of reageren op discussies, zullen ze waarde toevoegen aan en hun inzichten delen op het sociale netwerk. Yammer wordt gezien als de plaats waar werknemers kunnen worden opgemerkt voor de geweldige dingen die ze doen en uw managers op C-niveau kunnen er erg betrokken bij zijn zonder te veel tijd te besteden aan hun taken.
Deel wat u doet met mensen buiten uw team
Microsoft Teams is een geweldige plek om in real-time aan een document te werken of om samen te werken met uw innerlijke kring van collega’s.
Sommige organisaties hanteren een cultuur van ‘hardop werken’ en Yammer kan hiervoor een geweldig hulpmiddel zijn. In sommige organisaties is de cultuur al aanwezig of kan deze worden gewijzigd – om open delen in teams mogelijk te maken om kennis te delen.
Het kan zijn dat het bedrijf waaraan u werkt al weet dat de silo’s waarin mensen werken al een probleem vormen en “het is tijd is om de barrières af te breken”. Dit kan niet altijd gemakkelijk worden bereikt vooral als de beloningsstructuur, zoals bonussen of competitieve sferen tussen teams of kantoren, niet overeenkomt met het gedrag dat u probeert te rijden. Voor sommige bedrijven is het echter vrij normaal dat verschillende kantoren of verschillende teams soortgelijke taken uitvoeren, hun eigen praktische tips opstellen en deze niet met anderen delen. Ze schreeuwen misschien al om hulpmiddelen om dit wel te bereiken en Yammer is een geweldige tool om aan deze behoeften te voldoen.
Stel vragen waar je binnenste cirkel misschien niet de antwoorden op weet
U weet al dat het team waar u in werkt, niet alles weet, maar het is nog steeds vrij gemakkelijk om in het “not invented here syndrome” of een variant ervan te kruipen; of zelfs buiten de organisatie te kijken voor hulp, terwijl de juiste mensen zich in uw organisatie bevinden en u dit simpelweg niet doorheeft.
Yammer is een geweldige plek om vragen over onderwerpen te stellen wanneer het bedrijf mensen met de juiste kennis heeft, maar ze niet allemaal op dezelfde afdeling werken. Yammer groepen voor specialistische onderwerpen kunnen een geweldige plek zijn om die vragen te stellen, antwoorden te vinden op vergelijkbare onderwerpen en organische kennis op te bouwen en te creëren.
Met verbeteringen zoals Microsoft Search hoeven mensen niet alleen naar Yammer te gaan om die antwoorden in de toekomst te vinden. Ze kunnen zoeken in Office 365 en het antwoord van Yammer zal naar boven komen.
Voordat u een chatbericht stuurt naar iemand in een ander team om de vraag te stellen, kunt u overwegen om Yammer in een relevante groep de vraag uit te zetten. Op die manier zal de volgende keer dat iemand anders het antwoord nodig heeft, deze beschikbaar zijn voor anderen. Yammer onderdeel maken van de organisatie omvat het regelmatig gebruiken en het opbouwen van de waarde na verloop van tijd en dit kan een geweldige manier zijn om dit te doen.
