OfficeGrip_logo

Google Workspace of Microsoft 365

Een moderne werkplek

Een moderne werkplek wordt op basis van Google Workspace of Microsoft 365 gemaakt. Deze platformen maken het mogelijk om volledig vanuit de cloud te werken. Nu we steeds vaker vanaf verschillende locaties werken zijn deze platformen onmisbaar geworden. Ze zorgen ervoor dat werknemers vanaf verschillende locaties kunnen werken op een veilige manier. De keuze tussen Google Workspace of Microsoft 365 hangt af van de wensen van jouw organisatie. Wij bekijken hier de verschillen tussen Google Workspace en Microsoft 365.

Inhoudsopgave

Wat doen Google Workspace en Microsoft 365

Om een goede vergelijking te maken is het belangrijk om te weten wat Google Workspace en Microsoft 365 precies doen. Beide platformen maken het mogelijk om een moderne werkplek te creëren. Een moderne werkplek zorgt ervoor dat werknemers veilig & productief kunnen werken vanaf elke locatie. Dit gebeurt zo veel mogelijk vanuit de cloud, omdat iedereen binnen de organisatie dan gebruik kan maken van de nieuwste gegevens.

Een moderne werkplek met Google Workspace of Microsoft 365 draait om het samenwerken met elkaar. In organisaties zijn enorm veel gegevens aanwezig, waardoor deze op één centrale plek moeten worden opgeslagen. Google Workspace of Microsoft 365 slaan deze gegevens beide op in een cloud omgeving. Deze cloud omgeving geeft werknemers vanaf verschillende apparaten toegang tot de laatste gegevens. Alle gegevens worden namelijk “gesynchroniseerd” naar de cloud. Dit betekent niks anders dan dat de meest recente versie altijd in de cloud wordt geplaatst.

Verschil Google Workspace en Microsoft 365

Waarom werken vanuit de cloud

We hebben het hierboven gehad over de synchronisatie van gegevens. De cloud maakt het door deze synchronisatie mogelijk om iedereen toegang te geven tot dezelfde gegevens. Deze gegevens zijn vanaf verschillende apparaten toegankelijk, afhankelijk van het beleid van jouw organisatie. Het voordeel hiervan is dat je op één apparaat een aanpassing kan doen, wat direct zichtbaar is voor alle andere apparaten. Dit maakt het ook mogelijk om efficiënter samen te werken, omdat veranderingen in real-time zichtbaar zijn.

Samenwerken vanuit de cloud

Google Workspace en Microsoft 365 werken beide vanuit de cloud. Dit maakt het samenwerken een stuk makkelijker, omdat gegevens voor collega’s direct toegankelijk zijn. Wijzigingen die worden gemaakt kan een collega direct zien. Beide platformen bieden verschillende applicaties aan om samen te werken met elkaar, waarover wij verderop meer vertellen. Om effectief te kunnen samenwerken vanaf elke locatie is een Google Workspace of Microsoft 365 omgeving nodig.

Google Workspace
Microsoft 365

Waaruit bestaan Google Workspace en Microsoft 365

Google Workspace en Microsoft 365 bestaan beide uit verschillende applicaties. Deze applicaties vormen de basis waarmee de eindgebruikers (werknemers) veelal mee te maken krijgen. Bij Google Workspace zijn dit bijvoorbeeld Google Documenten, Google Spreadsheets en Google Presentaties. Microsoft 365 maakt dan weer gebruik van Microsoft Word, Microsoft Excel en Microsoft PowerPoint. In de basis bieden deze applicaties dezelfde functionaliteiten, alleen werken deze op een andere manier. De verschillen tussen deze applicaties zijn relatief klein, alleen kunnen gebruikers wellicht al gewend zijn aan een omgeving.

Werken vanuit de cloud vs desktop applicaties

Bij de keuze voor Google Workspace of Microsoft 365 is het belangrijk om over jouw werkwijze na te denken. Google Workspace werkt namelijk compleet vanuit de webbrowser. Dit betekent dat je geen applicaties kan installeren op jouw apparaat, waardoor je altijd afhankelijk bent van een webbrowser. Dit kan wel eens vervelend zijn op het moment dat je geen internetverbinding hebt. In zulke situaties kom je met Google Workspace niet veel verder.

Microsoft 365 biedt de mogelijkheid om vanuit de webbrowser te werken, maar heeft ook installeerbare applicaties. Deze applicaties blijven werken zelfs als jij geen internetverbinding hebt. Werknemers zijn ook regelmatig gewend aan deze manier van werken, waardoor je de drempel verlaagt voor werknemers. Wees je bij de keuze dus bewust van deze limitatie die Google Workspace heeft.

Google Workspace of Microsoft 365 gebruiken

De verschillen tussen Google Workspace en Microsoft 365

Dat Google Workspace en Microsoft 365 op elkaar lijken is geen geheim, maar er zijn weldegelijk verschillen. De platformen maken in de basis gebruik van vergelijkbare applicaties, maar verschillen op de achtergrond wel veel van elkaar. Microsoft 365 biedt bijvoorbeeld veel uitgebreidere beveiligingsmogelijkheden dan dat Google Workspace doet. Verder heeft Google geen goed alternatief voor Microsoft Teams. Google Workspace maakt gebruik van Google Chat & Meet, maar dit zijn in de basis niet echt alternatieven voor Microsoft Teams.

De webapplicaties van Google Workspace zijn wel gebruiksvriendelijker dan die van Microsoft 365. De indeling die Google Workspace gebruikt is wat rustiger dan die van Microsoft 365. Dat is ook een van de redenen dat de installeerbare apps van Microsoft 365 vaak worden gebruikt. Deze installeerbare apps werken gebruiksvriendelijker dan de webapplicaties van Microsoft.

Google Workspace is meer geschikt voor kleinere organisaties (minder dan 10 werknemers)

Microsoft 365 is een uitgebreid platform met verschillende applicaties. Het helpt daarmee vooral organisaties boven de 10 werknemers om productiever te werken. De instellingsmogelijkheden gaan veel dieper dan die van Google Workspace, wat een drempel kan vormen voor kleinere organisaties. Deze instellingsmogelijkheden voegen meer complexiteit toe, waardoor diepgaande kennis noodzakelijk is voor het succesvol inrichten hiervan.

Google Workspace geeft juist minder instellingsmogelijkheden. Dit verlaagt de complexiteit, maar zorgt er wel voor dat de omgeving wellicht niet helemaal past bij jouw organisatie. Wij zien regelmatig organisaties migreren naar Microsoft 365 op het moment dat een organisatie groeit. Is jouw organisatie ineens gegroeid naar 20 werknemers, dan komt er veel meer kijken bij een ICT-omgeving. Google Workspace past dus goed bij kleinere organisaties, maar op het moment dat je gaat groeien kan er meer verwacht worden van de ICT-omgeving.

Google Workspace of Microsoft 365 beveiliging

De Google Workspace en Microsoft 365 beveiliging

De beveiliging van Google Workspace en Microsoft 365 is in de basis uitstekend. Gegevens die in de cloud worden opgeslagen worden streng beveiligd door beide platformen. Beveiliging gaat alleen verder dan de opslaglocatie van gegevens. Het klopt dat beide platformen gegevens veilig opslaan in de cloud, maar bij de beveiliging van data komt meer kijken. Denk dan aan apparaten die toegang hebben, inlogbescherming tegen kwaadwillende en virusbeveiliging.

Toegang tot gegevens door middel van extra verificatie

Het inloggen met alleen een gebruikersnaam en wachtwoord is niet meer veilig genoeg. Daarom bieden Google Workspace en Microsoft 365 beide Multi-Factor Authenticatie aan om veilig in te loggen. Google Workspace gebruikt hiervoor de Google Authenticator app en Microsoft 365 de Microsoft Authenticator app.

Dit is de eerste verdedigingslijn tegen cybercriminelen, omdat het de toegang tot gegevens beschermt. Beide omgevingen werken op basis van het Zero Trust principe, waardoor alle verzoeken binnen de omgeving worden geverifieerd. Wij hebben hier het Zero Trust principe van Microsoft 365 uitgelegd, maar de gedachten erachter is vergelijkbaar met die van Google Workspace. De manier waarop dit wordt toegepast verschilt wel van elkaar!

Google Authenticator App
Microsoft Authenticator App

Apparaten optimaal beveiligen

Google Workspace en Microsoft 365 verschillen in de beveiligingsmethodes. Microsoft is ook de eigenaar van het Windows platform, waardoor de integratie met Windows apparaten soepel verloopt. Beide omgevingen maken het mogelijk om apparaten vanaf afstand te beheren. We zien alleen dat dit bij een Microsoft 365 omgeving veel uitgebreider is door de Windows integratie.

Bij Google Workspace zijn een aantal beleidsinstellingen aanwezig die eisen stellen aan apparaten. Denk dan aan het updatebeleid, applicatiebeleid en welke apparaten er toegang hebben. De basis voor apparaat beheer is aanwezig, maar diepgaande functionaliteiten ontbreken.

Microsoft 365 kijkt heel kritisch naar de gezondheid van apparaten. Dit komt door de integratie met de Microsoft Defender producten die nauw met elkaar samenwerken. Het afdwingen van beleidsinstellingen is mogelijk in Microsoft 365, maar de gezondheid van apparaten worden ook gemonitord. Op basis van al deze data kan Microsoft 365 een betere keuze maken om toegang te geven tot gegevens.

Microsoft Teams VoIP

De Google Workspace en Microsoft 365 samenwerkingsplatformen

Een moderne werkplek draait om het samenwerken met elkaar. Google Workspace en Microsoft 365 doen dit door alle documenten in een cloud omgeving te plaatsen, waardoor de gehele organisatie toegang heeft tot deze gegevens. Dit maakt het makkelijker om gegevens te delen en samen te werken met elkaar. Google Workspace maakt gebruik van Google Meet & Chat en Microsoft 365 van Microsoft Teams.  

Google Meet & Chat

Google Meet & Chat zijn de applicaties die Google Worspace gebruikt. Deze applicaties maken het mogelijk om te vergaderen en chatten met elkaar. Bij een moderne werkplek zijn dit belangrijke functionaliteiten, omdat het contact tussen collega’s enorm belangrijk is. De Google Workspace blijft met deze applicaties beperkt tot deze functionaliteiten. Het samenwerken aan documenten is niet waar deze applicaties voor zijn bedoeld. Dit maakt het lastiger om documenten met elkaar te delen en biedt minder flexibiliteit. De applicaties werken prettig in gebruik, maar zijn wel beperkt in samenwerkingsfunctionaliteiten ten opzichte van Microsoft Teams.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een applicatie die 4 hoofdfunctionaliteiten combineert in één omgeving. Deze functionaliteiten zijn bellen, chatten, samenwerken en vergaderen. Met Microsoft Teams haal je als organisatie één centrale samenwerkingshub in huis. Werknemers kunnen documenten delen en bewerken met elkaar. Deze gegevens blijven allemaal bewaard in Microsoft Teams en kunnen met een afdeling worden gedeeld. Dit maakt samenwerken een stuk makkelijker. Verder is het mogelijk om een moderne telefonie omgeving te koppelen aan Microsoft Teams. Dit betekent dat werknemers kunnen bellen naar externe telefoonnummers. Dit verhoogt de telefonische bereikbaarheid van jouw organisatie enorm.

Conclusie

De keuze tussen Google Workspace of Microsoft 365 is dus afhankelijk van jouw wensen. De omgevingen lijken op elkaar, maar bieden wel verschillende functionaliteiten. Is jouw organisatie nog relatief klein (minder dan 10 werknemers) en wil je snel aan de slag? Dan kan Google Workspace een goede keuze zijn. Is jouw organisatie al een stuk groter of erg veel aan het groeien? Dan past Microsoft 365 beter bij de organisatie. Het verschil zit vooral in de samenwerkingsapplicaties, manier van werken en de beveiligingsmogelijkheden die worden aangeboden. Voor meer informatie over een moderne werkplek kun je ons eBook downloaden:

De voordelen van een moderne werkplek cover

Meer informatie over de moderne werkplek?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download het gratis eBook:

De voordelen van een moderne werkplek

De voordelen van een moderne werkplek cover

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Om spam te voorkomen vragen we u de
    onderstaande code over te typen.

    captcha

    Meer lezen

    hoe-microsoft-teams-sharepoint-samen-werken-1
    Microsoft Teams

    Hoe Microsoft Teams en SharePoint samenwerken

    Microsoft Teams en SharePoint zijn twee krachtige tools die ontworpen zijn om samen te werken en te versterken. Terwijl Teams een platform biedt voor real-time samenwerking en communicatie, biedt SharePoint een centrale locatie voor het delen en beheren van documenten en inhoud.

    Lees meer...
    wat-is-games-for-work-nieuwe-microsoft-teams-app-1
    Achtergrond

    Wat is Games for Work, een nieuwe Microsoft Teams-app

    Games for Work is een nieuwe app van Microsoft, die bedrijven helpt om productiviteit te verhogen door het gebruik van gamification. De app biedt een scala aan tools waarmee bedrijven hun werknemers kunnen uitdagen en motiveren om meer te presteren door middel van leuke en interactieve spellen.

    Lees meer...
    adobe-acrobat-integratie-microsoft-teams-1
    IT Manager

    Doe meer met de Adobe Acrobat integratie in Microsoft Teams

    De integratie van Adobe Acrobat in Microsoft Teams maakt het werken met PDF-bestanden nog gemakkelijker en efficiënter. Voortaan hoef je niet meer tussen verschillende programma’s heen en weer te schakelen om samen te werken aan documenten, want alles wat je nodig hebt is nu binnen handbereik in Teams.

    Lees meer...

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!